Tempo é dinheiro, essa frase se popularizou com o cientista e político estadunidense, entre outras atribuições, Benjamin Franklin. E por mais que ela possa ser motivo de discórdia, a questão é que o tempo na sua empresa é valioso e, por isso, deve ser bem aproveitado.
Isso significa que você, como gestor, deve otimizar a gestão de tempo. No entanto, em um mundo cada vez mais tecnológico, comunicativo e interativo, onde se fala da importância de flexibilização como equilibrar regras e liberdade no ambiente de trabalho?
Isso é ainda mais importante em pequenas empresas que possuem equipes enxutas. Então, continue lendo este artigo e confira nos tópicos a seguir as principais dicas, métodos e ferramentas para melhorar a gestão de tempo em pequenas empresas.
Dicas para gerir o tempo na sua empresa
Métodos ágeis de gestão de tempo em empesas
Ferramentas para melhorar a gestão de tempo
Dicas para gerir o tempo na sua empresa
Confira a seguir as principais dicas para fazer o seu tempo e o da sua equipe render mais. Também veja como é possível administrar os imprevistos e as tarefas que exigem prioridade.
Planeje o seu dia antecipadamente
Planejamento é uma palavra fundamental quando se fala em gestão de tempo, tornando possível a realização de tarefas de maneira mais eficiente. Portanto, uma dica para aproveitar melhor o expediente é planejar o que deve ser feito antecipadamente.
Você pode no final do expediente listar o que é preciso executar no dia seguinte, em ordem de importância. Outra dica é planejar na segunda-feira, por exemplo, tudo o que deve ser realizado ao longo da semana. Isso vale para você e para a sua equipe.
Vale lembrar que quando se fala em gestão de tempo, é preciso que o gestor dê o exemplo e estimule a sua equipe a fazer o mesmo. É importante ainda manter a lista de tarefas atualizada.
Para tanto, risque o que já foi feito e acrescente novas tarefas quando necessário. Nessa hora, não se esqueça de inclui-las em ordem de prioridade.
Organize a realização das tarefas
Organização é mais uma grande aliada da gestão de tempo e ela deve refletir de diferentes maneiras. Tanto em um ambiente organizado que evite as distrações quanto em deixar tudo acessível e de modo ordenado.
Então, é importante que o local de trabalho tenha uma boa temperatura, cadeiras ergométricas, claridade suficiente, etc. Além disso, documentos, arquivos e outros devem estar armazenados por ordem alfabética ou com outra ordem, sejam físicos ou virtuais.
Cada membro da sua equipe também deve usar cadernos, agendas ou mesmo ferramentas online para fazer anotações e ter tudo à mão. Com isso, fica mais fácil até mesmo de lidar com os imprevistos que podem surgir.
Inicie com as tarefas mais complexas
Já que as tarefas mais complexas exigem mais tempo e até mesmo uma mente mais descansada, outra dica para melhorar a gestão de tempo em pequenas empresas é iniciar o dia com elas. Dessa forma, as tarefas mais simples podem ficar para o final do expediente.
Termine o que você começou
Para evitar acúmulo de trabalho, enganos e muita desorganização, é importante ainda que você finalize a tarefa que iniciou. Caso não seja possível, evite iniciar novas atividades que não poderão ser concluídas também.
Avalie o tempo disponível e procure começar aquilo que você sabe que pode terminar. Outro cuidado é o de não protelar tarefas menos prazerosas. Afinal, um dia você vai ter que concluir e o melhor é que seja o quanto antes.
Faça uso das respostas automáticas
Quem trabalha com atendimento ao cliente, além de acumular outras tarefas, pode usar muito tempo do seu expediente para responder e-mails. Uma dica para tornar a sua rotina mais eficiente é destinar determinados períodos para essa atividade.
E uma forma de não deixar os clientes ansiosos com o seu retorno é fazer uso das respostas automáticas. Assim, o cliente sabe que o seu e-mail foi recebido e que assim que possível haverá uma resposta. Informe nessa mensagem ainda que em caso de urgência ele pode ligar.
Métodos ágeis para gestão de tempo em empresas
Há algumas décadas, surgiu na indústria da tecnologia, os chamados métodos ágeis, desenvolvidos para o processo de desenvolvimento de softwares. Essa técnica tinha o objetivo de tornar o trabalho mais eficiente e menos burocrático.
Com o passar dos anos, os métodos ágeis se mostraram competentes em seus objetivos e, hoje em dia, é difundido em outros segmentos de mercado, inclusive, em pequenas empresas. Isso acontece porque nesses negócios a rotina é mais dinâmica.
Em grandes empresas existe toda uma cadeira de comando, que inviabiliza, muitas vezes, os métodos ágeis. Já em negócios menores, é possível colocar em prática os seus conceitos, entre eles:
Equipes multidisciplinares, autônomas, autogeridas e auto responsáveis;
Equipes pequenas e qualificadas;
Colaboração do cliente;
Feedback constante;
Adaptabilidade;
Simplicidade.
Contatou-se que ao colocar em prática os preceitos dos métodos ágeis é possível obter os seguintes benefícios:
Agilidade;
Produtos e serviços de qualidade;
Produtos personalizados;
Trabalho colaborativo;
Entregas rápidas e frequentes;
Previsão de cronograma e custos;
Redução dos riscos.
Ferramentas para melhorar a gestão de tempo
Depois de conferir as principais dicas e métodos para melhorar a gestão de tempo em pequenas empresas, chega a hora de saber quais são as principais ferramentas para essa finalidade. Atualmente, elas são muitas e agradam a quem precisa trabalhar em equipe.
Esses softwares de organização permitem diferentes profissionais trabalharem de modo colaborativo. Isso significa que é possível delegar funções, definir prazos, compartilhar informações e acompanhar o desempenho de cada um.
Veja a seguir exemplos de softwares de organização:
Trello;
Runrun;
G Suite;
Asana;
Wunderlist;
Salpinx;
Operand.
O software ERP é mais uma ferramenta indicada para melhorar a gestão de tempo em pequenas empresas. Afinal, com ela é possível informatizar os dados do seu negócio, conectar os setores e automatizar os procedimentos.
Isso significa que esse sistema de gestão empresarial aumenta a produtividade da equipe do seu escritório. O GestãoClick é um software ERP que, além de tornar o seu trabalho e o da sua equipe mais eficiente, também é online.
Assim, você e as demais pessoas autorizadas podem acessar as informações do seu negócio de qualquer lugar e a qualquer momento. Para tanto, basta usar smartphones e outros dispositivos móveis com total segurança.