Mensagens de cobrança: 35 modelos prontos para reduzir inadimplências

A inadimplência é um desafio constante para muitas empresas, que impacta diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. No entanto, uma comunicação clara e eficaz, por meio de mensagens de cobrança, pode fazer toda a diferença na hora de cobrar pagamentos pendentes.  Neste blog post, apresentamos 35 modelos prontos de mensagens […]

A inadimplência é um desafio constante para muitas empresas, que impacta diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. No entanto, uma comunicação clara e eficaz, por meio de mensagens de cobrança, pode fazer toda a diferença na hora de cobrar pagamentos pendentes. 

Neste blog post, apresentamos 35 modelos prontos de mensagens de cobrança que irão ajudar sua empresa a reduzir inadimplências e melhorar a recuperação de créditos. 

Com esses modelos, você estará equipado para lidar com diversas situações de cobrança de maneira profissional e eficaz, mantendo um bom relacionamento com seus clientes.

Aproveite as dicas!

A importância das mensagens de cobrança

Quando bem-elaboradas, as mensagens de cobrança ajudam a manter o fluxo de caixa em ordem, reduzir a inadimplência e ainda fortalecer o relacionamento com os clientes. Entenda melhor a importância desse tipo de cobrança:

Garantir o bom funcionamento do fluxo de caixa

Mensagens de cobrança eficazes asseguram que os pagamentos sejam feitos no prazo, o que é vital para a estabilidade financeira da empresa. Permitindo, assim, que a empresa pague suas próprias contas, invista no crescimento e mantenha suas operações funcionando sem maiores problemas.

Reduzir inadimplência

Ao enviar lembretes amigáveis e notificações claras, as mensagens de cobrança ajudam a diminuir a quantidade de pagamentos atrasados. Afinal, quanto mais cedo o cliente for lembrado sobre a dívida, maiores são as chances de ele realizar o pagamento.

Fortalecer o relacionamento com o cliente

Mensagens de cobrança enviadas de forma educada e profissional mostram ao cliente que a empresa se importa com o relacionamento e está disposta a ajudar a resolver problemas financeiros. O que pode aumentar a lealdade do cliente e melhorar a imagem da empresa.

Prevenir conflitos

Mensagens de cobrança bem-formuladas ajudam a evitar mal-entendidos e conflitos. Elas fornecem informações claras sobre o valor devido, a data de vencimento e as consequências de não pagar, evitando surpresas desagradáveis para ambas as partes.

Automação e eficiência

Utilizar modelos prontos e ferramentas de automação permite que as empresas enviem mensagens de cobrança de maneira mais eficiente e consistente. Reduzindo de maneira considerável o trabalho manual e aumenta a eficácia do processo de cobrança.

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Tipos de mensagens de cobrança

Aqui estão alguns tipos comuns de mensagens de cobrança que você pode usar para ajudar a reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa da sua empresa:

Cobrança amigável

Informar o cliente, de maneira gentil, sobre um pagamento que está prestes a vencer.

Exemplo: “Prezado(a) [Nome do(a) Cliente], gostaríamos de lembrá-lo(a) de que sua fatura no valor de [Valor] vence em [Data]. Agradecemos desde já pela sua atenção e colaboração.”

Lembrete de vencimento próximo

Avisar o cliente que a data de vencimento está se aproximando.

Exemplo: “Prezado(a) [Nome do(a) Cliente], esperamos que esteja bem. Este é um lembrete de que sua fatura de [Valor] vence em dois dias, no dia [Data]. Efetue o pagamento a tempo para evitar transtornos.”

Notificações de atraso

Informar o cliente de que o pagamento está atrasado e solicitar ação imediata.

Exemplo: “Prezado(a) [Nome do(a) Cliente], notamos que sua fatura de [Valor] venceu em [Data]. Pedimos gentilmente que regularize o pagamento o mais breve possível para evitar quaisquer encargos adicionais. Agradecemos sua compreensão.”

Segunda cobrança

Fazer um segundo contato com o cliente após o vencimento e um primeiro aviso de atraso.

Exemplo: “Prezado(a) [Nome do(a) Cliente], gostaríamos de lembrá-lo(a) de que sua fatura de [Valor] está vencida desde [Data]. Por favor, entre em contato conosco para regularizar a situação. Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) no que for preciso.”

Cobrança final

Última tentativa de contato antes de considerar medidas legais ou outros passos mais drásticos.

Exemplo: “Prezado(a) [Nome do(a) Cliente], lamentamos informar que sua fatura de [Valor], vencida desde [Data], ainda não foi paga. Se o pagamento não for recebido até [Nova Data], poderemos tomar medidas adicionais. Agradecemos sua colaboração.”

Estrutura das mensagens de cobrança

Para que as mensagens de cobrança sejam eficientes, é importante seguirem uma estrutura clara e mantenham um tom educado e respeitoso. Além disso, o tem e a linguagem também devem ser adequados para não haver dupla interpretação ou mal-entendidos entre as partes.

Componentes essenciais

Aqui estão os elementos essenciais que cada mensagem de cobrança deve incluir:

• Saudação: inicie a mensagem com uma saudação cordial, utilizando o nome do cliente para personalizar a comunicação;
• Introdução: comece explicando de maneira educada o motivo do contato;
• Detalhes da dívida: forneça informações específicas sobre a dívida, como o valor, a data de vencimento e qualquer outro detalhe relevante;
• Solicitação de ação: peça de forma gentil que o cliente tome uma ação para resolver a situação;
• Oferecimento de assistência: ofereça ajuda ou alternativas de pagamento caso o cliente esteja enfrentando dificuldades;
• Informações de contato: inclua informações sobre como o cliente pode entrar em contato para sanar dúvidas ou negociar débitos;
• Encerramento: despeça-se e agradeça ao cliente pela atenção e reafirme o compromisso da empresa com um bom relacionamento.

Tom e linguagem

Para que as mensagens de cobrança sejam eficazes e mantenham um bom relacionamento com os clientes, é essencial seguir algumas diretrizes de tom e linguagem:

• Seja cordial e respeitoso: inicie com uma saudação educada e use um tom respeitoso para manter um bom relacionamento;
• Fale com clareza e objetividade: seja claro e direto sobre a dívida, fornecendo detalhes específicos como valor devido e data de vencimento;
• Use um tom amigável e prestativo: demonstre empatia e ofereça ajuda, mostrando disposição para encontrar uma solução amigável;
• Lembre-se do profissionalismo: use um tom profissional e evite gírias ou linguagem informal;
• Aja com gentileza e empatia: demonstre compreensão e ofereça suporte, reconhecendo possíveis contratempos e/ou dificuldades financeiras do cliente.

35 modelos prontos de mensagens de cobrança

A seguir, construímos 35 modelos de mensagens de cobrança curtas para ajudar você no dia a dia com clientes inadimplentes:

Modelos de mensagens de cobrança: antes do vencimento

1. Olá, [Nome]!

Estamos passando para lembrar que o pagamento de [valor] referente à [produto/serviço] vence em [data]. Para evitar imprevistos, segue o link para pagamento: [link]. Qualquer dúvida, estamos por aqui!

2. Oi, [Nome]!

Tudo bem? Um lembrete rápido: o pagamento do [produto/serviço] está programado para [data]. Se precisar de ajuda, é só avisar.

3. Prezado(a) [Nome],

Só para garantir que não passe despercebido: o vencimento de sua fatura de [valor] é em [data]. Caso já tenha resolvido, ignore esta mensagem.

4. Olá, [Nome]!

Este é um lembrete gentil sobre o pagamento pendente de [valor]. Você pode efetuar o pagamento até [data]. Segue o link: [link].

5. Oi, [Nome]!

Gostaríamos de lembrar que sua conta referente a [produto/serviço] vence em breve, no dia [data]. Estamos aqui caso tenha alguma dúvida!

Mensagens de cobrança: após o vencimento

1. Oi, [Nome]!

Notamos que o pagamento referente a [produto/serviço] venceu em [data]. Gostaríamos de ajudá-lo a regularizar. Segue o link para pagamento: [link].

2. Prezado(a) [Nome],

O pagamento da fatura de [valor], vencida em [data], ainda não foi identificado. Se precisar de ajuda, por favor, entre em contato conosco.

3. Olá, [Nome]!

Só para avisar, sua fatura está em atraso desde [data]. Estamos disponíveis para esclarecer dúvidas ou renegociar, caso necessário.

4. Oi, [Nome]!

Percebemos que sua conta vencida em [data] ainda não foi quitada. Por favor, regularize para evitar interrupções no serviço.

5. Prezado(a) [Nome],

Gentilmente, lembramos que o pagamento da sua fatura está pendente. Para sua comodidade, segue o link de pagamento: [link].

Modelos de mensagens de cobrança: após tentativas

1. Olá, [Nome]!

Seu pagamento de [valor] está em atraso desde [data]. Pedimos a regularização até [data final] para evitar ações como [consequência].

2. Prezado(a) [Nome],

Sua fatura [número] encontra-se vencida. Caso o pagamento não seja efetuado até [data], podemos tomar medidas como [detalhar].

3. Oi, [Nome]!

Estamos notificando sobre sua conta pendente desde [data]. Para evitar transtornos, regularize até [data limite].

4. Prezado(a) [Nome],

Este é um aviso final sobre sua fatura em atraso. Solicitamos o pagamento até [data] para evitar [ação].

5. Olá, [Nome]!

Estamos aguardando o pagamento da fatura [número], vencida em [data]. Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem.

Modelos de mensagens de cobrança: negociação

1. Prezado(a) [Nome], percebemos o atraso no pagamento. Caso tenha dificuldades, podemos renegociar. Fale conosco!
2. Olá, [Nome]! Sua conta está vencida, mas estamos aqui para ajudar com opções de parcelamento.
3. Oi, [Nome]! Está com dificuldades no pagamento? Entre em contato para encontrar a melhor solução.
4. Prezado(a) [Nome], podemos ajustar o vencimento ou parcelar sua fatura, caso necessário. Fale conosco!
5. Olá, [Nome]! Precisando de flexibilidade no pagamento? Entre em contato para renegociar.

Mensagens de cobrança: genéricas

1. Prezado cliente, notamos que há um pagamento pendente em sua conta. Regularize acessando [link].
2. Olá, tudo bem? Este é um lembrete para verificar sua conta e garantir que está tudo certo!
3. Olá, como vai? Verifique sua conta e regularize eventuais pendências acessando [link].
4. Oi, cliente [Nome da sua empresa]! Este é um lembrete rápido: regularize sua conta vencida acessando [link].
5. Olá! Para garantir a continuidade do serviço, resolva sua pendência em [link].

Modelos de mensagens de cobrança: bem-humoradas

1. Oi, cliente! A gente sabe que sua lista de tarefas é longa, mas quitar sua fatura pode ser a mais rápida. Clique aqui: [link].
2. Olá! Sua conta está pronta para virar passado. Que tal resolver isso agora? Acesse [link].
3. Olá, cliente! Não precisa adiar: resolver sua fatura é rápido e sem complicação. Clique aqui: [link].
4. Oi, [Nome]! Sabemos que pode ter passado despercebido, mas sua fatura está aguardando. Clique aqui e resolva: [link].
5. Prezado(a) [Nome], comece o mês com tudo em ordem. Resolva sua fatura pendente aqui: [link].

Mensagens de cobrança: aviso final

1. Prezado(a) [Nome], este é o último aviso sobre sua fatura vencida. Regularize até [data].
2. Olá, [Nome]. Caso o pagamento não seja efetuado, tomaremos medidas como [detalhar].
3. Oi, [Nome]! A fatura [número] precisa ser quitada até [data final].
4. Prezado(a) [Nome], evite transtornos regularizando sua conta até [data].
5. Olá, [Nome]! Esta é sua última chance de quitar a fatura sem ações adicionais.

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Considerações legais

Ao enviar mensagens de cobrança, é necessário estar ciente das considerações legais para garantir que o processo seja realizado de maneira correta e ética. 

Nesse sentido, as mensagens de cobrança devem sempre respeitar a privacidade do cliente, tratando as informações pessoais e financeiras com confidencialidade. Utilizar canais seguros de comunicação é fundamental para evitar a divulgação inadequada de dados sensíveis.

Além disso, as cobranças devem estar em conformidade com as leis locais e nacionais. No Brasil, por exemplo, é necessário observar o Código de Proteção e Defesa do Consumidor (CDC), que proíbe práticas abusivas. Por isso, familiarize-se com as leis de cobrança aplicáveis na sua região para assegurar que suas práticas estejam em conformidade com a legislação.

Outro aspecto importante é evitar o assédio ao cliente. Mensagens de cobrança não devem ser excessivamente frequentes ou ameaçadoras, pois isso pode caracterizar assédio. Enviar lembretes de forma regular e profissional, sem pressionar ou intimidar o cliente, é essencial para manter um bom relacionamento.

A transparência também é fundamental. Seja claro e específico sobre os valores devidos, datas de vencimento e possíveis consequências do não pagamento. Incluir todas as informações necessárias na mensagem de cobrança ajuda a evitar mal-entendidos e proporciona clareza ao cliente.

Manter registros de todas as comunicações de cobrança enviadas aos clientes é outra prática recomendada. Arquivar cópias das mensagens de cobrança e qualquer resposta recebida permite ter um histórico completo do processo, o que pode ser útil em caso de disputas judiciais.

Também é importante negociar e oferecer alternativas de pagamento, quando apropriado. Propor planos de pagamento ou outras soluções pode facilitar a regularização da dívida pelo cliente e mostrar disposição para ajudar.

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