Obrigações fiscais e contábeis das empresas: guia completo e atualizado [2026]

A partir de 2026, o cenário fiscal das empresas brasileiras entra em uma nova fase. Milhões de negócios precisam se adaptar às mudanças trazidas pela Reforma Tributária, que simplifica a estrutura de impostos ao substituir cinco tributos por dois: IBS e CBS. Essa transição exige mais atenção, organização e cuidado com informações fiscais e contábeis.

Ao mesmo tempo, o descuido com as obrigações acessórias passa a pesar no bolso. Empresas enquadradas no Lucro Real e no Lucro Presumido podem sofrer multas mensais que chegam a R$ 1.500 apenas por falhas no envio de declarações.

Esse dado mostra um ponto importante: cumprir obrigações fiscais e contábeis deixou de ser apenas uma formalidade. 

Hoje, esse cuidado faz parte da gestão do negócio e influencia diretamente a segurança, a regularidade e a capacidade de crescimento da empresa.

Neste artigo, detalhamos as obrigações fiscais e contábeis das empresas brasileiras de forma prática e simples para que você, empreendedor, entenda melhor seus deveres e pare de correr riscos.

Aproveite a leitura!

O que são obrigações fiscais e contábeis (e por que toda empresa precisa entendê-las)?

Quando alguém abre uma empresa, surgem algumas responsabilidades que vão além de vender e receber dinheiro. Entre elas estão as obrigações fiscais e contábeis. Elas mostram ao governo o que a empresa faz e como ela movimenta o próprio dinheiro.

Essas obrigações existem para organizar a vida da empresa. Elas ajudam o governo a acompanhar impostos e ajudam o empreendedor a entender a saúde do negócio. Sem esse controle, a empresa cresce no escuro.

Por isso, mesmo quem é pequeno precisa entender o básico. Não para virar especialista, mas para não depender da sorte.

Obrigações fiscais x obrigações contábeis: qual é a diferença?

As obrigações fiscais cuidam da parte dos impostos e das informações enviadas ao governo. Elas dizem quanto a empresa deve pagar e o que precisa declarar.

Já as obrigações contábeis organizam o dia a dia financeiro. Elas registram entradas, saídas, contas pagas e valores recebidos. Esses registros mostram se a empresa teve lucro ou prejuízo.

Quando esses dois lados não conversam, surgem erros. E erro simples costuma virar problema grande.

Obrigações principais e acessórias: pagando o imposto x comprovando ao Fisco

Aqui vale pensar de forma prática: pagar o imposto resolve uma parte do problema. Informar corretamente resolve a outra.

A obrigação principal envolve o pagamento. A obrigação acessória envolve a entrega de informações. Uma não substitui a outra.

Se a empresa paga, mas não informa, o governo estranha. Se informa, mas paga errado, o problema aparece do mesmo jeito.

Por que ignorar essas obrigações coloca a empresa em risco?

Quando a empresa deixa essas obrigações de lado, ela perde controle. O governo cruza dados com frequência. Qualquer diferença chama atenção.

Isso pode gerar multa, cobrança indevida e dor de cabeça. Muitas empresas entram na malha fina por falta de organização, não por má-fé.

Quem entende o básico se protege melhor. E quem se organiza cedo evita problemas lá na frente.

Como funciona o sistema tributário brasileiro?

O sistema tributário brasileiro organiza a forma como o governo cobra impostos das empresas. Ele define quanto pagar, quando pagar e o que informar. Cada empresa entra em um conjunto de regras específicas, de acordo com seu perfil.

Por isso, duas empresas que vendem coisas parecidas podem ter rotinas bem diferentes. Afinal, o sistema leva em conta o tamanho do negócio, o faturamento e o tipo de atividade. Esse conjunto de fatores define as obrigações do dia a dia.

Entender essa lógica ajuda o empreendedor a saber o que esperar. Assim, ele evita surpresas e consegue se organizar melhor.

O que define as obrigações da sua empresa?

As obrigações da empresa não surgem por acaso. O próprio cadastro do negócio define boa parte delas desde o início.

Em geral, estes pontos influenciam diretamente:

• o regime tributário escolhido;
• o faturamento anual;
• a atividade exercida;
• o porte da empresa.

Nesse sentido, quando a empresa cresce ou muda de atividade, essas regras também podem mudar. Por isso, revisar essas informações com frequência evita erros e desencontro de dados.

Regimes tributários no Brasil e o impacto na rotina do negócio

O regime tributário define como a empresa paga impostos e como organiza sua rotina fiscal. Cada regime traz um nível diferente de controle e de complexidade.

Quanto mais simples o regime, mais simples costuma ser a rotina. Quanto mais complexo, maior a exigência de organização.

Simples Nacional

O Simples Nacional atende micro e pequenas empresas. Ele reúne vários impostos em uma única guia mensal, o que facilita o pagamento e reduz a burocracia.

Mesmo assim, o Simples não elimina obrigações. Ou seja, a empresa precisa emitir notas, controlar faturamento e informar dados corretamente. Muitos problemas surgem quando o empreendedor acredita que o Simples dispensa esse controle.

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, o governo estima o lucro da empresa com base na atividade exercida. A partir dessa estimativa, ele calcula os impostos.

Em síntese, esse regime exige mais atenção. A empresa precisa manter registros mais organizados, acompanhar impostos separadamente e cumprir mais entregas periódicas. Aqui, a falta de controle costuma gerar erros com mais facilidade.

Lucro Real

Já o Lucro Real cobra imposto com base no lucro real da empresa. Ou seja, tudo depende dos números corretos do negócio.

Esse regime exige controle rigoroso. A empresa precisa registrar receitas, despesas e resultados com precisão. Qualquer falha gera inconsistência e risco de autuação. Por esse motivo, organização deixa de ser opção e vira necessidade.

Guia prático de obrigações fiscais e contábeis por tipo de empresa

Cada tipo de empresa possui uma rotina diferente de obrigações fiscais e contábeis. Por essa razão, entender o que se aplica ao seu caso evita confusão, erro e perda de tempo.

A seguir, você encontra um guia prático, organizado por perfil de empresa, para facilitar a leitura e ajudar você a se localizar rapidamente.

Obrigações do MEI

O MEI possui a rotina mais simples entre os tipos de empresa. Ainda assim, isso não significa ausência de obrigações. Muitos problemas surgem justamente porque o microempreendedor acredita que “MEI não precisa se preocupar com isso”.

Obrigações fiscais do MEI

Embora as obrigações fiscais do MEI sejam poucas, elas são bastante importantes. Entre as principais estão:

• pagamento mensal do DAS;
• declaração anual do faturamento;
• emissão de nota fiscal, quando vende para empresas.

Enquanto o MEI mantém essas obrigações em dia, ele preserva seu CNPJ regular e evita multas simples, porém recorrentes.

Obrigações contábeis do MEI

O MEI não precisa entregar demonstrações contábeis formais. Mesmo assim, ele precisa manter controle básico do dinheiro que entra e sai.

Na prática, isso inclui:

• registrar receitas;
• separar gastos pessoais dos gastos do negócio;
• acompanhar o limite de faturamento.

Esse controle evita desenquadramento inesperado e sustos no futuro.

Principais erros que levam o MEI à irregularidade

Os erros mais comuns do MEI geralmente não envolvem má-fé. Eles surgem por falta de informação.

Os principais são:

• não pagar o DAS mensal;
• ultrapassar o limite de faturamento;
• não entregar a declaração anual
• misturar totalmente finanças pessoais e empresariais.

Quando isso acontece, o MEI perde benefícios e pode ter o CNPJ suspenso.

Obrigações das empresas do Simples Nacional

Por outro lado, as empresas do Simples Nacional possuem mais obrigações do que o MEI. No entanto, elas ainda contam com uma rotina simplificada em comparação a outros regimes.

Mesmo assim, o Simples não elimina responsabilidades.

Obrigações fiscais no Simples Nacional

No Simples Nacional, a empresa precisa:

• apurar e pagar o DAS mensalmente;
• emitir notas fiscais corretamente;
• controlar o faturamento para não ultrapassar o limite do regime.

Qualquer erro nesses pontos pode gerar cobrança retroativa de impostos.

Obrigações acessórias mais comuns

Além do pagamento, o Simples exige o envio de algumas informações. Entre as mais comuns estão:

• declarações periódicas;
• informações fiscais solicitadas pelos fiscos;
• relatórios de faturamento e movimentação.

Mesmo quando o imposto está pago, a falta dessas informações gera penalidades.

Obrigações contábeis (o que é exigido mesmo quando há contador)

Mesmo com a ajuda do contador, a empresa do Simples precisa manter:

• organização financeira básica;
• registros de receitas e despesas;
• documentos fiscais guardados.

O contador depende desses dados. Quando a empresa não organiza as informações, o risco de erro aumenta.

Obrigações das empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real

Esses regimes, Lucro Presumido e Lucro Real, exigem nível alto de controle e disciplina. Aqui, a organização deixa de ser recomendação e vira regra.

Qualquer falha tende a aparecer rapidamente.

Por que o Lucro Presumido e Lucro Real exigem mais controle?

Nesses regimes, os impostos não ficam concentrados em uma única guia. A empresa precisa acompanhar vários tributos e prazos diferentes.

Além disso:

• o governo cruza dados com mais frequência;
• as fiscalizações costumam ser mais detalhadas;
• erros simples geram autuações relevantes.

Principais obrigações fiscais e acessórias

Empresas nesses regimes precisam lidar com:

• apuração periódica de impostos;
• entrega de declarações fiscais específicas;
• envio de informações digitais ao Fisco.

Aqui, atraso ou erro costuma gerar multa automática.

Obrigações contábeis obrigatórias por lei

No Lucro Presumido e no Lucro Real, a contabilidade deixa de ser opcional. A lei exige:

• escrituração contábil regular;
• demonstrações financeiras;
• registros consistentes de todas as operações.

Esses documentos comprovam a realidade da empresa. Sem eles, a defesa em uma fiscalização se torna muito difícil.

Glossário das principais obrigações e siglas fiscais e contábeis

No dia a dia de uma empresa, surgem várias siglas fiscais e contábeis. Elas fazem parte do dia a dia de quem precisa informar dados ao governo. 

Pensando na realidade de milhares de empreendedores brasileiros, o objetivo deste glossário não é transformar você em especialista, mas ajudar a entender o papel de cada obrigação, sem complicação.

DCTF / DCTFWeb

A DCTF é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. A DCTFWeb é a versão digital integrada aos sistemas mais recentes do governo. Ambas servem para informar quais tributos federais a empresa apurou e deve pagar.

Na prática, essas declarações mostram ao governo os valores de impostos já calculados. O sistema cruza essas informações com pagamentos e outros dados fiscais. Quando algo não bate, a cobrança aparece rapidamente.

DEFIS

Já DEFIS significa Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela se aplica às empresas do Simples Nacional e funciona como um resumo anual do negócio.

Nessa declaração, a empresa informa faturamento, dados cadastrais e distribuição de lucros. Mesmo quando não há imposto a pagar, a entrega continua obrigatória. Sem a DEFIS, o CNPJ fica irregular.

DIRF

A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) informa ao governo os valores que a empresa pagou ou reteve de pessoas físicas e jurídicas.

Esses dados ajudam o Fisco a conferir se o imposto de renda de quem recebeu o dinheiro está correto. Quando a empresa erra, o problema afeta tanto quem paga quanto quem recebe.

ECD

ECD significa Escrituração Contábil Digital. Ela reúne os registros contábeis da empresa em formato eletrônico.

Por meio da ECD, o governo consegue visualizar como a empresa registrou receitas, despesas e movimentações financeiras. Quando esses registros não refletem a realidade do negócio, o risco de fiscalização aumenta.

ECF

A ECF é a Escrituração Contábil Fiscal. Ela mostra como a empresa chegou ao cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social.

Essa obrigação conecta a contabilidade com os valores de impostos apurados. Por isso, qualquer divergência entre números contábeis e fiscais aparece com facilidade.

EFD

A EFD (Escrituração Fiscal Digital) concentra informações fiscais da empresa, como operações e notas fiscais, em formato eletrônico.

O governo usa a EFD para cruzar dados com outros sistemas. Quando a empresa não envia ou envia informações erradas, a penalidade costuma surgir de forma automática.

eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele reúne informações relacionadas aos funcionários da empresa.

Nesse sistema, a empresa informa admissões, demissões, folha de pagamento e encargos. Qualquer atraso ou erro impacta diretamente a regularidade trabalhista e previdenciária.

PGDAS-D

PGDAS-D significa Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório. Ele serve para calcular o valor do imposto mensal das empresas do Simples Nacional.

A empresa informa o faturamento e a atividade exercida. Com base nesses dados, o sistema gera o valor do DAS. Informações erradas resultam em imposto calculado de forma incorreta.

SPED

Por fim, o SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital. Ele funciona como uma grande base de dados que reúne informações fiscais e contábeis das empresas.

Por meio do SPED, o governo cruza declarações, notas fiscais e registros contábeis. Quanto menor a organização da empresa, maior a chance de inconsistência aparecer.

Qual o impacto da Reforma Tributária nas obrigações fiscais e contábeis das empresas?

A Reforma Tributária muda o jeito como o governo cobra impostos e muda, principalmente, o nível de exigência sobre as empresas. 

Na prática, alguns tributos ficam mais simples, mas a cobrança por organização e coerência dos dados aumenta.

Com isso, as obrigações fiscais e contábeis deixam de ser apenas burocracia e passam a funcionar como um filtro. Quem mantém registros corretos atravessa a mudança com menos impacto. Quem vive no improviso fica mais exposto a erros, multas e questionamentos.

Por esse motivo, entender o que muda agora não é excesso de zelo. É uma forma de proteção para o negócio antes que os problemas apareçam.

O que muda na prática para o empreendedor?

Na prática, a Reforma aumenta o cruzamento automático de informações. O governo passa a comparar dados de notas fiscais, pagamentos, declarações e registros contábeis com mais frequência.

Com isso:

• erros simples ficam mais visíveis;
• informações desencontradas chamam atenção rapidamente;
• correções feitas “depois” ficam mais difíceis.

O empreendedor não precisa aprender novas siglas agora, mas precisa cuidar melhor da base do negócio, que envolve registros corretos e informações alinhadas.

Novos cuidados com organização fiscal e contábil

Com a Reforma, organização deixa de ser apenas boa prática. Ela vira proteção contra problemas futuros.

Alguns cuidados ganham mais importância:

• registrar corretamente receitas e despesas;
• manter notas fiscais emitidas sem erro;
• alinhar informações financeiras com as declarações enviadas;
• guardar documentos de forma organizada.

Quando esses pontos funcionam bem, as obrigações fluem. Quando falham, o risco cresce.

Por que a desorganização tende a gerar mais riscos a partir da Reforma?

A Reforma reduz etapas manuais e aumenta o uso de sistemas digitais. Isso diminui a tolerância a erro.

Antes, muitos problemas passavam despercebidos por falta de cruzamento de dados. Agora, o próprio sistema identifica diferenças automaticamente.

Empresas desorganizadas:

• erram mais;
• corrigem menos;
• pagam mais multas.

Já quem se organiza cedo enfrenta menos sustos e ganha mais segurança para crescer.

💡 Leia também: Reforma Tributária e digitalização fiscal: o papel da tecnologia na conformidade

O que acontece quando a empresa não cumpre suas obrigações?

Quando uma empresa deixa de cumprir suas obrigações, os problemas não aparecem de uma vez. Eles surgem aos poucos, quase sempre de forma silenciosa. Quando o empreendedor percebe, o impacto já virou custo, bloqueio ou dor de cabeça.

O descumprimento das obrigações fiscais e contábeis não depende de má-fé. Na maioria dos casos, ele nasce da desorganização, da falta de controle ou da falsa sensação de que “depois dá para ajustar”.

Multas e juros

O primeiro impacto costuma ser financeiro. Atrasos, erros ou omissões geram multas automáticas e juros acumulados.

Mesmo valores pequenos, quando somados ao longo do tempo, viram um peso difícil de resolver. Muitas empresas entram em dívida não por imposto alto, mas por reincidência de erro simples.

Além disso, quanto mais tempo passa, maior fica o custo para regularizar.

Malha fina

Cair na malha fina não acontece só com pessoas físicas. Empresas também entram nesse processo quando o governo encontra informações inconsistentes.

Isso ocorre quando:

• o que a empresa declara não bate com o que ela paga;
• as notas fiscais não conversam com os registros internos;
• os dados enviados em sistemas diferentes não coincidem.

Dessa forma, quando a empresa cai na malha fina, ela perde tempo, precisa corrigir informações e pode enfrentar fiscalizações mais detalhadas.

Impedimentos legais e financeiros

Com pendências fiscais ou contábeis, a empresa enfrenta bloqueios importantes. Ela pode:

• ficar sem certidões negativas;
• ter dificuldades para emitir notas fiscais;
• enfrentar restrições cadastrais.

Esses impedimentos travam a operação. Muitas vezes, a empresa até vende, mas não consegue faturar ou formalizar contratos.

Risco para crescimento, crédito e regularização da empresa

Empresas irregulares encontram barreiras para crescer. Bancos, investidores e parceiros analisam a situação fiscal antes de liberar crédito ou fechar negócios.

Sem organização, a empresa:

• perde acesso a financiamentos;
• não participa de licitações;
• enfrenta dificuldade para mudar de regime ou regularizar a situação.

No fim, o problema deixa de ser só fiscal. Ele vira um limite real para o crescimento do negócio.

Como evitar erros fiscais e contábeis no dia a dia da empresa?

Evitar erros fiscais e contábeis não exige conhecimento avançado. Exige rotina, organização e atenção ao básico. A maioria dos problemas surge a partir de falhas simples que se repetem no dia a dia.

Com processos claros, a empresa reduz riscos, ganha tempo e mantém as informações alinhadas. Esse cuidado facilita o cumprimento das obrigações e traz mais tranquilidade para o empreendedor.

Organização financeira como base da conformidade

Toda conformidade começa pelo financeiro. Sem organização, a empresa perde o controle e passa a informar dados incorretos.

Organização financeira significa:

• saber quanto entra;
• saber quanto sai;
• entender a origem e o destino do dinheiro.

Esse entendimento cria uma base sólida para todas as obrigações fiscais e contábeis.

Controle de entradas e saídas

O registro das entradas e saídas no momento correto evita esquecimentos e distorções.

Esse controle precisa incluir:

• vendas realizadas;
• pagamentos efetuados;
• despesas fixas e variáveis.

O hábito de adiar registros leva a erros, pois a memória falha e os números deixam de refletir a realidade.

Classificação correta das movimentações

Registrar valores não basta. A empresa precisa classificar corretamente cada movimentação.

Essa classificação separa:

• vendas;
• custos;
• despesas;
• retiradas dos sócios.

Uma classificação incorreta compromete relatórios, análises e o cálculo de impostos.

Importância da conciliação bancária

A conciliação bancária compara os registros internos com o extrato do banco.

Esse processo permite:

• identificar cobranças indevidas;
• localizar lançamentos esquecidos;
• evitar diferenças entre caixa e banco.

Em resumo, a conciliação frequente antecipa correções e reduz o risco de inconsistências maiores.

Como um sistema de gestão ajuda uma empresa a manter as obrigações em dia?

Manter as obrigações em dia exige organização constante. Fazer isso apenas com anotações soltas, planilhas isoladas ou memória aumenta o risco de erro. Um sistema de gestão entra exatamente para organizar, integrar e dar visão clara do negócio.

Ele não substitui o contador, nem resolve tudo sozinho. Ele cria a base correta para que informações financeiras, fiscais e contábeis façam sentido e sigam alinhadas.

Centralização das informações fiscais, financeiras e contábeis

Um dos maiores problemas das empresas pequenas é a informação espalhada. Parte fica no banco, parte em planilhas e parte em anotações informais.

O sistema de gestão centraliza tudo em um só lugar:

• vendas;
• despesas;
• notas fiscais;
• dados financeiros.

Com tudo integrado, a empresa evita retrabalho e reduz divergências entre números.

Redução de erros manuais

Lançamentos feitos à mão aumentam a chance de erro. Digitação incorreta, esquecimento de registro ou duplicidade costumam aparecer com frequência.

O sistema automatiza tarefas repetitivas e reduz a dependência de controles manuais. Isso diminui falhas simples que, no futuro, viram multas ou inconsistências fiscais.

Apoio ao contador

O contador depende da qualidade das informações recebidas. Dados incompletos ou confusos dificultam o trabalho e aumentam o risco de erro.

Com um sistema de gestão, o contador acessa:

• dados organizados;
• registros padronizados;
• histórico confiável.

Esse apoio melhora a comunicação, agiliza entregas e aumenta a segurança das informações enviadas ao governo.

Mais previsibilidade e segurança para o gestor

Um bom sistema oferece visão clara da situação da empresa. O gestor acompanha números, entende resultados e toma decisões com mais confiança.

Essa previsibilidade reduz surpresas desagradáveis e fortalece o controle do negócio. A empresa deixa de reagir a problemas e passa a se antecipar a eles.

Conclusão: cumprir obrigações fiscais e contábeis é proteger o futuro da empresa

Cumprir obrigações fiscais e contábeis não representa apenas atender exigências do governo. Esse cuidado protege o negócio, organiza a gestão e evita problemas que travam o crescimento.

Empresas que mantêm registros claros, informações alinhadas e rotinas organizadas enfrentam menos riscos. Em outras palavras, elas ganham previsibilidade, tomam decisões melhores e atravessam mudanças no sistema tributário com mais segurança.

No fim, organização não gera custo. Ela gera estabilidade. E estabilidade sustenta o futuro da empresa.