Gestão de Compras: guia Completo para Adquirir Suprimentos


O que é Gestão de Compras?
Controle adequado da qualidade da matéria prima adquirida; controle adequado da quantidade do estoque, para que este não falte ou fique em excesso, gerando perda de orçamento. Comprar parece fácil, bastando ter a verba necessária.

Mas comprar não é apenas isso, envolve muita gestão e controle, podendo influenciar negativamente todo o andamento financeiro de uma empresa. Basta imaginar faltar um insumo qualquer ou uma mercadoria importante na venda. Ou mesmo ter um estoque perecível em excesso, por exemplo, gerando prejuízos com a perda deste.

Então, você já percebeu que com compras não se pode brincar. Isto significa que, além de ter a verba necessária para repor um estoque, por exemplo, é necessário realizar a efetiva gestão destas compras. Neste guia, você vai ficar sabendo mais sobre como fazer isto. Acompanhe.
 

O que é Gestão de Compras?


É possível entender o que é gestão de compras em poucas palavras, sendo a gestão responsável por toda a eficiência de um processo de compras, independentemente se forem de produtos já prontos ou insumos, usados na fabricação do produto final.

Deste modo, pensar em gestão de compras é pensar também em toda uma estratégia que envolve vários fatores e setores de uma empresa. No caso da fabricação de um produto, por exemplo, o gestor de compras terá que ficar atento não só com o setor produtivo como também o setor de vendas.

Além destes dois, ainda terá que considerar fabricantes, fornecedores e distribuidores onde qualquer um destes pode apresentar algum problema nesta sequência de entrega para a reposição de estoque.

A falta de um insumo ou mesmo de um produto final para a venda pode comprometer seriamente toda a estratégia e projeções comerciais de uma empresa, seja ela pequena, média ou grande.
 

Gestão de compras: conceito

Podemos dizer, resumidamente, que a gestão de compras deve garantir eficazmente que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento produtivo e das respectivas atividades de uma empresa estejam em dia.

A ineficiência nesta atividade, pode comprometer, como já dito, todo o negócio. Então, temos gestão de compras:conceito nada mais é que do que a atividade de se obter com eficiência os materiais certos e necessários, nas quantidades exatas e também necessárias, respeitando-se datas, prazos e preços.

Por conclusão ainda, o controle de compras deve ser levado muito a sério pela gestão da empresa, atribuindo à sistemas e ferramentas que viabilizem todo o processo de compras, garantindo melhor eficácia e confiabilidade nos resultados.
 

Gestão de Compras e Suprimentos: como fazer?


A melhor maneira de se fazer uma boa gestão de compras e suprimentos é através de um bom planejamento antes. Este planejamento deve estar devidamente alinhado com as estratégias e perspectivas da empresa.

Assim, sugestivamente, gestão de compras e suprimentos: como fazer, se faz necessário seguir 10 etapas básicas:

1 - Análise das informações do setor produtivo (no caso de indústrias) e do setor e vendas, alinhando o fluxo dos mesmos;
2 - Estudo coerente de contratos e pesquisa de fornecedores;
3 - Ter uma plataforma sistêmica de gestão empresarial que inclua os módulos de compra e controle de estoque;
4 - Aprender e executar negociações de compra de insumos (no caso de indústrias) e produtos, bem como prazos de entrega;
5 - Rigoroso controle de entradas e saídas;
6 - Otimização no armazenamento e constante controle dos produtos/insumos no estoque;
7 - Automatização de requisições, que pode ser feito pelo sistema de gestão empresarial previamente adquirido;
8 - Preze e favoreça cumprimento de prazos e qualidade dos insumos/produtos;
9 - Monitoramento constante de todo o fluxo, aplicando correções e ajustes quando necessário;
10 - Investir em tecnologia, necessária para garantir ainda mais a eficácia do processo de gestão de compras.

A gestão de compras precisa trabalhar sempre visando equilibrar, da melhor forma possível, fornecedores, clientes, custos, financeiro, qualidade e entrega. Exatamente por isto, um gestor de compras vai “conversar” com praticamente todo o setor produtivo e de vendas da empresa.

Além destes, ainda conversará com fornecedores, distribuidores, transportadoras e até, em alguns casos, com os clientes, para melhor compreensão da demanda, por exemplo.


Gestão de Compra e Estoque

Pensar e executar uma boa gestão de compras e estoque é pensar em controlar adequadamente todas as compras realizadas para o seu negócio, de forma disciplinada. O resultado disso é uma melhor economia por parte da empresa, com otimização de processos e eliminação de desperdícios.

Com o fluxo de compras e estoque funcionando bem, sobra mais tempo (e dinheiro) para a empresa poder investir em outros setores da gestão. A tecnologia, neste caso, deve ser considerada primordial, pois além de facilitar todo o processo, ainda o otimiza e traz maior segurança e confiabilidade de informações.

Um bom sistema de gestão de compras garante um controle mais eficiente e evita a falta de suprimentos essenciais para o setor produtivo, por exemplo, ou acessórios diretamente relacionados ao andamento de todo o fluxo empresarial.

Qualquer anormalidade neste fluxo, pode acarretar na perda de oportunidades de vendas ou em uma produção parada por falta de material/insumo, entre outras consequências negativas.

Como dica importante, o sistema de gestão de compras do GestãoClick oferece soluções mais completas e ideais para a sua empresa! O programa em si, que utiliza tecnologia de ponta, se baseia em um sistema de gerenciamento de compras que objetiva facilitar todo o fluxo correspondente à elas.

Faz isso através da informatização e padronização de todos os processos envolvidos. Confira o que o sistema de gestão empresarial do GestãoClick oferece:

• Requisição, aprovação e acompanhamento de compras;
• Emissão de pedidos;
• Controle de recebimento das mercadorias e registro de entrada no estoque;
• Importação de arquivos em XML;
• Visualização de lançamentos financeiros, que aparecem como contas a pagar.

A funcionalidade principal do sistema de gestão empresarial do GestãoClick é integralizar eficientemente toda a empresa, o que facilita, por si só, as tarefas de um diretor e do próprio gestor de compras.