Como você já deve saber, para uma empresa alcançar a lucratividade desejada é de fundamental importância que ela seja administrada de maneira competente. Afinal, nenhum negócio tem sucesso apenas abrindo as portas.
Por mais que possua os melhores produtos ou que ofereça o serviço com a mais alta qualidade, uma empresa apenas se mantém com muita organização, inclusive, financeira. Se isso não for feito, pode vender mercadorias abaixo do valor de mercado, causado prejuízos.
Já se o preço estiver acima da concorrência, os produtos simplesmente podem não ser comercializados. Da mesma forma, quando não há controle financeiro, pode faltar dinheiro para pagar os fornecedores, mesmo com boas vendas, se ele for mal direcionado.
Para dar conta de todos esses aspectos, é necessário se valer do conhecimento administrativo, como o uso do plano de contas. Esse recurso organizacional categoriza despesas e receitas, com o detalhamento necessário para visualizar quanto dinheiro entra no caixa todos os meses.
Igualmente, o plano de contas mostra para onde vai o dinheiro do seu negócio. Com isso, é possível gerenciá-lo de maneira adequada. E se você deseja saber mais sobre o que é plano de contas, sua importância, como fazer e muito mais, continue lendo este artigo.
Confira as informações sobre o tema nos tópicos a seguir:
- Como funciona plano de contas
- Vantagens de fazer plano de contas
- Como fazer plano de contas
- Sistema ERP para plano de contas
Como funciona plano de contas
Basicamente, o plano de contas é uma lista, que pode ser dividida em categorias para agrupar despesas e receitas da sua empresa, ou seja, os custos mensais e os recebimentos dos clientes nas vendas à vista e a prazo. Com isso, é possível detalhar o fluxo de caixa.
Você, como gestor empresarial, deve reconhecer a importância de estar a par do fluxo de caixa do seu negócio, uma vez que somente dessa maneira é possível saber a sua real situação financeira. Esse conhecimento é essencial para a tomada de decisões
Dessa maneira, quanto mais detalhado for o plano de contas melhor, o que vai contribuir ainda para a escolha do que pode ser cortado quando for preciso economizar. Vale lembrar que não é preciso esperar uma crise econômica para cortar as despesas desnecessárias.
Por ser uma lista, o plano de contas é facilmente estruturado, mesmo assim, não se recomenda o uso de papel e caneta ou mesmo de planilhas de Excel. Embora essas duas técnicas até possam servir para fazer a lista em si, as suas vantagens param por aí.
Isso porque você vai ter uma lista, porém, ela não vai se comunicar com as demais informações da sua empresa. Por outro lado, se a integração for feita, é possível atualizar o seu plano de contas com mais facilidade, sempre que itens forem incluídos e excluídos.
Por isso, o mais apropriado é usar as ferramentas adequadas para montar e gerenciar o seu plano de contas empresarial com sucesso. Essa medida também torna mais eficientes a análises das suas informações para tomada de decisões.
Vantagens de fazer plano de contas
Como já se pode imaginar, as vantagens do plano de negócios são inúmeras para empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Afinal, com o controle rigoroso das entradas e saídas do caixa do seu negócio você consegue ter um maior controle financeiro.
Por consequência, tem o poder de fazer as melhores escolhas empresariais. Isso acontece porque só sabendo da situação financeira é possível identificar o momento mais propício para realizar investimentos, seja para adquirir novos equipamentos ou ampliar o seu negócio.
Também pode-se identificar com mais rapidez quando as coisas não estão indo muito bem e, dessa forma, fazer as mudanças necessárias. Entre elas, trocar de fornecedor, usar outro tipo de matéria prima ou economizar com a redução de custos.
Então, os benefícios do plano de contas giram em torno de uma mais ampla visão econômica da sua empresa. Além disso, se forem usadas as ferramentas adequadas para criá-lo e acompanhá-lo, outra vantagem é de tornar mais eficiente o trabalho da sua equipe.
Como fazer plano de contas
O primeiro passo para fazer o plano de contas da sua empresa é reunir as despesas e as receitas em dois grandes grupos e depois subdividi-lo conforme a realidade das suas movimentações.
Para você ter uma ideia mais clara, segue abaixo todos os tipos de custos e recebimentos que podem entrar nesses dois grupos:
Despesas
– Materiais para a produção
– Mão de obra
– Encargos sociais
– Serviços prestados
– Combustível
– Aluguel
– Energia elétrica
– Água
– Correios
– Salários
– Taxas bancárias
– Impostos
Receitas
– Vendas a prazo
– Vendas à vista
– Prestação de serviços
– Juros
– Investimentos
Você pode ter apenas alguns desses custos ou outros mais. O importante é não se esquecer de nada. E para tornar o seu plano de contas realmente útil, o melhor é detalhar. Ou seja, o item salário pode ser subdividido da seguinte forma:
– Salário mensal
– Décimo terceiro salário
– Férias
Com isso, é possível não só saber o quanto a sua empresa gasta com os salários mensais, como ainda identificar a despesa total com as férias e o décimo terceiro dos seus funcionários.
Da mesma forma, empresas com mais de um veículo, no item combustível, podem indicar quanto cada um deles gasta mensalmente para rodar. Quando for preciso reduzir custos, por exemplo, é possível verificar o veículo que representa o gasto maior.
Software ERP para plano de contas
A criação, atualização, acompanhamento e análises do plano de contas do seu empreendimento se torna uma tarefa muito mais simples quando é usado um software ERP. Dessa forma, a sua equipe se torna mais produtiva e faz mais em menos tempos.
Já que ele informatiza os dados e conecta os setores pode-se buscar as informações necessárias no sistema, graças ainda a automação de processos que disponibiliza. Além disso, esse sistema de gestão empresarial online oferece muitas outras funcionalidades.
O GestãoClick é um Sistema ERP online e, por isso, pode ainda ser acessado remotamente de qualquer dispositivo, inclusive, aparelhos móveis como smartphones e outros, e a qualquer momento.