BPO Financeiro: o que é e Como Fazer na Prática?

Você já ouviu falar de BPO Financeiro? Antes de falarmos mais de BPO, podemos afirmar que o cuidado e a atenção que toda empresa, independentemente do porte desta, precisa ter com o financeiro parece mesmo ser essencial para a saúde dos negócios. No entanto, principalmente as pequenas empresas, garantir a eficiente gestão financeira não é tão simples assim.

Mesmo porque, estes empreendedores, na própria correria do dia a dia, não conseguem realizar esta gestão a contento ou mesmo não estão devidamente preparados para realizá-la e por não possuírem uma estrutura administrativa financeira focada na questão, correm o sério risco de comprometerem os negócios.

Mas a solução para o problema está mais perto do que se imagina. Você, empreendedor empresário, sabia que é possível terceirizar toda a gestão financeira da sua empresa? É o BPO Financeiro. Este é o assunto deste post, onde você vai descobrir como funciona esta terceirização e como contratá-la.

O que é BPO Financeiro?

Pense talvez na solução ideal para os seus problemas de gestão financeira: é mais ou menos o que é BPO Financeiro. A sigla em si vem do inglês e significa “Business Process Outsourcing”. Traduzindo ao “pé da letra”, seria Terceirização de Processos de Negócios ou Terceirização da Gestão de um Processo.

E é bem isso, BPO Financeiro significa terceirizar a gestão financeira de sua empresa. Em suma, ele ficará responsável por toda a gestão das finanças do seu negócio podendo ainda absorver todas as atividades contábeis, uma vez que estão, de certa forma, interligadas.

Esta solução do BPO Financeiro é indicada principalmente para pequenas e médias empresas, onde equipes de trabalho poderiam até estar sendo liberadas para outras funções mais estratégicas do negócio.

Fazendo uso do BPO, o gestor empreendedor ficaria livre para garantia a efetiva gestão do seu negócio, sabendo que o financeiro estaria sendo devidamente tratado e garantindo assim a saúde das finanças de sua empresa.

BPO Financeiro: significado

A ideia é terceirizar tudo que esteja diretamente, ou mesmo indiretamente, relacionado às finanças da empresa. Assim, controle das contas a pagar e receber, gestão do fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, entre outros, passam a ser terceirizados através de escritórios voltados à gestão financeira.

O gestor vai, a partir daí, receber relatórios para a análise de indicadores e desta forma conseguirá acompanhar, a seu tempo, toda a saúde financeira da sua empresa: custos, despesas, pagamentos, recebimentos, caixa e muito mais.

Vale sinalizar aqui ainda que todo este processo terceirizado não é feito manualmente. O BPO Financeiro faz uso de softwares e sistemas especializados e que automatizam todo o processo. Visto por este lado, é mais confiabilidade nos dados processados.

Dados confiáveis são dados mais precisos também, o que favorece a tomada de decisão por parte do gestor da empresa.

Na prática: como Fazer BPO Financeiro?

Toda empresa possui a sua própria identidade. Junto com esta identidade, existem processos e necessidades diferentes e o BPO financeiro precisa entender e se adequar a estes serviços que serão efetivamente terceirizados.

Resumidamente falando, como fazer BPO Financeiro é bem simples: ele vai conciliar com maior efetividade todas as entradas e saídas de valores financeiros da empresa. Isto significa que o BPO estará gerenciando todos os pagamentos de fornecedores, acompanhando contas a pagar e muito mais, através de um sistema de gestão financeira adequado.

Folha de pagamento, por exemplo. É, sem dúvida alguma, uma demanda que toma muito tempo do gestor da empresa. O BPO também atuará neste segmento, além da emissão de notas fiscais.

Confira abaixo o que pode ser terceirizado através do BPO na prática:

• Contas a pagar e a receber;
• Gestão da folha de pagamentos dos colaboradores;
• Conciliação bancária;
• Rotinas de faturamento da empresa;
• Gestão de relatórios e análises contábeis.
• Acompanhamento fiscal e tributário, entre outros.

É importante ainda citar que não se deve confundir BPO Financeiro com um escritório de contabilidade, pois ambos têm funções e apresentam resultados diferentes para o seu negócio. O BPO pode ajudar, inclusive, sua empresa a reagir financeiramente em períodos de crise, aumentando e/ou mantendo o seu faturamento.

E atua bem mais além de um escritório de contabilidade, pois se apresenta como um serviço com diferenciais estratégicos para o seu negócio, executando processos como contabilidade gerencial, orçamento, previsões, análises financeiras e até contábeis.

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Os Benefícios de ter o BPO Financeiro

São muitos os benefícios de ter o BPO Financeiro e vamos citar 3 deles. No entanto, o mais importante na implementação  desta solução é o fato de permitir aos gestores a possibilidade de poderem focar exclusivamente no que realmente importa para a empresa: o melhor desenvolvimento de seus produtos/serviços e o bom relacionamento com os seus clientes.

Benefícios:

• Possibilidade de aumentar a produtividade
O gestor, ao concentrar seus esforços na aprovação de pagamentos, análises de caixa, etc., em apenas 1 ou 2 momentos por semana, vai ter todo o seu trabalho otimizado e, com isto, ganhara muito tempo ao reduzir a carga de trabalho.
Com isso, toda a equipe terá um significativo aumento de produtividade, ou seja, menos burocracia e melhores resultados finais. Foco no que realmente importa.

• Redução de custos
É o que todo gestor gosta de ouvir. E a relação custo benefício aqui é muito fácil de se entender. Todo o investimento posto na contratação de um BPO Financeiro será imensamente menor do que, por exemplo, montar, treinar e gerenciar uma equipe que fique especificamente voltada ao financeiro da empresa.

• Zero de ausências. Equipe 100% dedicada
É um problema que todo gestor enfrenta, em diversos setores da empresa: o que fazer quando um colaborador entra de férias, por exemplo, e gera um desfalque na equipe? Não só de férias, este pode adoecer, se desligar e muitos outros motivos de ausências.

Além disso, imagine perder um colaborador, seja por qual motivo for, que já tenha sido treinado e capacitado para aquela função. Repô-lo, pura e simplesmente, não é o bastante. Sim, todo gestor enfrenta este tipo de problema em vários setores da empresa, mas no financeiro, isto pode gerar um descompasso sério nas finanças.

Com o BPO financeiro você não correrá esse risco, muito pelo contrário, pois a empresa contratada estará 100% voltada às finanças do seu negócio.

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As desvantagens do BPO

Embora existam muitas vantagens do BPO, também existem desvantagens. Uma empresa que terceiriza seus processos financeiros pode estar sujeita a vazamento de dados ou ter problemas de comunicação que atrasam a conclusão do projeto, e essas empresas podem subestimar os custos operacionais dos fornecedores de BPO.

Considerações Especiais

Muitas vezes, as empresas são atraídas pelo BPO porque isso lhes proporciona maior flexibilidade operacional. Ao terceirizar funções não essenciais, as empresas podem realocar tempo e recursos para competências essenciais, como relacionamento com o cliente e desenvolvimento de produtos, o que acaba resultando em vantagens sobre as empresas concorrentes em seu setor.

O BPO oferece às empresas acesso a recursos tecnológicos inovadores aos quais, de outra forma, não teriam exposição. Parceiros de BPO e empresas se esforçam constantemente para melhorar seus processos, adotando as mais recentes tecnologias e práticas.

O BPO também oferece às empresas os benefícios de relatórios rápidos e precisos, produtividade aprimorada e a capacidade de alocar rapidamente seus recursos, quando necessário.

BPO “nearshore ousourcing”

BPO é referido como “nearshore outsourcing” se o trabalho for contratado deu m país vizinho. Esse seria o caso se uma empresa Brasileira fizesse parceria com um fornecedor de BPO localizado na Argentina.

Uma terceira opção, conhecida como “terceirização onshore” ou “sourcing doméstico”, ocorre quando o BPO é contratado no próprio país da empresa, mesmo que seus parceiros fornecedores estejam localizados em cidades ou estados diferentes.