Obrigações acessórias: guia completo de prazos e multas para 2026

O ano de 2026 será decisivo para empresas e profissionais da área contábil no Brasil. Com a entrada em vigor das mudanças trazidas pela Reforma Tributária, as chamadas obrigações acessórias — que são os deveres de informar, declarar e registrar dados fiscais junto ao Fisco — passam por ajustes importantes.

Essas obrigações não se limitam ao pagamento de tributos: elas envolvem o envio de declarações eletrônicas, escrituração digital e cumprimento de prazos que garantem transparência e controle por parte da Receita Federal e das administrações estaduais e municipais. 

O descumprimento dessas exigências pode gerar multas significativas, que variam conforme o tipo de obrigação e o tempo de atraso.

Para se ter uma ideia da dimensão do problema, somente em 2024 mais de 150 mil empresas foram autuadas por falhas no cumprimento de obrigações acessórias, segundo dados da Receita Federal. 

Esse número mostra como o tema continua sendo um dos maiores desafios para a conformidade fiscal no Brasil

Em 2026, o cenário ganha complexidade adicional porque os novos tributos, como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), começam a ser incorporados gradualmente às rotinas fiscais. 

Assim, compreender os prazos e as regras de multas neste período é essencial para evitar riscos financeiros e manter a conformidade legal. 

Este guia foi preparado justamente para oferecer uma visão clara e prática sobre o que são obrigações acessórias, entender o que muda em 2026 e como se preparar para cumprir todas as exigências. Boa leitura!

O que são obrigações acessórias?

Obrigações acessórias são declarações, registros e informações que a empresa precisa enviar ao governo para comprovar que calcula e paga os impostos corretamente. Elas não geram cobrança direta, porém exigem atenção total. Quando a empresa erra ou atrasa, o Fisco aplica multas, mesmo com o imposto pago.

Em outras palavras, as obrigações acessórias mostram ao governo tudo o que acontece no seu negócio.

Nelas, você informa faturamento, notas fiscais, movimentações e dados contábeis. Assim, o Fisco cruza essas informações e verifica se tudo bate com os impostos declarados.

Por isso, ignorar as obrigações acessórias custa caro. Um cadastro errado, um valor lançado fora do prazo ou uma informação incompleta já gera penalidades. 

Na prática, quem cuida bem dessas obrigações evita multas, mantém o CNPJ regular e ganha mais controle sobre o próprio negócio.

Obrigação principal x Obrigação acessória: qual a diferença?

A diferença entre obrigação principal e obrigações acessórias está na ação exigida pelo governo: a obrigação principal exige pagar imposto, enquanto as obrigações acessórias exigem declarar informações. Em resumo, uma envolve dinheiro e a outra envolve dados. No entanto, ambas geram penalidades quando a empresa falha.

De forma simples, o Fisco cobra o pagamento por meio da obrigação principal. Ao mesmo tempo, ele exige provas desse pagamento por meio das obrigações acessórias. 

Dessa forma, quando os dados não batem, o governo aplica multas mesmo com o imposto pago. Por isso, entender essa diferença evita erros comuns na rotina fiscal.

Para facilitar, pense assim:

• Obrigação principal → pagar imposto
• Obrigações acessórias → declarar informações corretamente

O que é obrigação principal? (pagamento)

A obrigação principal representa o dever de pagar impostos ao governo. Ela surge quando a empresa vende, presta serviços ou obtém receita. Exemplos comuns incluem DAS, ICMS, ISS (ou CBS e IBS, conforme as mudanças da Reforma Tributária) e outros tributos do dia a dia.

Nesse tipo de obrigação, o empreendedor visualiza o risco com facilidade. O boleto chega, o vencimento aparece e o atraso gera juros e multa. Por isso, muitos empresários acreditam que pagar o imposto resolve tudo.

No entanto, o pagamento sozinho não garante regularidade fiscal. Quando a empresa paga o imposto, mas informa dados errados, o problema continua. Esse cenário conecta diretamente a obrigação principal às obrigações acessórias.

O que é obrigação acessória? (declaração)

As obrigações acessórias exigem que a empresa informe ao governo tudo o que fez para chegar ao valor do imposto. Elas incluem declarações, arquivos digitais e relatórios fiscais. Exemplos comuns são PGDAS-D, DEFIS, DCTF e SPED.

Aqui, o risco fica menos visível, porém mais perigoso. A empresa envia informações incorretas sem perceber. Depois, o Fisco cruza os dados e identifica a falha automaticamente.

Por isso, as obrigações acessórias geram muitas multas silenciosas. Quando você organiza cadastros, notas e faturamento desde a origem, você reduz esse risco e mantém o negócio em dia com o Fisco.

Lista de obrigações acessórias por regime tributário

As obrigações acessórias variam conforme o regime tributário da empresa. Cada regime exige declarações específicas para informar ao governo como o negócio calcula e paga seus impostos. Por isso, entender essa lista evita erros comuns e reduz o risco de multas.

Na prática, o regime define quais informações você precisa declarar e com qual frequência. Mesmo empresas pequenas precisam cumprir essas exigências. Quando o empreendedor ignora essa regra, o Fisco identifica falhas com facilidade.

A seguir, veja as principais obrigações acessórias por regime, com foco no que realmente importa. Assim, você entende o essencial sem confusão técnica.

Obrigações acessórias do MEI

No MEI, a principal obrigação acessória é a Declaração Anual do Simples Nacional do MEI (DASN-SIMEI). Ela informa o faturamento do ano anterior. O MEI precisa enviar essa declaração todos os anos, mesmo sem faturamento.

Além disso, o MEI precisa manter o Relatório Mensal de Receitas atualizado. Esse documento organiza as entradas do mês e facilita a declaração anual. Ele não exige envio mensal, porém ajuda no controle.

Quando o MEI ignora essas obrigações acessórias, ele corre risco de multa e bloqueio de benefícios. Por isso, organização simples já evita problemas maiores.

DASN-SIMEI (Declaração Anual) e Relatório Mensal

• DASN-SIMEI: declaração anual obrigatória;
• Relatório Mensal: controle interno de receitas;

Organização básica evita erros futuros.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

No Simples Nacional, a principal obrigação acessória é o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório), entregue mensalmente. Ele informa o faturamento e calcula os impostos do período. 

Além disso, a empresa precisa enviar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), uma declaração anual com dados econômicos.

Essas obrigações mostram ao governo quanto a empresa faturou e como apurou os tributos. Quando o empreendedor erra valores ou prazos, o sistema gera inconsistências automáticas.

Portanto, quem está no Simples precisa atenção redobrada com dados corretos desde a emissão da nota.

Federais: PGDAS-D e DEFIS

• PGDAS-D: apuração mensal do Simples;
• DEFIS: declaração anual de informações;

Erros geram multas mesmo sem imposto em atraso.

Estaduais e Municipais: DeSTDA e Limites

• DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação): declaração do ICMS para alguns estados;
• ISS (Imposto Sobre Serviços): obrigação municipal para serviços;

Limites variam conforme atividade e local.

📖 Saiba mais: Diferença entre MEI e Simples Nacional: entenda qual é o melhor para o seu negócio

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

No Lucro Presumido, a principal obrigação acessória é a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), que informa os impostos apurados e pagos. Além disso, a empresa entrega a EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições), com dados de PIS e Cofins.

Esse regime exige mais controle, pois envolve diferentes tributos federais. Pequenos erros de cadastro já geram divergências nos cruzamentos da Receita.

Por isso, organização fiscal constante faz toda a diferença nesse regime.

Federais: DCTF e EFD-Contribuições

• DCTF: declaração de débitos e créditos;
• EFD-Contribuições: informações de PIS e Cofins.
  

Consistência de dados evita autuações.

Específicas: ICMS (Comércio) e ISS (Serviços)

• Comércio: obrigações ligadas ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• Serviços: obrigações ligadas ao ISS.
  

Exigências mudam conforme estado e município.

Obrigações acessórias do Lucro Real

No Lucro Real, a principal obrigação acessória envolve o Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, com destaque para ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Essas declarações mostram toda a contabilidade e o cálculo do lucro.

Esse regime exige alto nível de detalhamento. A Receita cruza informações contábeis, fiscais e financeiras com rigor. Por isso, qualquer erro gera riscos elevados.

Empresas nesse regime precisam dados organizados desde a origem para manter a conformidade.

SPED Fiscal, ECD e ECF

• ECD: escrituração contábil digital;
• ECF: apuração do lucro e do imposto;
• SPED integra todas as informações.

💡Leia também: Lucro real e presumido: saiba tudo a respeito!

Obrigações Trabalhistas (eSocial e FGTS Digital)

Além do regime tributário, todas as empresas precisam cumprir obrigações acessórias trabalhistas. O eSocial concentra dados de empregados, salários e encargos. O FGTS Digital (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) controla o recolhimento do fundo.

Essas obrigações afetam diretamente a regularidade da empresa. Erros geram multas trabalhistas e fiscais ao mesmo tempo.

Por esse motivo, integração entre folha, financeiro e contabilidade evita problemas e garante mais segurança para o negócio.

📖 Saiba mais: Digitalização do Fisco: como o SPED, eSocial e DFE mudaram o controle tributário

Como a Reforma Tributária afeta as obrigações acessórias a partir de 2026?

A Reforma Tributária afeta as obrigações acessórias a partir de 2026 porque muda a forma como o governo recebe, cruza e valida as informações fiscais das empresas. O foco deixa de ser apenas declarar depois. Ele passa a ser registrar certo desde a venda.

Na prática, o Fisco passa a usar os dados da nota fiscal como base principal de apuração. Isso reduz retrabalho, mas aumenta a responsabilidade sobre cadastro, classificação e valores. Um erro simples passa a gerar efeito imediato.

Para o pequeno empreendedor, a mudança acontece na rotina. Em outras palavras, quem não organiza dados, notas e sistemas sente mais multas e bloqueios durante a transição.

O desafio da transição: administrando dois sistemas simultaneamente

Durante a transição, a empresa precisa cumprir obrigações acessórias antigas e novas ao mesmo tempo. Isso significa seguir regras atuais enquanto aprende regras da Reforma Tributária. Esse período exige atenção redobrada.

Por exemplo, a empresa continua entregando PGDAS-D, DCTF e SPED, mas já precisa adaptar cadastros e notas ao novo modelo. Quando o empreendedor mistura critérios, ele gera divergências entre sistemas.

Para evitar problemas, o negócio precisa:

• Separar períodos antes e depois da transição;
• Conferir regras aplicáveis a cada obrigação;
• Manter histórico organizado de dados e notas.

A chegada do IBS e CBS: novas regras de escrituração digital

A criação do IBS e da CBS muda diretamente a escrituração das obrigações acessórias. Esses tributos exigem informações mais padronizadas e detalhadas nas notas fiscais. O governo passa a cruzar dados com mais rapidez.

Na prática, isso exige cadastro correto de produtos, serviços e naturezas de operação. Quando o empreendedor erra esses dados, o erro aparece na apuração automaticamente. O sistema não “corrige depois”.

Por isso, a empresa precisa ajustar desde já:

• Cadastro de produtos e serviços;
• Classificação fiscal e natureza da operação;
• Integração entre vendas, fiscal e financeiro.

O conceito de “Split Payment” e o fim de algumas declarações acessórias

O Split Payment muda o recolhimento do imposto na prática. O sistema separa o imposto no momento do pagamento da venda e envia direto ao governo. Assim, o empreendedor deixa de calcular parte do imposto depois.

Com isso, algumas obrigações acessórias perdem espaço ou mudam de formato. A declaração manual perde força. O dado correto na origem vira o ponto central da fiscalização.

Nesse cenário, o erro não aparece meses depois. Ele aparece na hora. Por isso, o pequeno empreendedor precisa:

• Utilizar um sistema de gestão atualizado;
• Garantir dados corretos na emissão da nota;
• Evitar ajustes manuais posteriores;
• Usar sistemas preparados para essa lógica.

Tabela de prazos: calendário fiscal das obrigações

O calendário fiscal organiza os prazos das obrigações acessórias e mostra quando a empresa precisa declarar informações ao governo. Em síntese, ele separa o que vence todo mês do que exige entrega anual. Quando o empreendedor acompanha esse calendário, ele evita atrasos e multas automáticas.

Na prática, cada obrigação tem uma data específica. Algumas vencem sempre no mesmo período do mês. Outras exigem atenção uma vez por ano. 

Por essa razão, o controle de prazos faz parte da gestão básica de qualquer negócio, mesmo os pequenos.

Abaixo, você encontra um modelo simples de tabela de prazos, que ajuda a visualizar as principais obrigações acessórias. Use esse formato como referência para organizar sua rotina fiscal.

*Os prazos e impactos podem variar conforme regulamentações complementares da Reforma Tributária.

Obrigações mensais (vencimentos recorrentes)

As obrigações acessórias mensais exigem atenção constante. Elas acompanham o dia a dia do negócio e registram faturamento, impostos e folha de pagamento. 

Quando a empresa atrasa essas entregas, o sistema do governo identifica o erro rapidamente.

Entre os exemplos mais comuns, entram PGDAS-D, DCTF e eventos do eSocial. Todas elas dependem de dados corretos desde a emissão da nota fiscal. Por isso, pequenos erros se repetem todos os meses quando ninguém corrige a origem da informação.

Para facilitar o controle, o empreendedor pode criar uma rotina fixa. Por exemplo:

• Fechar o faturamento sempre no mesmo dia;
• Conferir notas e cadastros antes da declaração;
• Enviar informações ao contador com antecedência.

Obrigações anuais (entregas pontuais)

As obrigações acessórias anuais concentram informações do ano inteiro. Elas exigem mais cuidado, pois qualquer erro acumulado aparece de uma vez. Exemplos comuns incluem DASN-SIMEI, DEFIS, ECD e ECF.

Muitos empreendedores deixam essas entregas para a última hora. Esse hábito aumenta o risco de inconsistências e multas altas. 

Dessa forma, o ideal é organizar os dados ao longo do ano, e não apenas no prazo final.

Algumas boas práticas que ajudam bastante são:

• Manter relatórios mensais organizados;
• Conferir faturamento acumulado com frequência;
• Revisar dados antes do envio anual.

Assim, as obrigações acessórias deixam de ser um problema e passam a fazer parte do controle do negócio.

Erros comuns: onde os empreendedores perdem dinheiro?

Os empreendedores perdem dinheiro nas obrigações acessórias quando erram informações básicas, confundem conceitos fiscais e trabalham sem integração entre áreas. 

Esses erros parecem pequenos no dia a dia. No entanto, eles geram multas automáticas quando o Fisco cruza os dados.

Na prática, o problema não nasce no imposto. Ele começa no cadastro, na nota fiscal e na forma de registrar receitas e despesas. Por isso, entender esses erros ajuda a evitar prejuízos silenciosos.

A seguir, veja os erros mais comuns que afetam micro e pequenos negócios e aprenda como identificá-los na rotina.

Erro na origem do dado (NCM e Cadastro)

Errar na origem do dado acontece quando a empresa cadastra produtos ou serviços de forma incorreta. O erro no NCM, na descrição ou na alíquota gera informações fiscais erradas desde a nota fiscal. Depois disso, todas as obrigações acessórias saem com problema.

Muitos empreendedores copiam cadastros antigos ou usam códigos genéricos. Esse hábito parece prático, porém cria inconsistências graves. O Fisco identifica essas falhas com facilidade nos cruzamentos automáticos.

Para evitar esse erro, você precisa:

• Revisar cadastros com atenção;
• Conferir NCM e classificação fiscal;
• Padronizar informações desde a primeira venda.

Confusão entre Regime de Caixa e Regime de Competência

Confundir regime de caixa com regime de competência gera erros frequentes nas obrigações acessórias. No caixa, você registra quando recebe ou paga. Na competência, você registra quando a venda ou despesa acontece.

Muitos empreendedores misturam os dois sem perceber. Eles registram a venda quando recebem, mas declaram como se fosse competência. Esse erro distorce faturamento e impostos.

Para simplificar:

• Caixa → considera o dinheiro que entra
• Competência → considera o momento da venda

Escolher o critério certo evita divergências e multas.

Falta de integração Fiscal e Contábil

Ignorar a integração entre fiscal e contábil cria falhas de comunicação: o financeiro registra um valor; o fiscal declara outro; a contabilidade recebe dados incompletos. Esse cenário gera erros em cadeia.

Muitos negócios dependem de planilhas soltas e trocas manuais. Esse modelo aumenta o risco de informação errada e atraso nas entregas. Além disso, ele dificulta a conferência dos dados.

Quando você integra vendas, financeiro e contabilidade, você:

• Reduz retrabalho;
• Evita erros de digitação;
• Garante consistência nas obrigações acessórias.

Assim, a empresa ganha controle e reduz perdas desnecessárias.

💡Leia também: Checklist contábil para se preparar para a Reforma Tributária em 2026

Como evitar multas e organizar a gestão fiscal

Você evita multas e organiza a gestão fiscal quando controla as obrigações acessórias desde a origem da informação. Em outras palavras, você precisa organizar dados, prazos e rotinas antes do envio ao governo. Assim, você reduz erros e ganha previsibilidade.

Na prática, a organização fiscal começa no dia a dia do negócio. Quando você registra vendas corretamente, confere cadastros e acompanha prazos, você diminui riscos. Além disso, você facilita o trabalho do contador.

Para ajudar, siga três ações simples:

• Organize documentos e informações;
• Centralize dados fiscais e financeiros;
• Automatize rotinas sempre que possível.

Organização de processos e documentos

Organize processos e documentos para evitar erros nas obrigações acessórias. Você precisa definir onde guardar notas fiscais, comprovantes e relatórios. Dessa forma, você encontra tudo com rapidez.

Além disso, crie uma rotina fixa de conferência. Por exemplo, revise faturamento toda semana e feche o mês sempre no mesmo dia. Esse hábito simples evita acúmulo de erros.

Para facilitar, aplique boas práticas:

• Separe finanças pessoais das da empresa;
• Padronize cadastros de produtos e serviços;
• Guarde documentos em pastas organizadas.

O papel do ERP na automação das obrigações

Use um sistema de gestão (ERP) para automatizar as obrigações acessórias e reduzir falhas manuais. O sistema registra vendas, organiza dados fiscais e gera informações consistentes. Assim, você diminui retrabalho e erros de digitação.

Para além, o ERP integra vendas, financeiro e contabilidade. Essa integração garante que todos trabalhem com os mesmos números. Como resultado, as declarações saem mais corretas.

Com a automação, você ganha benefícios claros:

• Controle de prazos e rotinas;
• Dados fiscais mais confiáveis;
• Mais tempo para cuidar do crescimento do negócio.
  

Com um ERP completo como o GestãoClick também é possível emitir notas fiscais com auxílio de Inteligência Artificial (IA). A IA ajuda a corrigir erros e inconsistências nos dados antes das notas serem enviadas para a SEFAZ, reduzindo retrabalho e risco de multas.

Quando você organiza processos e usa tecnologia, a gestão fiscal deixa de ser um problema e vira apoio para decisões melhores.

Conclusão: compliance fiscal gera lucro, não apenas custo

Compliance fiscal gera lucro porque organiza as obrigações acessórias e transforma dados em controle. Ou seja, quando a empresa cumpre prazos, declara informações corretas e evita multas, ela protege o caixa e ganha previsibilidade. Assim, o dinheiro deixa de “escapar” por erros simples.

Além disso, a organização fiscal melhora a gestão do negócio. O empreendedor entende faturamento, custos e resultados com mais clareza. Como consequência, ele toma decisões melhores, negocia com mais segurança e planeja o crescimento com menos riscos.

Por fim, enxergue as obrigações acessórias como parte da gestão, e não como burocracia. Quando você organiza processos e usa tecnologia, você reduz erros, ganha tempo e fortalece o negócio. Esse cuidado diário constrói um caminho mais seguro e lucrativo para a empresa.