7 razões para eliminar as planilhas na Black Friday

Com o novo perfil do consumidor a utilização de planilhas tornou-se inviável. Entenda o porquê e saiba eliminar as planilhas nessa Black Friday!

As planilhas são muito úteis para organizar diversas informações. Porém, tornaram-se defasadas, especialmente em empresas que contam com um alto fluxo de informações. Com a Black Friday chegando, cresce a necessidade de implementar uma dinâmica mais ágil e moderna de gestão.

Segundo uma pesquisa, 88% das planilhas contém erros nas células. Esse dado é o suficiente para afirmar que as planilhas não oferecem praticidade, não possuem flexibilidade de uso, não garantem segurança dos dados e muito menos estão preparadas para integrar dados entre setores. Podemos assegurar que para gestão da sua empresa, elas são coisa do passado.

7 motivos para eliminar as planilhas

Listamos 7 motivos para eliminar as planilhas de uma vez por todas e dar o primeiro passo para adotar uma solução ágil, criada com o intuito de facilitar e integrar as rotinas da sua empresa. Confira:

1 Lentidão dos processos

A atualização de dados em planilhas demanda muito tempo. O consumidor pós pandemia está mais exigente quanto a experiência de compra, buscando estabelecimentos com menos filas e formas de pagamento automatizadas. Quanto mais agilidade, mais você se destaca da concorrência.

2 Falta de confiabilidade e segurança

É expressiva a limitação de dados para análise na utilização de planilhas. É necessário conectar diversos arquivos para cruzar dados e gerar relatórios. Além do tempo gasto, as planilhas ainda apresentam inúmeras limitações quando comparadas às soluções de sistemas de gestão.

Quando vários colaboradores trabalham em conjunto na mesma planilha, torna-se inviável o controle das alterações e exclusões, mesmo com recursos avançados. Além disso, sempre existe o risco do arquivo ser corrompido. 

3 Redução da produtividade

Assim como a inserção de dados manual demanda muito tempo, o envio por e-mail para outros setores para dar sequência nas demandas é um empecilho para a agilidade dos processos.

Tenha em vista o seguinte cenário: a recepcionista gera o orçamento, envia por e-mail para o cliente, a recepcionista recebe a aprovação e encaminha para o setor de vendas, que precisará encaminhar manualmente para produção e/ou estoque.

Trabalhar atualizando planilhas e as enviando por e-mail com cópia para diversas pessoas é uma atividade maçante e que afeta diretamente o desenvolvimento de seu negócio.

Todo esse trabalho poderia ser otimizado com a utilização de um sistema de gestão, que integra todas as áreas da empresa. 

4 Ausência da automatização de tarefas básicas

Seu cliente sempre compra os mesmos produtos? É possível copiar a venda e editá-la com os dados da nova compra, reduzindo o retrabalho. Com o cadastro do cliente preenchido corretamente e a venda lançada, você está a alguns cliques de gerar o boleto e nota fiscal! Essa facilidade se dá devido ao cadastro prévio das informações de tributos, sem necessidade de preencher novamente a cada emissão.

5 Dificulta práticas gerenciais ágeis

Nem sempre é possível preparar relatórios gerenciais com antecedência. Localizar, extrair dados de diferentes planilhas, unificá-los e gerar relatórios demanda muito tempo. 

Vivemos atualmente uma época em que grandes mudanças reformulam o cenário empresarial. Se o seu negócio não possuir a agilidade necessária para se adaptar a essas mudanças, pode perder a vantagem competitiva no mercado rapidamente.

6 Fragmentação dos dados 

Quantas planilhas são necessárias para obter os dados desde o orçamento até a entrega de um produto?

Nas rotinas administrativas da empresa, cada planilha é dedicada a um processo. No melhor cenário, cada setor divide seus arquivos e demandas em abas, mas para unificar as informações em um relatório, é necessário unir dados de diversas planilhas.

É por essa razão que um sistema de gestão que facilita e automatiza as tarefas é crucial para o seu negócio. A centralização dos dados em um único canal é mais eficiente do que o gerenciamento extenso com planilhas.

7 Gestão ineficiente de estoque

A organização do estoque é fundamental para evitar conflitos. Já imaginou gerenciar o estoque com planilhas em um dia de grande movimento como a Black Friday? 

Se sua empresa possui uma quantidade expressiva de mercadorias, as atualizações frequentes referente às vendas e outras movimentações precisam ser gerenciadas corretamente para entregar as mercadorias sem empecilhos. 

A adoção de um sistema ERP auxilia na diminuição de erros, devido a atualização imediata de estoque e fácil acesso ao sistema, que pode ser utilizado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. 

Além disso, o sistema possui os processos de cotações, compras e estoque integrados! Assim, registra toda movimentação de estoque e atualiza seu fluxo de caixa automaticamente de forma fácil e eficiente. 

Outras facilidades que o GestãoClick oferece ao seu controle de estoque:

• Lançamentos de estoque a partir de notas fiscais de compra e planilhas;
• Cadastro de kits e variações de produtos;
• Etiquetas com código de barras;
• Integração com a loja virtual;
• Valores de venda diferentes.

Veja como é fácil controlar seu estoque com o GestãoClick:

Dê adeus as planilhas!

Nos novos tempos, todas as informações estão armazenadas em nuvem. Já imaginou perder todos os dados de vendas e cadastros na Black Friday? Seria um obstáculo para criar campanhas de retenção ou para oferecer produtos para seus clientes com base em compras anteriores. 

Estoque, orçamentos, vendas, financeiro e fluxo de caixa são apenas algumas das informações necessárias para gerenciar as suas vendas. Todo esse processo gera diversas informações repetidas em diferentes planilhas, que com certeza atrapalham mais do que auxiliam na gestão de tempo.

Quanto mais rápido você eliminar as planilhas, melhor para o seu negócio!

Sistema ERP: Uma ferramenta poderosa para sua gestão 

O ERP possibilita que o gestor tenha maior controle sobre os setores da empresa, com uma visão estratégica de cada processo. 

Além disso, cada operador tem seu usuário cadastrado com e-mail e senha, e é responsável por suas demandas, que podem ser acompanhadas em tempo real. Essas funcionalidades contribuem com a velocidade e precisão no atendimento ao cliente. 

O sistema facilita também a emissão de relatórios fundamentais para tomada de decisões do seu negócio, que são mais trabalhosos de gerar na utilização de planilhas. Relatórios como o de fluxo de caixa são essenciais para analisar o panorama da saúde financeira da sua empresa para adoção de políticas de redução de custos, por exemplo.

Veja outras vantagens começar a utilizar um sistema ERP e eliminar as planilhas nesta Black Friday:

• Relatórios eficientes em tempo real;
• Vendas mais rápidas com o módulo PDV;
• Redução de erros no estoque;
• Notas fiscais e boletos em poucos cliques;
• Automatização de processos;
• Suporte rápido e eficaz;
• Aumento da produtividade;
• Armazenamento ilimitado em nuvem;
• Integração com a contabilidade e lojas virtuais.

O ERP é a figura central para crescer durante a Black Friday, pois alinha e facilita a gestão, desde o orçamento até a emissão de notas fiscais, otimizando tempo para focar em outras tarefas.

Resumindo, o sistema oferece recursos essenciais, se tornando aliado em inúmeras estratégias processuais, de acordo com as necessidades do seu modelo de negócio. 

É muito mais seguro e prático quando comparado às planilhas e contribui para uma rotina otimizada nas atividades de todos os departamentos da sua empresa. Não se preocupe mais com a falta de confiabilidade das planilhas, nós facilitamos a sua gestão para você se dedicar às vendas!