Contas a pagar e receber: aprenda a controlar

Se você é empreendedor, sabe que gerir as finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata da organização e gestão de contas a pagar e receber.  Apesar de esse ser um desafio para muitos gestores, manter as finanças organizadas e equilibradas é essencial para a sustentabilidade econômica de qualquer empreendimento. […]

Se você é empreendedor, sabe que gerir as finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata da organização e gestão de contas a pagar e receber. 

Apesar de esse ser um desafio para muitos gestores, manter as finanças organizadas e equilibradas é essencial para a sustentabilidade econômica de qualquer empreendimento. Por esse motivo, possuir total controle sobre contas a pagar e receber é fundamental para o bom funcionamento do seu negócio.

Ao longo deste artigo, abordaremos conceitos importantes relacionados ao tema, além de apresentar estratégias e dicas práticas para ajudar você a melhorar o seu gerenciamento de contas a pagar e receber.

Leia mais adiante:

• Mas, afinal, o que são contas a pagar e receber;
• A importância de controlar contas a pagar e receber;
• Como automatizar esse procedimento.

Mas, afinal, o que são contas a pagar e receber?

Primeiramente, é preciso compreender que o termo “contas a pagar e receber” é bastante utilizado na contabilidade e também dentro do setor financeiro de uma empresa. Essa terminologia se refere às transações relacionadas a pagamentos que devem ser feitos pelos fornecedores e valores que precisam ser recebidos dos clientes. Para que uma empresa seja considerada financeiramente saudável, ambas precisam estar em dia.

Contas a pagar

As contas a pagar correspondem às obrigações financeiras de um negócio. Em outras palavras, ela simboliza os valores que devem ser pagos por mercadorias, serviços, responsabilidades tributárias, custos operacionais, aluguel, transporte, salários e comissões de colaboradores etc. 

Ou seja, tudo aquilo que envolve desembolsos financeiros por parte do empreendimento. 

Contas a receber

Por outro lado, as contas a receber referem-se aos valores que clientes, parceiros e outras partes relacionadas porventura devem à empresa. O que inclui vendas realizadas a prazo e que ainda não foram finalizadas, serviços prestados e não pagos, pagamentos parcelados em acordo com clientes, entre outros. 

Em resumo, elas retratam o valor que a organização precisa receber em um determinado prazo.

A importância de controlar contas a pagar e receber

Já citamos neste artigo a importância que o controle de contas a pagar e receber possui para o desenvolvimento sustentável de uma empresa. O gerenciamento dessas contas é tão relevante porque ele permite uma visibilidade clara e atualizada das obrigações financeiras que precisamos cumprir e dos valores que devemos receber.

Com uma visão completa da situação financeira da empresa é possível realizar uma gestão mais precisa e embasada em dados concretos. Afinal, controlar ativamente as contas a pagar e receber permite que o gestor acompanhe de perto os prazos para quitar determinadas obrigações e monitore, também, os valores que a empresa tem a receber.

Benefícios de um controle de contas eficiente

Dessa forma, alguns dos benefícios de realizar um bom controle de contas a pagar e receber são:

1. Planejamento financeiro: gerir as finanças corretamente permite a estruturação de um planejamento de recursos adequado, evitando possíveis surpresas e desequilíbrios;
2. Identificação de inadimplências: um controle financeiro adequado ajuda a reconhecer atrasos e inadimplências por parte de clientes, possibilitando a tomada de medidas para recuperação de crédito com antecedência;
3. Redução de custos: ao evitar atrasos e possíveis multas nas contas a pagar, a redução de custos desnecessários é instantânea. Além disso, acompanhando as contas a receber, fica mais fácil evitar prejuízos;
4. Tomada de decisões embasadas: com informações valiosas sobre as contas a pagar e receber, a organização consegue tomar decisões estratégicas a partir de dados que levem em consideração o panorama monetário do negócio;
5. Maior agilidade e eficiência: o controle eficaz de contas gera mais agilidade e eficiência porque otimiza o fluxo de caixa, melhora o relacionamento com fornecedores e clientes, reduz erros e retrabalhos e confere mais credibilidade à empresa.

Impactos negativos da falta de controle financeiro

Agora que você já conhece os benefícios de uma gestão eficiente de contas a pagar e receber, é necessário compreender quais são os prejuízos causados pela ausência desse tipo de gerenciamento.

1. Descontrole financeiro: o próprio nome já diz, mas é importante ressaltar que sem um controle adequado de contas a pagar e receber, a empresa pode enfrentar dificuldades para pagar fornecedores, colaboradores, despesas operacionais e demais compromissos financeiros;
2. Atraso no pagamento de contas: sem uma gestão eficaz, o empreendimento fica mais suscetível a atrasar pagamentos, acarretando em gastos desnecessários com juros e multas. Além de enfraquecer relações com fornecedores, por exemplo;
3. Reputação negativa: um negócio inadimplente ou que constantemente atrasa seus pagamentos tem a reputação prejudicada frente a clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores;
4. Desequilíbrio no fluxo de caixa: a ausência de uma administração de contas adequada pode resultar em períodos de falta de recursos para arcar com compromissos financeiros. Fato que pode resultar em acumulação de dívidas e empréstimos;
5. Riscos fiscais e legais: a falta de um gerenciamento correto pode resultar em erros e atrasos no cumprimento das obrigações fiscais e legais. Tais como encargos e impostos, gerando penalidades, multas e diferentes problemas com os órgãos reguladores.

Como automatizar esse procedimento?

Automatizar o controle de contas a pagar e receber é uma excelente estratégia para torná-lo mais eficaz e ajudar a otimizar os processos financeiros, garantindo maior agilidade, segurança e precisão nas operações.

Sendo assim, para atender à demanda comum dos empreendedores, o GestãoClick oferece recursos dedicados à automação das atividades de controle de contas a pagar e receber. Essa solução oferece uma ampla gama de benefícios para o seu negócio, proporcionando maior eficiência e simplificando os processos financeiros.

Dessa maneira, utilizando o GestãoClick para o controle automático de contas a pagar e receber, você garante: 

• Agilidade e precisão nas operações financeiras;
• Acompanhamento ativo e em tempo real;
• Segurança e integridade dos dados;
• Relatórios e análises detalhadas;
• Organização e centralização de informações.

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