5 dicas para uma Cotação de Preços infalível!

Você sabe o que é e como fazer Cotação de Preços? Aprenda o que é melhor para sua empresa: Planilha ou Sistema de Cotação de Preço.

Já é sabido a importância de uma eficiente gestão de compras para a boa saúde produtiva e financeira de uma empresa. Um dos processos desta gestão é exatamente a realização de cotações de preços para com fornecedores, distribuidores e até transportadoras.
Mas esta cotação de preços está mais relacionada mesmo aos insumos e/ou produtos que visam repor o estoque da empresa. Obviamente, este gestor de compras terá que procurar os melhores preços do mercado para atender as expectativas financeiras e econômicas de sua empresa.
Neste artigo, você vai tomar conhecimento de 5 dicas consideradas infalíveis para uma boa cotação de preços, o uso a tecnologia a favor dos processos de gestão de compras, orientações e outras dicas importantes sobre o assunto. Confira.
 

Cotação de preços: o que é?

 
A cotação de preços: o que é se define como um processo presente na gestão de compras, totalmente comercial que é adotado pelo gestor para realizar as melhores compras, no que diz respeito qualidade versus preço.
Em suma, o preço deve ser o menor possível sem comprometer, no entanto, a qualidade esperada do insumo/produto. Assim, este gestor de compras, para empreender a melhor cotação de preços terá que pesquisar em diversos fornecedores para identificar as melhores condições de fornecimento para um ou mais tipos de produtos ou insumos.
O fornecedor que apresentar a melhor proposta de preço, terá preferência. Lembrando que este “melhor preço” deve envolver qualidade, prazo e quantidade. Se estes 3 itens não forem atendidos, o preço na verdade não poderá ser considerado o melhor.

Como fazer cotação de preço?

Ainda não sabe como fazer cotação de preço? Veja 5 dicas para você não errar nessa etapa tão importante:
1. A Importância da negociação
Podemos considerar como uma das partes primordiais de todo processo de gestão de compras e de cotação de preços. O ideal é que sejam feitas no mínimo 3 cotações diferentes. Negociar faz parte, considerando quantidades e outras vantagens, como entrega mais rápida, etc.
 
2. De olho nas quantidades
Quem consegue comprar maiores quantidades, com certeza vai conseguir também melhores preços. Esta é uma reação mais que natural de mercado, vale até para consumidores finais, inclusive.
Assim, se for possível arrolar quantidades maiores com uma redução, talvez, de solicitações de compras, por exemplo, será possível conseguir preços mais competitivos.
 
3. Aposte em seus parceiros
Um fornecedor de insumos ou produtos está querendo vender e se conseguir vender mais, melhor. Esta é uma lei também natural do mercado. Assim, este mesmo fornecedor pode ser um importante parceiro nas negociações de compra, preços, etc.
A fidelização também influencia nesta parceria.
4. Contratos de compra mais duradouros
Ainda considerando a parceria acima citada, contratos de longo prazo tendem a favorecer toda a negociação. Claro que, por parte do gestor de compras, será necessário observar a manutenção da qualidade e valores que tenham sido previamente negociados.
No entanto, estes contratos de longo prazo tendem a ser favoráveis para ambos os lados.
5. Não crie dependências
Não podemos confundir parcerias e contratos de longo prazo com dependência. O gestor de compras, para conseguir as melhores cotações de preço, precisa estar totalmente independente, livre para procurar, sempre que necessário, preços melhores, afinal, este visa os interesses da empresa.

Planilha para cotação de preço

Não é a ferramenta ideal para realizar a cotação, mas, no entanto, elas conseguem dar maior efetividade e organização desta função. Na verdade, a planilha para cotação de preço será como uma espécie de “lista de compras”, só que bem mais complexa que esta última.
Algumas informações nesta planilha são indispensáveis, como o nome e dados importantes de cada fornecedor, tipo de produto, numeração/código de identificação do produto, quantidades, datas, valores correspondentes, faturamentos e tantas outras informações necessárias.
Apesar disso, esta planilha precisa ser a menos poluída possível. Muita informação junta tende a tirar o foco do que realmente importa e, neste caso, o risco de ter uma inobservância de dados importantes é grande.
Geralmente, são feitas no Excel, uma ferramenta da Microsoft.

Sistema de cotação de preço: conte com ele!

Como já dito no item anterior, planilhas em Excel, por exemplo, não são as ferramentas mais ideais para se fazer uma cotação de preços e uma gestão de compras como um todo.
Atualmente, com o advento da tecnologia, muitas outras ferramentas mais ágeis e eficientes surgiram. A maioria delas visa, claro, otimizar processos, garantir maior confiabilidade nas informações e eficiente destes mesmos processos que, no caso, seria a cotação de preço.
Assim, torna-se na verdade imprescindível ter um sistema de cotação de preço que integre também todo o processo de compras, inclusive as cotações de preços.
Com um sistema de gestão que automatize todo o processo, a cotação de preços será mais rápida e eficaz, fazendo inclusive com que a empresa economize e invista mais, poupando custos excessivos.
Relacionar a cotação de preços atual junto com a maneira de realizar os orçamentos empresariais, por exemplo, nunca mais será o mesmo, pois a tecnologia conseguirá viabilizar e muito o processo, principalmente quando o empresário considerar optar por um sistema de cotações online.
Nossa dica em potencial é o sistema de gestão empresarial do GestãoClick, que é completo, integra praticamente todos os setores relevantes da empresa e é utilizado pela maioria das empresas.
E tudo é feito de quase que totalmente automática: O módulo de cotações online do GestãoClick permite a tomada de preços simultânea a um número bem maior de fornecedores, obtendo-se os melhores preços e as melhores condições de compra.
Estas cotações todas serão enviadas automaticamente para os e-mails dos fornecedores que terão acesso a uma área do sistema onde serão feitas as cotações dos produtos selecionados. Uma vez feito isso, estas informações retornam para a empresa com seus respectivos valores de custo.
O controle de cotações online também está diretamente ligado ao módulo de compras, parte da função de integração do sistema. Deste modo é possível transformar as propostas de compras diretamente em pedidos, agilizando ainda mais o controle de estoque e controle financeiro.
Tudo isto se resume em ganho de tempo, menor risco de erros e, consequentemente, redução de custos. Redução de custos está diretamente relacionado a aumento de lucros, possibilidade de investimentos, etc.
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