A Reforma Tributária representa uma das maiores mudanças estruturais já enfrentadas pelo sistema fiscal brasileiro.
Para empresas e contadores, o maior desafio não está apenas na criação do IBS, mas na convivência simultânea entre ICMS e IBS durante o período de transição.
Durante os próximos anos, negócios de todos os portes, precisarão operar com dois modelos de tributação do consumo, com regras distintas de cálculo, apuração, crédito e destaque em nota fiscal.
Nesse cenário, o erro não será exceção, será risco constante. Erros de classificação, de cálculo ou de destaque podem gerar autuação, perda de crédito tributário e retrabalho contábil.
Por isso, compreender a lógica de cada imposto e investir em tecnologia fiscal, como ERP e emissor de nota fiscal, deixa de ser opcional e passa a ser estratégico para a sobrevivência das empresas.
ICMS: características atuais e regras de apuração
O ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, é um tributo estadual que incide sobre a circulação de mercadorias, transporte interestadual e intermunicipal e serviços de comunicação. É, historicamente, um dos impostos mais complexos do Brasil.
Essa complexidade não está apenas na alíquota, mas na combinação de legislação estadual, regimes especiais, benefícios fiscais e obrigações acessórias.
Durante o período de transição da Reforma Tributária, o ICMS continuará existindo, convivendo com o IBS, o que torna essencial compreender suas regras atuais para evitar erros de cálculo, apuração e escrituração.
O ICMS é marcado por uma estrutura fragmentada e descentralizada. Cada estado possui legislação própria, com regras específicas sobre:
- Alíquotas internas
- Benefícios fiscais
- Regimes especiais
- Prazos de recolhimento
- Formas de crédito
Isso faz com que empresas que operam em mais de um estado enfrentem alto custo de conformidade.
Esse cenário ajuda a explicar por que a Reforma Tributária propõe a substituição gradual do ICMS pelo IBS.
Leia também: “IBS: entenda o substituto do ICMS e ISS”
Base de cálculo, alíquotas estaduais e regimes específicos
A base de cálculo do ICMS é o valor da operação ou prestação de serviço, que inclui o valor do produto ou serviço, mas pode ser ajustada por diversos fatores.
Ou seja, a base de cálculo vai determinar quanto de ICMS a empresa deverá pagar sobre a operação realizada.
A base de cálculo do ICMS engloba:
- Valor do produto ou serviço: Este é o valor do item ou serviço sendo comercializado.
- Frete, seguro e outras despesas acessórias: Se o frete ou qualquer outra despesa for cobrada da empresa e não for opcional para o cliente (ou seja, ele é necessário para a entrega), ele também faz parte da base de cálculo do ICMS.
- Despesas incidentes sobre a mercadoria: Se houver algum custo adicional, como embalagens, impostos sobre a circulação de mercadorias ou outros, ele pode ser incluído na base de cálculo.
No entanto, é importante destacar que, em algumas situações específicas, a base de cálculo pode ser reduzida, como nos casos de isenção ou redução de base que alguns estados oferecem para determinados produtos ou operações.
A variação de alíquotas é uma das características mais complexas do ICMS. As alíquotas do ICMS podem variar dependendo de três fatores principais:
- Tipo de mercadoria ou serviço: Produtos essenciais, como alimentos básicos, muitas vezes têm alíquotas menores, enquanto produtos considerados de luxo ou supérfluos têm alíquotas mais altas.
- Destino da operação: A alíquota varia se a venda é realizada dentro do estado (interna) ou para outro estado (interestadual). As alíquotas para vendas interestaduais são fixadas em porcentagens menores, como 7% ou 12%, e a diferença entre a alíquota interna e interestadual pode ser paga pelo DIFAL (Diferencial de Alíquota), o que gera uma complexidade adicional.
- Região do Brasil: A alíquota interna pode variar ainda entre os estados. Por exemplo, em São Paulo, a alíquota do ICMS para a maioria das mercadorias é de 18%, mas em estados como o Amazonas, ela pode ser de 17% ou 25% para produtos específicos.
Além da alíquota e da base de cálculo, o ICMS pode ser sujeito a regimes específicos, que mudam a forma de apuração e recolhimento do imposto. Alguns dos principais regimes que impactam o ICMS:
- Substituição Tributária (ICMS-ST)
- DIFAL (Diferencial de Alíquota)
- Reduções de base e incentivos regionais
Isso exige cadastros extremamente bem parametrizados, sob risco de recolher imposto incorretamente.
Confira depois: Mudanças no cálculo do ICMS para PIS e COFINS
Crédito e débito no modelo atual do ICMS
O ICMS é apurado, atualmente, pelo sistema de crédito e débito, seguindo o princípio da não cumulatividade previsto na Constituição.
Na prática, a empresa debita ICMS nas vendas e credita ICMS nas compras, recolhendo apenas a diferença ao estado.
Esse modelo busca evitar a cobrança em cascata, mas funciona de forma limitada.
O débito de ICMS ocorre sempre que a empresa realiza uma operação tributada, como a venda de mercadorias ou determinados serviços.
O valor do débito depende de:
- Base de cálculo do ICMS
- Alíquota estadual ou interestadual
- Tipo de operação (interna ou interestadual)
- Regime tributário da empresa
Erro no destaque do débito na nota fiscal eletrônica (NF-e) pode gerar rejeição, diferença de imposto ou autuação fiscal.
O crédito de ICMS é apropriado quando a empresa adquire mercadorias ou serviços tributados, desde que a legislação permita o aproveitamento.
No entanto, nem toda compra gera crédito.
Existem restrições conforme:
- Tipo de insumo
- Finalidade da mercadoria
- Regime tributário
- Legislação estadual
Créditos indevidos ou mal registrados podem resultar em glosa de crédito ー o cancelamento de créditos indevidos pelo Fisco ー, aumentando o custo tributário da empresa.
Saiba mais detalhes sobre: Débito Tributário: o que é e como são cobrados
IBS: o novo imposto sobre bens e serviços
O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) surge com a proposta de simplificar a tributação do consumo, substituindo gradualmente o ICMS e o ISS.
Mas ele não é apenas “um novo imposto”. Ele traz uma nova lógica de tributação.
Alíquota única
O IBS terá uma alíquota uniforme, definida nacionalmente.
Isso elimina:
- A guerra fiscal entre estados
- A multiplicidade de alíquotas para o mesmo produto
- Grande parte das exceções estaduais
Para empresas, isso significa menos variação de regras, mas mais dependência de sistemas corretamente configurados.
Tributação no destino
Um dos pilares do IBS é a tributação no destino.
Ou seja:
- O imposto pertence ao local onde ocorre o consumo
- Não mais ao estado de origem da mercadoria
Isso exige atenção máxima aos dados cadastrais do cliente, como endereço, município e UF.
Erro de cadastro passa a ser erro fiscal direto.
Não cumulatividade plena
Diferente do ICMS, o IBS prevê não cumulatividade plena.
Isso significa que:
- Toda aquisição gera crédito
- Não há restrição por tipo de insumo
- O crédito acompanha a cadeia
Esse modelo reduz distorções, mas aumenta a importância da nota fiscal correta.
Nota errada significa crédito perdido.
Diferenças estruturais em relação ao ICMS
De forma resumida:
- ICMS: regras estaduais, alíquotas variadas, crédito limitado
- IBS: regra nacional, tributação no destino, crédito amplo
Durante a transição, as empresas precisarão dominar os dois sistemas simultaneamente.
Veja também: Modelo de nota fiscal com IBS, CBS e IS: como fica a nota a partir de 2026
Como será a convivência entre ICMS e IBS durante a transição
A Reforma Tributária não elimina o ICMS de forma imediata.
Haverá um período prolongado de convivência, exigindo adaptação operacional e tecnológica.
Período 2026–2033: alíquotas parciais e curva de substituição
O cronograma prevê:
- 2026: início do IBS em caráter parcial
- 2027 a 2032: aumento progressivo do IBS e redução do ICMS
- 2033: extinção definitiva do ICMS
Durante todo esse período:
- ICMS e IBS coexistem
- Ambos devem ser calculados e destacados
- As obrigações acessórias aumentam
Para mais detalhes sobre o cronograma leia: “Reforma Tributária 2026: cronograma tributário e o que você precisa saber ainda este ano”
Como calcular operações com dois sistemas simultâneos?
Durante o período de transição da Reforma Tributária, empresas precisarão calcular ICMS e IBS ao mesmo tempo em uma mesma operação.
Esse cenário exige duplo controle fiscal, com regras diferentes de base de cálculo, alíquota, crédito e destaque em nota fiscal.
Sem processos bem definidos e apoio tecnológico, o risco de erro aumenta significativamente.
O primeiro passo para calcular ICMS e IBS simultaneamente é garantir que o cadastro de produtos e serviços esteja corretamente parametrizado.
Isso inclui:
- NCM e descrição fiscal corretos
- Regras de ICMS por estado e tipo de operação
- Regras específicas para IBS, conforme legislação nacional
- Vínculo correto entre produto, CFOP e tributação
Sem essa separação desde a origem, o erro se propaga para toda a apuração.
O ICMS deve continuar sendo calculado de acordo com a legislação estadual vigente, considerando:
- Base de cálculo tradicional
- Alíquota interna ou interestadual
- Aplicação de ICMS-ST, DIFAL ou benefícios fiscais, quando houver
Esse cálculo não é substituído imediatamente pelo IBS, o que exige manutenção das regras atuais durante toda a transição.
Já o IBS deve ser calculado em paralelo, seguindo:
- Alíquota definida para o período de transição
- Regra de tributação no destino
- Não cumulatividade plena, com controle adequado de créditos
Um dos pontos mais críticos é o destaque correto de ICMS e IBS na nota fiscal eletrônica.
A nota deve:
- Identificar claramente cada tributo
- Evitar mistura de bases e alíquotas
- Atender aos campos exigidos pelos layouts fiscais
Erros nesse estágio geram rejeições, inconsistências fiscais e perda de crédito tributário.
Leia mais no ClickNotas: Reforma tributária: CBS, IBS, Imposto Seletivo (IS) e novas alíquotas
Exemplos práticos de cálculo para ME e EPP
Durante a transição da Reforma Tributária, ME e EPP precisarão lidar com o cálculo simultâneo de ICMS e IBS em suas operações.
A seguir, veja exemplos práticos e simplificados para entender como funcionará a apuração de impostos no dia a dia, considerando operações comuns para pequenas empresas.
Operações internas x interestaduais
As regras de cálculo variam conforme a localização do cliente e o destino da mercadoria.
Exemplo 1 – Venda interna (ME)
Uma ME realiza uma venda de mercadoria dentro do mesmo estado no valor de R$ 10.000,00.
- ICMS interno (18%) → R$ 1.800,00
- IBS parcial (2%) → R$ 200,00
Nesse caso:
- O ICMS segue as regras estaduais atuais
- O IBS é calculado em paralelo, conforme a fase da transição
- Ambos devem ser destacados corretamente na nota fiscal
Erro comum: usar apenas a regra do ICMS e ignorar o IBS, o que gera inconsistência fiscal.
Exemplo 2 – Venda interestadual (EPP)
Uma EPP vende mercadoria para cliente localizado em outro estado, pelo mesmo valor de R$ 10.000,00.
- ICMS interestadual (12%) → R$ 1.200,00
- IBS parcial (1%) → R$ 100,00
Aqui, a atenção deve ser redobrada:
- A alíquota do ICMS muda por ser operação interestadual
- O IBS segue a lógica de tributação no destino
- Cadastro correto do endereço do cliente é essencial
Erro no cadastro pode gerar cálculo incorreto do IBS.
Incidência do IBS-teste e ICMS integral
Nos primeiros anos da transição, o IBS terá alíquotas reduzidas, enquanto o ICMS continuará sendo aplicado de forma integral.
Exemplo 3 – IBS em fase inicial de transição
Uma EPP realiza uma venda no valor de R$ 5.000,00.
- ICMS conforme regra atual (exemplo: 18%) → R$ 900,00
- IBS-teste (exemplo: 0,5%) → R$ 25,00
Mesmo com valor reduzido, o IBS exige:
- Destaque correto na nota fiscal
- Controle separado de apuração
- Registro adequado para futuro aproveitamento de crédito
Ignorar o IBS nessa fase gera passivo fiscal acumulado.
Para mais detalhes, leia: Tributação no destino: o que isso significa?
Qual o papel da tecnologia durante a transição?
A transição da Reforma Tributária, com a convivência entre ICMS e IBS, será principalmente um desafio operacional.
Empresas precisarão calcular, destacar e apurar dois sistemas tributários simultaneamente, com regras distintas e alto risco de erro.
Nesse cenário, tecnologia fiscal deixa de ser diferencial e se torna obrigatória para garantir:
- Cálculo correto de ICMS e IBS
- Emissão adequada de notas fiscais
- Conformidade com obrigações acessórias
- Redução de riscos fiscais e retrabalho
Para ME, EPP, contadores e gestores financeiros, contar com ERP e emissor de nota fiscal integrados será essencial para atravessar a transição com segurança.
ERPs e sistemas contábeis
Os ERPs terão papel central na gestão fiscal durante a transição tributária, pois concentram dados, regras e processos que impactam diretamente o cálculo dos impostos, além de deixar o processo automatizado e seguro.
Um ERP preparado para a Reforma Tributária, como o GestãoClick, permite:
- Parametrizar ICMS e IBS em paralelo, respeitando regras distintas
- Automatizar o cálculo de impostos conforme tipo de operação
- Centralizar cadastros de produtos, clientes e serviços
- Integrar áreas fiscal, financeira e contábil
- Gerar relatórios de apuração claros e confiáveis
Durante a convivência entre ICMS e IBS, o maior risco está no controle manual ou em sistemas desconectados.
O GestãoClick já está se preparando para as mudanças da Reforma Tributária.
O sistema está sendo atualizado para calcular IBS e CBS automaticamente, integrando-se às regras definidas pela SEFAZ
Com isso, o empreendedor não precisa alterar sua rotina ou entender detalhes técnicos: o próprio sistema garante que tudo esteja dentro da lei, de forma segura e atualizada.
Além disso, a atualização constante do ERP garante aderência às mudanças legais da Reforma Tributária, evitando que a empresa fique defasada em relação à legislação.
Saiba mais: Reforma Tributária: é possível calcular IBS, CBS e IS no ERP?
Emissores de nota fiscal
Se o ERP organiza as regras, o emissor de nota fiscal é responsável pela execução correta da operação fiscal.
Durante a transição, a nota fiscal eletrônica passa a ser o principal ponto de atenção do Fisco, pois nela estarão destacados ICMS e IBS simultaneamente.
Um emissor confiável, como o ClickNotas, é fundamental para:
- Emitir NF-e e NFS-e com destaque correto de ICMS e IBS
- Preencher automaticamente campos fiscais obrigatórios
- Evitar rejeições por erro de layout ou tributação
- Armazenar e organizar XML e DANFE
- Integrar a emissão com o ERP e a contabilidade
O ClickNotas reduz falhas humanas ao automatizar processos e garantir que cada nota fiscal siga as regras vigentes, mesmo durante períodos de mudança legislativa.
Confira um conteúdo dedicado sobre o tema: Como preparar o emissor de notas fiscais para a Reforma Tributária em 2026
Conclusão: compreender os dois sistemas evita erros fiscais na transição
A Reforma Tributária trouxe uma mudança estrutural profunda na tributação do consumo no Brasil, e a convivência entre ICMS e IBS será, sem dúvida, o maior desafio prático para empresas nos próximos anos.
Durante o período de transição, as empresas precisarão operar com dois modelos tributários simultâneos, cada um com regras próprias de cálculo, apuração, crédito e destaque em nota fiscal.
Nesse cenário, qualquer erro, seja na classificação fiscal, no cadastro de produtos, no cálculo dos impostos ou na emissão da nota fiscal, pode resultar em:
- Autuações fiscais
- Multas e juros
- Perda de crédito tributário
- Retrabalho contábil
- Impacto direto no fluxo de caixa
Por isso, compreender profundamente as diferenças entre ICMS e IBS deixa de ser apenas conhecimento técnico e passa a ser uma estratégia de gestão fiscal.
Outro ponto essencial é reconhecer que, durante a transição, a tecnologia não será opcional.
Empresas que tentarem controlar ICMS e IBS manualmente enfrentarão mais erros, mais custos e menos previsibilidade.
Soluções tecnológicas como GestãoClick tornam-se aliadas estratégicas ao:
- Organizar a gestão fiscal e financeira
- Automatizar o cálculo e a apuração de impostos
- Garantir emissão correta de notas fiscais
- Facilitar a integração com a contabilidade
- Reduzir riscos fiscais e operacionais
Em um cenário de mudança, quem investe em processos, conhecimento e tecnologia atravessa a transição com mais segurança, controle e eficiência.
Compreender os dois sistemas hoje é a melhor forma de evitar erros fiscais amanhã e preparar o negócio para um novo modelo tributário mais moderno, transparente e sustentável.
