Pode até não parecer, mas ter um cadastro de fornecedor devidamente organizado vai facilitar e muito a vida da gestão da sua empresa, bem como garantir que a produção/vendas não pare nunca. E os fornecedores estão presentes tanto para quem fabrica/vende produtos como para quem presta serviços.
Os fornecedores podem muitas vezes vir a suprir matéria prima básica relacionada aos produtos produzidos, mas também garante os insumos necessários para a prestação de serviços, como por exemplo fornecer as linhas para uma determinada confecção que presta serviços de costura.
Desta forma, torna-se relevante para qualquer negócio ter um cadastro de fornecedor devidamente organizado, e escolher os fornecedores certos nem sempre é uma tarefa fácil. Neste guia você vai saber como é um cadastro de fornecedores, como formá-lo, sua importância e muito mais.
Aumente o seu conhecimento sobre o assunto, e saiba mais → Programa de cadastro de fornecedores
O que é Cadastro de Fornecedor?
Este cadastro é, basicamente, o registro de todos os dados dos seus respectivos fornecedores, sejam de matéria prima, insumos, entre outros.
É importante entender primeiramente que um bom processo de desenvolvimento de fornecedores inicia-se exatamente por este, pois acredite, ainda existem muitas PME’s que não possuem qualquer histórico de suas compras, preços, etc., o que pode ser um risco ao negócio.
E onde exatamente fazer este cadastro? Ele pode ser realizado em uma planilha, ou mesmo em um editor de textos. A dica aqui é sim ter um programa de gestão empresarial que contenha o módulo de cadastro de fornecedores, pois, neste caso, sua organização fica
bem mais facilitada.
Conciliação de Fornecedores
A função da rotina de conciliação de fornecedores significa conciliar os lançamentos realizados diretamente pelas notas fiscais de entrada na conta de fornecedores com o título de contas a pagar, gerado no financeiro.
A maneira mais simples de se fazer isso é sempre conciliar o saldo contábil dos fornecedores com um relatório de contas a pagar do próprio departamento financeiro de sua empresa.
Lembrando que com um software de gestão empresarial, todo este processo é feito de forma automatizada, além de controle de estoque, controle financeiro, fluxo de caixa, e outros.
Cadastro de Fornecedores: evite esses erros
Um cadastro de fornecedores não deve conter apenas os dados relativos a estes. Muitos mais do que os dados, outros itens também são importantes e precisam ser levados em consideração. Confira alguns dos principais erros normalmente cometidos:
• Abrir mão das referências de seus fornecedores: estas devem estar sempre presentes antes e depois do cadastro.
• Análise apenas dos preços dos insumos: um erro muito comum. Existem outros parâmetros importantes para que você opte por este ou aquele fornecedor, além dos preços.
• Desconsiderar valores de frete: o preço pode ser bom, a qualidade também, mas o frete cobrado por este fornecedor faz jus aos insumos e matérias primas fornecidas?
• Não avaliar corretamente a capacidade de seus fornecedores em lhe atender: este erro é mais comum ainda, pois muitos fornecedores prometem o que, na verdade, não vão conseguir cumprir. O ideal é que você tenha, antes de confirmar o cadastro, uma noção da real capacidade deste fornecedor em atender a sua demanda.
• Não registrar todas as informações do seu fornecedor: se é um cadastro, este deve conter todas as informações necessárias e relevantes referentes aquele fornecedor, desde endereço, documentação, linhas de comunicação, entre outros.
Entende-se como fornecedores não só aqueles que entregam insumos e matérias primas. Uma empresa que vende serviços, por exemplo, pode precisar de peças para seus equipamentos, fornecedores de itens de reposição, manutenção e uma vasta gama de itens que entram nesta categorização de fornecedor.
Excel: cadastro de fornecedores
Quando se pensa em criar e organizar um cadastro de fornecedores, a ferramenta Excel aparece geralmente em primeiro plano. Isto porque ela facilita esta organização e possui até alguns modelos da Microsoft já prontos e que podem ser facilmente adaptados.
Outro ponto positivo de uma planilha Excel é exatamente a facilidade de utilização. O ponto negativo é que para utilizar toda a sua funcionalidade é necessário conhecer bem a ferramenta, ou a operação se torna mais difícil.
Além disso, algumas fórmulas são mais complexas e a geração de relatórios pode não conter as informações necessárias ou estas podem ser imprecisas ou desatualizadas, caso a planilha não tenha sido alimentada a tempo com informações mais atualizadas.
Word: ficha de cadastro de fornecedores
O Word da Microsoft também é uma ferramenta muito útil na hora de preparar o seu cadastro de fornecedores. No entanto, ela é mais “útil” para organizar uma ficha cadastral e não, necessariamente, para armazenar e organizar os dados dos seus fornecedores.
Como dica importante, o ideal é que sua empresa tenha uma ferramenta, de preferência automatizada, que possa fazer todo este trâmite, desde a ficha cadastral até a organização do seu cadastro de fornecedores.
Planilha para cadastro de fornecedores
Seja pelo Excel ou outro aplicativo relacionado, a planilha de cadastro de fornecedores é a melhor maneira de inserir, armazenar e consultar os dados destes, além de poder gerar relatórios sempre que necessário. Isto vale caso você não tenha um programa de gestão empresarial.