Como fazer um fluxo de caixa?

Uma empresa não pode sobreviver no mercado sem o devido controle de suas finanças, é preciso compreender os seus recebíveis e obrigações junto a fornecedores e colaboradores externos, para uma ideia geral da saúde financeira do negócio.

O fluxo de caixa, nome dado a ferramenta para diagnóstico das finanças da empresa em determinado período, apresenta a melhor forma para controle simples e eficaz da circulação de dinheiro dentro de sua organização.

Entretanto, um fluxo de caixa feito de qualquer jeito é sinônimo de resultados medíocres e você deve concordar que ele é muito importante para simplesmente mostrar resultados hipotéticos e sem segurança. Por isso, seguem algumas dicas de como fazer um fluxo de caixa eficaz e confiável.

Quando se fala em planejamento financeiro em empresas é praticamente inevitável que a expressão fluxo de caixa não apareça. Mas você sabe como fazer fluxo de caixa de forma adequada? Para ensinar você a realizar essa tarefa e outras associadas ao planejamento financeiro confira neste artigo os seguintes tópicos:
– O que é fluxo de caixa;
– Importância do fluxo de caixa;
– O que mais é importante para o controle das finanças;
– Dicas para fazer fluxo de caixa;
– Como fazer fluxo de caixa de forma adequada.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa consiste em todas as entradas e saídas financeiras da sua empresa. Em outras palavras, são todas as contas que devem ser pagas e os pagamentos que devem ser recebidos dos clientes. Se a sua empresa também realiza algum tipo de investimento que entra para o caixa os valores ganhos são classificados como entradas no caixa.

Já os investimentos que são feitos e para os quais é preciso gastar dinheiro se enquadram como saídas. Afinal, fluxo de caixa é todo o dinheiro que entra e que sai do seu negócio. E para acompanhar o fluxo de caixa é preciso registrar essas movimentações, o que pode ser feito de forma manual ou através de um sistema automatizado que já realiza modificação assim que uma compra ou venda acontece no seu negócio.

Porém, hoje em dia, é praticamente inimaginável realizar o fluxo de caixa com papel e caneta. Isso acontece uma vez que a grande maioria das empresas, inclusive, as pequenas e micro, se deparam todos os dias com um imenso número de informações referentes às entradas e saídas do caixa, inviabilizando o controle sem o uso da tecnologia.

Além disso, ao depender apenas do controle manual são grandes as chances de haver erros, mesmo pequenos, que podem levar a futuros inconvenientes e prejuízos.

Veja como deve ser um relatório de fluxo de caixa (esse emitido através do GestãoClick):

Importância do fluxo de caixa

Registrar e acompanhar as movimentações do fluxo de caixa é uma tarefa de grande importância para empresas de todos os portes e segmentos de mercado por uma série de razões. Entre elas, a possibilidade de pagar as contas sempre em dia, pois fazendo o fluxo de caixa é possível identificar todos os pagamentos que devem ser feitos.

Essa tarefa também permite que a sua empresa identifique quando os clientes deixam de pagar pelos produtos e serviços que adquiriram do seu negócio. Dessa forma, é possível cobrar dos clientes inadimplentes. Mesmo que essas razões para realizar o fluxo de caixa de modo constante sejam essenciais para a saúde do seu negócio, existem outras ainda mais úteis.

O planejamento financeiro é uma delas, sendo a sua realização necessária todos os anos, durante todo o ano. Quem não planeja as finanças da sua empresa para os meses seguintes não conhece realmente o seu negócio, já que simplesmente não sabe se está dando lucro, se as vendas são suficientes e se existe dinheiro em caixa para pagar as contas.

 

O que mais é importante para o controle das finanças

Mas o planejamento financeiro não depende apenas do controle do fluxo de caixa, há outras tarefas que o setor financeiro da sua empresa deve executar para que a saúde financeira do seu negócio se mantenha equilibrada. Entre elas, é possível citar a conciliação bancária e o fácil acesso às contas bancárias.

A conciliação bancária é uma ferramenta muito útil ao seu empreendimento, sendo uma grande aliada na hora de evitar erros que podem levar a prejuízos. Também serve para identificar desvios de dinheiro da sua empresa, uma vez que se trata de comparar as movimentações financeiras registradas pela sua empresa e as registradas nos bancos.

Saiba mais sobre como fazer conciliação bancária no link.

Com o confronto desses dados você e sua equipe podem verificar se existe alguma discrepância. Quando há pode indicar apenas um erro de digitação, mas também pode mostrar atos de pessoas mal intencionadas que querem prejudicar a sua empresa. Já o fácil acesso às contas bancárias é essencial para comprovar os dados do fluxo de caixa.

Dessa forma, você pode conferir se os clientes pagaram as dívidas com a sua empresa como afirmaram e se o dinheiro usado para pagar uma conta tem o mesmo valor que aquele registrado na sua operação bancária. Essa tarefa, na realidade, é um complemento da conciliação bancária, já que é preciso conferir sempre tudo para não haver surpresas.

Dicas para fazer fluxo de caixa

fluxo de caixa minucioso e detalhado é o que torna a atividade importante para o seu negócio. Por isso, a dica é registrar todas as entradas e saídas da sua empresa, mesmo as que possuem valores mínimos e parecem que não vão fazer diferença para o controle de caixa. Outra dica é de contar com profissionais experientes e capacitados no setor de financeiro.

Esse departamento é estratégico para o seu negócio e, se você não domina o conhecimento necessário para executar as suas tarefas com precisão, é de extrema importância que possua alguém que saiba. Mesmo assim, a sua equipe precisa contar com ferramentas tecnológicas para ajudar a controlar o grande fluxo de informações. Confira 3 dias para fazer um fluxo de caixa eficiente:

 

1. Dividir entradas e saídas

Em primeiro lugar é preciso dividir as entradas de dinheiro das saídas de sua empresa. Em linhas gerais, entradas significam o acréscimo de dinheiro no negócio, representadas mais facilmente pelas vendas. As saídas, no entanto, dizem respeito às obrigações financeiras da organização, ou seja, as suas dividas frente aos fornecedores, funcionários e instituições financeiras.

Compreender a diferença gritante entre estes dois termos e separá-los em seu fluxo de caixa, será determinante para a confiabilidade dos dados. Registre no fluxo de caixa de sua empresa os títulos a vencer ou compromissos fixados com seus fornecedores, incorporando até mesmo as despesas mais insignificantes.

De outro lado, demonstre as entradas de capital em sua organização. Em um fluxo de caixa diário, as vendas ocorridas nas últimas 24 horas representam as entradas, mas para um período maior, talvez seja necessário trabalhar com outras métricas e relatórios, como a prospecção de vendas, por exemplo.

2. Seja o mais especifico possível

Um fluxo de caixa só pode ser eficaz quando o empreender for capaz de identificar todas as informações inseridas nele. Na maioria das vezes, a recomendação é que você mesmo cuide desta parte estratégica da empresa, porém nem sempre é possível. De qualquer modo, o conselho básico é ser o mais especifico possível em seu fluxo de caixa.

tilizando um ditado popular, queremos dizer dar nome aos bois, ou seja, nomear cada despesa ou entrada uma a uma. Com esta atitude você poderá tomar decisões mais rapidamente e de forma mais lógica. As informações também poderão ser lidas mais facilmente e por qualquer pessoa, facilitando a comunicação interna de sua empresa e contribuindo com o alcance de seus objetivos.

3. Analisar os resultados

Com o fluxo de caixa de sua empresa em mãos é hora de interpretar os resultados e se preparar para a tomada de decisões. Subtraindo as saídas das entradas você tem o saldo, valor positivo ou negativo, que serve para mensurar os resultados de sua organização.

O principal a se levar em conta é que nem sempre um valor negativo pode ser considerado prejuízo, afinal, em um fluxo de caixa diário, por exemplo, deve se ficar atento também as contas a receber parceladas ou programadas para datas futuras. Todavia, o empresário deve ter em mente que o fechamento de caixa no vermelho por muitas vezes, pode significar gastos maiores que recebimentos. Neste caso, o gestor deve preocupar-se em cortar custos (recomendável) ou aumentar as vendas e ativos na organização.

Como fazer fluxo de caixa de forma adequada

Hoje em dia, quando se fala em fluxo de caixa, planejamento financeiro e uma gestão de sucesso para empresas, o software ERP é a ferramenta mais adequada para controlar as finanças do seu negócio. Isso porque ele informatiza os dados, conecta os setores e automatiza os procedimentos, permitindo que tudo seja feito de forma não só mais correta como segura.

O GestãoClick é um sistema ERP online e oferece o módulo de controle financeiro com a função de fluxo de caixa, conciliação bancária e acesso facilitado a todas as contas que a sua empresa possui nos bancos, pois elas podem ser acessadas de um único lugar.

Esse sistema conta ainda com a funcionalidade de emissão de boleto bancário registrado, o que aumenta a conversão de vendas da sua empresa e segue as novas normas dos bancos. Da mesma forma, dispõe de emissão de nota fiscal eletrônica, o que é mais uma exigência para muitas empresas.

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