Como um sistema de gestão de contratos pode reduzir riscos jurídicos na sua empresa
Descubra os benefícios de um sistema de gestão de contratos para sua empresa.
O mundo corporativo é regido, além de muitos outros aspectos, sob contratos. Eles são de diferentes tipos e permitem que uma empresa possa estabelecer regras de serviço e contratação, por exemplo. Por isso, é tão importante entender como funciona um sistema de gestão de contratos.
Afinal, por trabalharem com tantos tipos de contratos, é necessário ter uma organização impecável que não gere prejuízos para a empresa.
Ainda que o Brasil tenha várias leis específicas que regem a geração de contratos, a organização e execução deles fica a cargo das partes envolvidas.
Por isso, pensando em auxiliar empresas e empreendedores nesse assunto, preparamos um artigo completo que explica tudo sobre a gestão de contratos e como otimizá-la com um sistema de gestão de contratos.
Vem com a gente entender mais!
Como a má gestão de contratos pode fazer uma empresa perder dinheiro?
Quando a gestão de contratos é falha, os prejuízos financeiros se tornam inevitáveis.
Prazos perdidos, cláusulas mal interpretadas e documentos extraviados são alguns exemplos de problemas que impactam diretamente o caixa da empresa.
Além disso, multas e cobranças indevidas também podem surgir com frequência.
Nesse sentido, a falta de controle sobre os contratos pode comprometer o planejamento financeiro. Sem dados organizados, fica difícil prever obrigações e receitas.
Como resultado, a empresa perde oportunidades e sofre com decisões tomadas sem informações confiáveis.
Outro ponto crítico é o retrabalho. Equipes gastam tempo procurando arquivos, revisando cláusulas e resolvendo conflitos que poderiam ser evitados. Isso reduz a produtividade e aumenta os custos operacionais de forma silenciosa.
Um sistema de gestão de contratos evita esses problemas ao centralizar informações, automatizar tarefas e garantir o cumprimento dos prazos. Com isso, a empresa reduz perdas financeiras e ganha segurança nas decisões.
Dicas de como fazer uma boa gestão de contratos
Como falamos, fazer uma boa gestão de contratos é essencial para evitar prejuízos, atrasos e problemas jurídicos.
De modo geral, com organização e as ferramentas certas, é possível manter tudo sob controle e garantir mais segurança para a empresa.
Confira as dicas:
💡Leia mais: Gestão de Contratos: conheça os modelos e as melhores práticas
Organize todos os contratos em um só lugar
Manter os contratos espalhados em diferentes pastas físicas ou arquivos digitais dificulta a visualização e o controle.
Por isso, o ideal é centralizar todos os documentos em um único ambiente. Assim, você facilita o acesso, evita perdas e consegue localizar qualquer informação com mais agilidade.
Acompanhe prazos e renovações
Deixar passar um prazo importante pode gerar multas ou a perda de um cliente.
Para evitar esse tipo de erro, mantenha um cronograma atualizado com todas as datas relevantes, como vencimentos, entregas e cláusulas de renovação automática.
Antes de assinar qualquer contrato, leia tudo com calma e avalie se os termos estão claros e justos.
Além disso, é importante revisar os documentos periodicamente para garantir que estejam alinhados às mudanças da empresa e à legislação vigente.
Padronize os contratos
Trabalhar com modelos diferentes para cada contrato pode causar confusão e aumentar o risco de erros.
Por isso, crie um padrão com cláusulas essenciais para o tipo de negócio da sua empresa. Isso traz mais segurança e agilidade ao processo.
Utilizar um sistema de gestão de contratos facilita todas as etapas, desde a criação até o encerramento dos documentos.
Com ele, você automatiza lembretes, acompanha prazos em tempo real e armazena tudo de forma segura e organizada. Além disso, reduz riscos jurídicos e melhora a tomada de decisões.
Qual a importância de um sistema de gestão de contratos?
Contar com um sistema de gestão de contratos faz toda a diferença na organização e segurança da sua empresa.
Afinal, além de facilitar o controle dos acordos firmados, essa solução ajuda a evitar erros, atrasos e riscos jurídicos que podem comprometer a saúde do negócio.
Mas por que investir nessa tecnologia? Separamos os principais motivos para considerar essa escolha para a sua empresa e automatizar a sua gestão.
Confira com a gente!
Um dos maiores benefícios é manter todos os contratos em um único lugar. Isso evita a perda de documentos e facilita o acesso sempre que for necessário.
Com todas as informações centralizadas, fica mais fácil acompanhar prazos, cláusulas importantes e obrigações de cada parte. Dessa forma, sua empresa ganha agilidade e reduz as chances de falhas.
Redução de riscos jurídicos
Controlar os contratos de forma manual abre espaço para esquecimentos, documentos vencidos ou até uso de versões incorretas. Isso pode gerar multas, processos e prejuízos.
Com um sistema de gestão de contratos, a empresa automatiza alertas e atualizações. Assim, mantém tudo em dia e evita problemas legais desnecessários.
Acompanhamento em tempo real
Saber exatamente em que fase está cada contrato faz toda a diferença na tomada de decisão. E isso só é possível com um bom sistema de acompanhamento.
Você consegue ver se o contrato está em negociação, aguardando assinatura ou já em vigor. Com isso, a equipe pode agir rapidamente sempre que necessário.
Maior eficiência no dia a dia
O sistema de gestão de contratos também simplifica tarefas repetitivas, como gerar documentos ou fazer cálculos de cobrança.
Assim, você ganha tempo para focar em estratégias mais importantes.
Além disso, a automatização reduz os erros humanos e padroniza os processos, garantindo mais segurança e qualidade.
Facilidade na geração de contratos
Outra vantagem é poder gerar contratos com agilidade, já com todos os dados necessários. Isso vale para prestação de serviços, locação de produtos ou assinaturas recorrentes, por exemplo.
A padronização dos modelos facilita a rotina, além de transmitir mais profissionalismo para clientes e parceiros.
💡 Leia Mais: Fee mensal: o que significa e como definir o valor?
Relatórios e visão estratégica
Ao usar um sistema de gestão de contratos, você também tem acesso a relatórios detalhados.
Esses dados ajudam a entender quais serviços são mais contratados, quem são os clientes mais recorrentes e quais acordos trazem mais retorno.
Com essas informações, fica mais fácil definir estratégias e tomar decisões com base em dados reais, não em achismos.
Apoio na organização e crescimento
Conforme a empresa cresce, os contratos também aumentam. Gerenciar tudo manualmente se torna inviável e arriscado.
Um bom sistema acompanha esse crescimento e garante que nenhum detalhe passe despercebido.
Assim, sua empresa mantém a organização, mesmo com um volume alto de contratos ativos.
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- Automatizar recebimentos recorrentes para contratos de assinatura;
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