Todas as empresas, independente do seu porte, devem estar com as questões fiscais em dia, para evitar problemas futuros, os quais não são justificados pela falta de conhecimento. Em tempos de nota fiscal eletrônica, portanto, é de extrema importância saber quais são todos os procedimentos que envolvem a sua emissão e gerenciamento.
Além disso, uma nova nomenclatura surgiu com o sistema de NF-e, sendo preciso conhecê-lo muito bem para evitar confusões. Nesse sentido, vale a pena esclarecer qual a diferença entre XML e DANFE, dois termos bastante usados nesse contexto.
Resumidamente, o XML é o arquivo virtual da nota fiscal eletrônica, sendo que a sigla refere-se ao formato do mesmo, que significa ExtensibleMarkupLanguage. Traduzindo: Linguagem Extensível de Marcação Genérica e, assim como o .doc dos documentos em Word, trata-se do nome dado a sua extensão.
Já o DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, sendo simplesmente uma representação gráfica da NF-e e, por isso, funciona como um documento auxiliar. Mas para entender melhor o que é e para que serve cada um desses documentos, confira a seguir mais informações sobre eles.
O que é XML, como funciona e para que serve
O XML foi escolhido como o arquivo padrão de registro na NF-e, ou seja, é a própria nota fiscal, pois é esse formato que o documento recebe quando é gerado. Dessa maneira, ele conta com layout padrão,que deve ser seguido por todas as pessoas e empresas que emitirem a nota fiscal eletrônica.
Já que o documento eletrônico substitui as notas fiscais tradicionais, o XML obedece aos mesmos padrões antigos de escrituração fiscal. Porém, recebeu melhorias para aumentar o controle sobre as transações comerciais. Além disso, para ler um arquivo XML é preciso de softwares específicos.
Assim como acontece com os documentos impressos em papel, que devem ser armazenados por cinco anos, o mesmo serve para os arquivos XML. Assim, a sua empresa deve tê-los arquivados pelo mesmo período. Isso serve tanto para os fornecedores quanto para os compradores.
Essa necessidade é porque o XML substitui as notas fiscais impressas, que devem ser apresentadas no caso da Receita solicitar. Além da NF-e que a sua empresa gera quando vende um produto, é preciso ter consigo a nota fiscal eletrônica do produto adquirido pelo fornecedor, a qual pode ser enviada por e-mail.
Se isso não for feito, é preciso acessar o Portal da NFe para obtê-la, sendo preciso ter em mãos o número da chave de acesso de 44 caracteres, que consta no DANFE.
O que é DANFE, como funciona e para que serve
O DANFE é a Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, considerado uma representação simplificada da nota fiscal e que deve acompanhar o transporte de mercadorias. Desse modo, não tem valor fiscal e nem necessita ser arquivado, no entanto, nesse documento aparece a chave de acesso da nota, que pode ser usada para acessar o XML da NF-e.
Como o próprio nome diz, o DANFE é um auxiliar no processo de emissão de nota fiscal eletrônica, assim, colabora em outras situações. Um exemplo é quando o programa que emite a NF-e não consegue se conectar aos servidores da Sefaz – Secretaria de Fazenda do estado. Nesse caso, o DANFE precisa ser impresso em um formulário de segurança.
Além isso, já que o documento auxiliar é usado enquanto a mercadoria é transportada, nele constam ainda informações sobre a operação, como o remetente, destinatário, valores e demais dados. Caminhões que transportam mercadorias, por exemplo, devem ter o DANFE de tudo o que levam, caso contrário, podem receber multas.
Isso porque o documento comprova a procedência dos produtos transportados. Ele também tem a função de confirmar a entrega de um produto ou da prestação de um serviço por meio da assinatura do destinatário, feita no canhoto do DANFE.
Como gerenciar XML e DANFE com eficiência?
Como você pode ver, quando o assunto é NF-e todo o cuidado com os procedimentos e segurança é necessário. Para tanto, vale a pena contar com um software de gerenciamento que faça esse trabalho de forma eficiente. O GestãoClick é um sistema ERP online para empresas que emite notas fiscais e as gerencia de modo adequado.
Além disso, ele armazena e importa XML das empresas com segurança. Assim, é possível ganhar espaço no computador, uma vez que esses arquivos ficam na nuvem, com os seus dados totalmente seguros.