A Reforma Tributária brasileira inaugura um dos períodos mais complexos da história fiscal do país.
Durante a transição, empresas e contadores precisarão lidar com a convivência entre ICMS, IBS e IBS-teste, além de ajustes graduais nos sistemas de apuração.
Nesse cenário híbrido, a emissão da NF-e se torna um ponto crítico de risco fiscal.
Erros que antes eram pontuais passam a ocorrer com maior frequência, aumentando autuações, glosas de crédito e cruzamentos no SPED.
Este artigo apresenta os principais erros na emissão de notas fiscais durante a transição e como evitá-los com processos, tecnologia e boa gestão tributária.
Erros comuns relacionados a códigos fiscais
A fase de transição exige convivência entre regras antigas e novas.
Isso aumenta significativamente os erros de cadastro fiscal, enquadramento e parametrização de sistemas.
Muitos problemas começam antes mesmo da emissão da NF-e, ainda no ERP.
Cadastros incompletos, códigos incompatíveis e regras desatualizadas impactam diretamente o documento fiscal.
Na prática, muitos contribuintes continuam utilizando CFOP, CST e NCM com base exclusivamente na lógica do ICMS, sem considerar os reflexos do IBS e do IBS-teste.
Esse desalinhamento aumenta significativamente o risco de rejeições, inconsistências no SPEDe autuações futuras.
Para entender melhor como a Reforma Tributária afeta a operação das empresas, vale conferir: Reforma Tributária: todas as perguntas respondidas.
Uso incorreto de CFOPs numa estrutura híbrida (ICMS + IBS-teste)
O CFOP continua sendo um dos campos mais sensíveis da NF-e durante a fase de transição da Reforma Tributária.
O problema é que, agora, ele passa a operar dentro de uma estrutura híbrida, onde ICMS e IBS-teste convivem simultaneamente.
Um exemplo prático:
Uma empresa utiliza CFOP de venda tributada porICMS, mas a operação já deveria estar marcada como sujeita ao IBS em ambiente de teste.
Esse erro gera impactos diretos em:
- Apuração incorreta de tributos
- Inconsistências no SPED Fiscal
- Risco de autuação por divergência de natureza da operação
Um erro recorrente é acreditar que, se o CFOP estiver correto, a nota fiscal também estará.
Na transição, isso nem sempre é verdade.
Exemplo prático:
Uma venda interna é registrada com CFOP 5.102, tradicionalmente tributado pelo ICMS.
Porém, a operação já está inserida em ambiente de IBS-teste, exigindo tratamento diferenciado nos cálculos e na escrituração.
O CFOP, isoladamente, não reflete mais toda a lógica tributária da operação.
Outro erro grave é a não segregação de CFOPs entre:
- Operações 100% sujeitas ao ICMS
- Operações em ambiente de teste do IBS
- Operações com regras mistas durante a transição
Quando o ERP não diferencia esses cenários, o sistema:
- Aplica cálculos automáticos incorretos
- Destaca tributos indevidos
- Replica o erro em escala
Leia também: A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e
Inadequação de CST/NCM às novas regras
Outro erro recorrente está no uso inadequado de CST e NCM. Mesmo sendo códigos já conhecidos, seu uso incorreto se intensifica em um cenário de convivência entre ICMS e IBS-teste.
O principal problema é que muitas empresas mantêm classificações fiscais antigas, sem ajustar esses códigos às novas regras de incidência, cálculo e escrituração.
Durante a transição, muitos códigos permanecem válidos, mas com interpretação diferente.
Problemas comuns incluem:
- NCM desatualizado, incompatível com a legislação vigente
- CST de ICMS aplicado em operação que já exige tratamento diferenciado
- Falta de alinhamento entre CST e a incidência do IBS-teste
O CST define como o tributo incide sobre a operação. Durante a transição, utilizar CSTs baseados apenas na lógica tradicional do ICMS pode gerar erros relevantes.
Exemplo prático:
Uma operação classificada com CST 00 (tributada integralmente pelo ICMS) é utilizada em uma venda que já deveria considerar regras diferenciadas no ambiente de IBS-teste.
Esse erro resulta em:
- Destaque incorreto de tributos na NF-e
- Créditos fiscais indevidos ou glosados
- Divergências entre NF-e e EFD ICMS/IPI
O NCM é a base para definição de alíquotas, regimes especiais e tratamentos tributários.
Na transição, um NCM incorreto amplia os riscos fiscais.
Erros comuns incluem:
- Uso de NCM desatualizado conforme a TIPI
- Classificação genérica para produtos com tratamento específico
- Falta de revisão do NCM diante de mudanças legais
Na prática, isso pode levar a:
- Aplicação de alíquotas erradas
- Enquadramento incorreto no IBS-teste
- Questionamentos em fiscalizações futuras
Leia também: NCM e Reforma Tributária: saiba o que muda
Falhas em cálculos durante a convivência dos sistemas
Se os códigos fiscais já geram confusão, os cálculos tributários exigem atenção redobrada.
A transição cria cenários onde mais de um tributo aparece na mesma operação, ainda que em fases distintas.
Sem controle, o risco de erro se multiplica.
H3. Destaque incorreto de alíquotas
Um erro extremamente comum é o destaque incorreto de alíquotas na NF-e.
Isso inclui tanto o excesso quanto a omissão de tributos.
Exemplos práticos:
- Destaque de ICMS integral em operação já parcialmente sujeita ao IBS-teste
- Destaque simultâneo de ICMS e IBS, sem previsão legal
- Uso de alíquotas internas em operações interestaduais
Esses erros afetam:
- Direito a crédito do adquirente
- Base de cálculo dos tributos
- Cruzamentos automáticos da Receita
Tratamento errado de operações interestaduais
As operações interestaduais são historicamente complexas.
Com a transição tributária, elas se tornam ainda mais sensíveis.
Erros frequentes incluem:
- Aplicação incorreta de alíquotas interestaduais
- Desconsideração das regras de destino
- Falhas na partilha quando aplicável
Um erro clássico é manter a lógica antiga de ICMS interestadual em operações que já exigem atenção ao modelo de tributação no destino, base do novo sistema.
Isso pode resultar em:
- Diferenças de imposto
- Autuações estaduais e futuras cobranças federativas
- Problemas na escrituração do SPED
Erros de informação que podem gerar malha fina
Nem todo erro gera rejeição imediata da NF-e. Muitos passam despercebidos, mas aparecem nos cruzamentos eletrônicos.
É aqui que nasce a chamada malha fina fiscal. A malha fina é o processo de cruzamento e validação eletrônica de informações fiscais realizado pelo Fisco para identificar inconsistências, divergências ou indícios de irregularidades nas obrigações das empresas.
De forma prática, a malha fina ocorre quando os dados informados pelo contribuinte não “batem” entre si ou não estão alinhados com as regras legais vigentes.
Divergências entre nota e SPED
Um dos maiores gatilhos de fiscalização é a divergência entre a NF-e e o SPED.
Isso ocorre quando a nota é emitida corretamente, mas escriturada de forma diferente.
Situações comuns:
- CST diferente entre NF-e e EFD ICMS/IPI
- Base de cálculo divergente
- Tributo destacado na nota e omitido no SPED
Com a transição, essas divergências tendem a aumentar se não houver revisão de processos.
Base de cálculo duplicada
A base de cálculo duplicada é um erro silencioso e perigoso. Ela ocorre, geralmente, por falhas de parametrização no ERP.
Exemplo prático:
- O sistema calcula ICMS sobre uma base
- Em seguida, aplica IBS-teste sobre a mesma base, sem ajuste
O resultado é:
- Tributação em duplicidade
- Aumento artificial da carga tributária
- Risco elevado de questionamento fiscal
Esse tipo de erro não é perceptível apenas olhando a NF-e. Ele exige análise de cálculo e configuração do sistema.
Leia também: “Reforma Tributária: é possível calcular IBS, CBS e IS no ERP?”.
Como evitar erros na transição fiscal usando boas práticas
A transição da Reforma Tributária exige uma mudança de postura das empresas.
Não basta corrigir erros pontuais na NF-e.
A boa notícia é que a maioria dos erros pode ser evitada com processos bem definidos, uso correto da tecnologia e adoção de boas práticas estruturais de controle, revisão e governança fiscal.
Empresas que atravessam esse período com menos riscos são aquelas que alinham processos, tecnologia e conhecimento técnico, especialmente no uso do ERP e no acompanhamento da legislação.
Conferência de regras de negócio e parametrização do ERP
O ERP é o coração da operação fiscal.
Durante a convivência entre ICMS, IBS e IBS-teste, qualquer falha de parametrização se transforma em erro em larga escala.
Uma boa prática essencial é revisar, de forma estruturada:
- Regras de cálculo de tributos
- Amarrações entre CFOP, CST, NCM e alíquotas
- Critérios de destaque ou não de ICMS e IBS
- Formação correta das bases de cálculo
Exemplo prático:
Empresas que não segregam regras para operações tradicionais e híbridas acabam destacando tributos indevidos automaticamente em todas as NF-e emitidas.
Além disso, é fundamental:
- Testar cenários antes da emissão em produção
- Documentar regras fiscais aplicadas no sistema
- Envolver contábil, fiscal e TI nas validações
Atualização contínua conforme as leis complementares forem publicadas
A Reforma Tributária ainda está em construção. Leis complementares, ajustes do SPED e notas técnicas continuarão sendo publicadas.
Quem não acompanha essas mudanças corre sérios riscos.
Recomenda-se:
- Monitorar publicações oficiais
- Atualizar sistemas sempre que necessário
- Treinar equipes fiscais e contábeis
- Revisar processos periodicamente
Conclusão: evitar erros na NF-e é essencial para não cair em fiscalização na transição
A fase de transição da Reforma Tributária amplia de forma significativa a responsabilidade sobre a emissão da NF-e.
Com a convivência entre ICMS, IBS e IBS-teste, a fiscalização passa a depender ainda mais de cruzamentos eletrônicos e análises automatizadas.
Nesse contexto, ter um ERP deixa de ser apenas uma ferramenta operacional.
Ele passa a ser o principal pilar de controle, compliance e prevenção de riscos fiscais.
Um ERP mal configurado replica erros em escala.
CFOP incorreto, CST inadequado, NCM desatualizado ou alíquotas mal parametrizadas impactam centenas ou milhares de notas fiscais automaticamente.
Por outro lado, um ERP bem configurado oferece:
- Aplicação correta das regras de negócio fiscais
- Segregação adequada entre operações de ICMS e IBS-teste
- Cálculos tributários consistentes
- Integração confiável com o SPED
- Redução expressiva de erros humanos
Durante a transição, não basta “emitir nota”. É fundamental confiar no que o sistema está calculando e informando ao Fisco.
Empresas que investem em:
- Parametrização fiscal detalhada do ERP
- Revisões periódicas de regras e cadastros
- Testes constantes de cenários tributários
- Integração entre fiscal, contábil e tecnologia
estão muito mais preparadas para enfrentar fiscalizações e mudanças legais.
Na transição da Reforma Tributária, o risco não está apenas na lei. Ele está na configuração do sistema que emite a NF-e.
Por isso, um ERP bem configurado não é custo. É segurança fiscal, continuidade do negócio e proteção contra autuações no novo modelo tributário brasileiro.
Saiba mais: Modelo de nota fiscal com IBS, CBS e IS: como fica a nota a partir de 2026
