Como organizar o controle de estoque


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Para administrar uma empresa com sucesso é preciso ter o controle de todas as operações que são realizadas, sendo que as movimentações do estoque também devem ser registradas e acompanhadas. Mas afinal, como organizar o controle de estoque e torná-lo eficiente? Para responder essa pergunta confira os tópicos a seguir deste artigo:
 
  • Porque organizar o estoque da sua empresa;
  • Como fazer o controle de estoque;
  • Passo a passo para controlar o estoque;
  • Dicas para organizar o controle de estoque;
  • Vantagens de um software ERP para o estoque.
                                                         


Porque organizar o estoque da sua empresa?


Mercadorias entrando, produtos saindo, vendas sendo realizadas, entregas sendo agendadas. Essa costuma ser a rotina em empresas com estoque, mas não adianta só realizar as tarefas, é preciso organizá-las, para no final do dia, saber como foram as vendas. Afinal, se você não sabe exatamente o que foi vendido, como pode tomar decisões para o seu negócio?

E a melhor maneira de organizar o estoque da sua empresa é criando normas e seguindo procedimentos padrões. Com isso, a sua equipe trabalha com mais eficiências, mais vendas são realizadas e os clientes ficam satisfeitos. Essas são algumas razões para organizar o controle do estoque do seu negócio.

Além disso, quando são registradas as suas movimentações, como entradas e saídas, é possível identificar quais são as preferências do seu público alvo. Se isso for feito você não corre o risco de perder vendas por falta de mercadorias em estoque e nem tem prejuízos por conta dos produtos que estão no estoque há meses sem nenhuma saída.
 

Como fazer o controle de estoque?


Se bem organizado, o controle de estoque se torna simples de fazer. E engana-se quem pensa que deve esperar a sua empresa crescer para implantar essa medida. Mesmo estoques com baixo movimento podem ser controlados, assim, quando aumentar o seu fluxo já estarão implantados os procedimentos mais eficientes.

E, além disso, mesmo estoques pequenos fornecem as informações essenciais sobre a situação da sua empresa. Fazer o controle de estoque consiste basicamente em registrar os produtos que entram, ou seja, que você adquire para posterior revenda, e as mercadorias que saem, isto é, que são comercializadas.

Já na indústria, o estoque também engloba a matéria prima adquirida para a produção das mercadorias. Mas para conseguir registrar todas as movimentações, é preciso antes cadastrar os itens presentes no estoque. Nessa hora, é necessário informar o seu custo unitário e o custo total relativo à quantidade total de itens, bem como a quantidade de cada um deles.

O controle de estoque também exige que sejam feitas conferências de maneira periódica. Assim, é possível averiguar se as informações existentes no seu controle conferem com o que tem fisicamente no estoque. Embora o melhor seja iniciar esse controle desde o início, mesmo em uma empresa sem controle é possível implantá-lo.
 

Passo a passo para controlar o estoque

 

Passo 1:

O primeiro passos na hora de como organizar o controle de estoque é classificar cada um dos produtos. Eles devem ser cadastrados e receber informações referentes à marca, modelo, cor, tamanho e demais dados relevantes. Ou seja, se você vende calçados, por exemplo, não adianta apenas cadastrar 20 tênis Adidas.

É preciso dar mais informações, caso contrário, esse controle não vai oferecer todos os dados úteis para posterior avaliação. Afinal, quem mais compra esse produto, crianças ou adultos? Que modelo é o mais vendido? Só com detalhes existem respostas. É preciso ainda acrescentar no controle o preço do produto, sua quantidade, prazo de validade (quando for o caso), etc.


Passo 2:

Além de determinar quais informações devem estar presentes no cadastro, é essencial que todos os produtos recebam as mesmas informações. Padronizar é palavra chave quando se fala em gerir estoque. Depois que tudo for cadastrado, basta registrar as movimentações do dia a dia.

Isso deve ser feito à medida que os artigos entram e saem do estoque e, no final do dia, é preciso anotar qual o total de itens comercializados. Ao final do mês, sabe-se quanto foi vendido e com o tempo entende-se a dinâmica das vendas. E além dessas tarefas cotidianas, é preciso estar atento a demais procedimentos.


Passo 3:

Entre eles, no caso de produtos perecíveis, verificar o prazo de validade e tomar as providências necessárias quando não podem ser mais comercializados, bem como identificar quando é preciso comprar mais produtos para vender, conforme o fluxo de saídas de cada artigo. Ou qual deve ser a velocidade da produção de novas mercadorias.

O melhor é que haja um controle de estoque tão assertivo que essas compras possam ser feitas com regularidade. Claro, de acordo com as mudanças do mercado e no comportamento do seu público alvo pode haver a necessidade de ajustes. Porém, quanto mais repetitivos e periódicos forem os procedimentos, melhor.


Passo 4:

Também é importante que o espaço físico do seu estoque seja bem organizado, de maneira que facilite o movimento das mercadorias e da sua equipe dentro dele. Conforme o tamanho do seu negócio os funcionários desse setor podem ser em maior ou menor número. De qualquer forma, é importante que cada um possua uma função específica.

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Vantagens de um software ERP para o estoque


Como você pode ver, o controle de estoque é parte fundamental de uma administração competente. No entanto, nem sempre é possível desempenhar todos os procedimentos necessários para o adequado controle do setor apenas de maneira manual.

Estoques com grande número de mercadorias e com alta rotatividade precisam da ajuda dos recursos tecnológicos apropriados. Mesmo pequenas empresas ganham com as ferramentas adequadas, pois significam mais eficiência para o trabalho da sua equipe, assim, mais pode ser feito em menos tempo e mesmo com um quadro de funcionários menor.

Para tanto, o software ERP é uma solução inteligente, sendo que esse sistema de gestão empresarial não ajuda só no controle do estoque, como nos demais setores, inclusive, o financeiro e o de vendas. E o GestãoClick é um sistema ERP online que oferece todas essas vantagens e muitas outras.

Ele funciona de maneira online, permitindo o acesso ao seu sistema a qualquer momento do dia e independente do lugar onde você está. Dessa forma, é possível atualizar e avaliar a situação do seu estoque mesmo à distância, mas com total segurança, e de maneira simples e rápida.


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