5 economias ao mudar para a nuvem

Os serviços em nuvem são uma grande melhoria nas práticas comerciais. Eles oferecem segurança, especialização, tranquilidade e economia.

Os serviços em nuvem são uma grande melhoria nas práticas comerciais. Além de oferecer maior segurança, especialização e tranquilidade (graças a backups automatizados), eles também podem oferecer uma economia significativa para pequenas empresas. 

1.Papel

  Um único trabalhador de escritório usa até 10.000 folhas de papel durante um ano. Mesmo comprando papel a preço de atacado, você está olhando para uma quantidade considerável gasto em papel.

Imagine o que aconteceria se você migrasse todas as suas funções de negócios com papel pesado para a nuvem. Todos os faturamentos, formulários, documentação, materiais de treinamento, cotações e estimativas, redação e registros financeiros não seriam mais dependentes de pilhas de recargas de papel e toner.

Mover funções baseadas em papel para a nuvem elimina o custo do papel, é claro. Também elimina o custo de manutenção para impressoras internas, recargas de toner e trabalhos de impressão terceirizados. 

Dica: crie um plano

Trabalhar sem papel não é algo que você pode fazer de uma maneira aleatória. Junte as pessoas-chave do seu negócio. Crie um mapa do fluxo de trabalho e das dependências que acontecem no seu negócio.Você precisa conhecer as dependências, porque a mudança de uma área do fluxo de trabalho afetará todas as áreas que dependem dela.

Obtenha informações dos membros da sua equipe sênior para que você não perca partes importantes do processo. O objetivo é ter uma visão completa de como o trabalho acontece em sua empresa, o que permitirá que você tome decisões inteligentes sobre como alterá-lo. 

2. Equipamento

Os servidores necessários para hospedar seu próprio data center em casa, que é o que muitas pequenas empresas acabam fazendo, podem ser pesados.Corporações maiores geralmente têm grandes centros de dados dedicados e empresas de médio porte geralmente alugam espaço em um data center.

Mas as pequenas empresas, que trabalham com um orçamento menor, geralmente acabam abrigando um rack de servidores no armário. Isso significa que você também precisa manter os servidores e substituí-los quando necessário.

Mover seu data center para serviços baseados em nuvem economiza o custo do próprio equipamento (comprando papel a taxas de negócios em massa) e também economiza no custo de manutenção e no custo de energia do suporte a esses servidores todos os dias.

Pequenas empresas também economizam em custos de pessoal; sua pessoa de TI sem tempo pode realmente começar a resolver outros problemas, e você não precisará contratar mais suporte técnico interno.O custo do suporte de TI contínuo geralmente é incluído nas taxas mensais que sua empresa paga pelos serviços em nuvem.

Dica: faça o backup

Antes de começar a digitalizar documentos para o novo sistema, certifique-se de que o próprio sistema – seus dados, software e ferramentas – tenha backup em caso de problemas. A segurança é importante, claro; você precisa de criptografia em seus arquivos, especialmente ao adicionar mais deles ao armazenamento digital. 

3. Atualizações e Software

Quanto você teve que pagar para atualizar para o software mais recente, maior, mais novo e absolutamente necessário? A computação em nuvem, como por  exemplo um ERP cloud, desmonta todo esse sistema.

Como os serviços baseados em nuvem são, os provedores de serviços podem implantar atualizações regulares e novos recursos à medida que são desenvolvidos.As atualizações simplesmente se tornam parte do serviço e são de responsabilidade do provedor de serviços. Uma coisa a menos do seu prato e do seu orçamento.

Dica: Teste e ajuste

A cada adição ao fluxo de trabalho digital, você e sua equipe devem testar os cenários mais comuns em seu uso comercial. Faça seus especialistas internos trabalharem, testando funcionalidades, acessando documentos digitais, enviando, editando, calculando, fazendo o que sua empresa faz com o novo arranjo digital.

Espere que algumas coisas não funcionem perfeitamente; pense no seu fluxo de trabalho digital como uma nova máquina que precisará de alguns ajustes para começar a roncar.

Continuar sem papel é uma mudança e todas as alterações exigem ajustes. Não exija transformação durante a noite. Uma abordagem mais lenta e passo a passo dará tempo a todos os membros de sua equipe de aprender sem se sentirem pressionados. 

4. Ferramentas Especializadas

Software especializado, análise de dados e ferramentas de negócios digitais podem ser um investimento de alto custo para uma pequena empresa. Sistemas de ponto de venda específicos do setor, por exemplo, custam milhares de dólares. O uso de soluções baseadas em nuvem, como um sistema erp online, permite que você obtenha a funcionalidade necessária por uma taxa mensal, em vez do alto custo inicial.

Sua pequena empresa obtém acesso à mesma qualidade em ferramentas e serviços que seus concorrentes muito maiores desfrutam.É um caso de poder em grandes compras: os serviços baseados em nuvem podem comprar o maior poder de processamento e os desenvolvedores dedicados que você não pode.Por que não aproveitar o que isso proporciona para o seu negócio e pagar apenas uma fração do custo?

Dica: defina uma linha do tempo

Um prazo, mesmo autoimposto, tende a acender o fogo da ação. Dê ao seu pessoal uma meta de mudar para o formato sem papel até uma determinada data e defina uma recompensa para motivar essa mudança.

Suas necessidades variam de acordo com o tipo de negócio que você executa e como você o executa. O faturamento é um processo comum a quase todos os negócios e geralmente é um bom lugar para começar.

O armazenamento de dados é outro; você poderia implementar um novo meio de salvar arquivos (como alternativa aos arquivos suspensos) e implementá-los para todos os novos dados criados. 

5. Juros e Taxas

Se a sua pequena empresa não puder funcionar sem um sistema confiável de ponto de venda ou software de desenho, você fará o que precisa para colocar essa ferramenta em prática.

Às vezes isso significa assumir dívidas, com taxas e juros incorridos, a fim de manter seus negócios fazendo negócios. A alternativa oferecida pela computação em nuvem, para pagar pelo mês, na maioria dos casos, permite que você use as ferramentas necessárias sem incorrer em dívidas para fazê-lo.

Evitar taxas de juros resulta em economias significativas ao longo de um ano. A mudança para a nuvem não resolverá todos os seus desafios de negócios nem aumentará automaticamente sua produtividade.Ele tem um grande potencial para salvar seu negócio do custo de estresse desnecessário e gastos desnecessários. 

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