Qual a diferença entre XML e DANFE? [Guia Completo]
XML e DANFE são documentos ligados à Nota Fiscal eletrônica, mas com funções diferentes. Entender essa diferença é essencial para manter sua empresa em conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco.
A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) já faz parte da rotina de praticamente todas as empresas brasileiras. Junto com ela, documentos como XML e DANFE também surgiram no dia a dia de quem trabalha com emissão desse tipo de nota.
Nesse sentido, desde sua criação, em 2006, ela se tornou um dos principais recursos para garantir segurança, transparência e agilidade nas operações fiscais.
Segundo dados oficiais do Portal NF-e, até o dia 18/09/2025 já foram autorizadas 51,908 bilhões de NF-e em todo o país.
Esse número impressionante mostra como o documento se consolidou ao longo dos anos. O cálculo considera apenas notas válidas, sem incluir aquelas canceladas ou denegadas.
Nesse cenário, entender a diferença entre XML e DANFE é muito importante para qualquer empresário que deseja manter a gestão fiscal organizada e em conformidade com a lei.
Pensando nisso, preparamos um artigo que guia você nesse mundo e explica tudo sobre esses dois documentos. Vem com a gente se inteirar sobre esse assunto!
Leia mais: Guia da Nota Fiscal: entenda e saiba como gerar NFs
O que é XML?
O XML é a sigla para Extensible Markup Language, que, em português, significa Linguagem de Marcação Extensível.
Na prática, é um arquivo digital obrigatório por lei em toda Nota Fiscal eletrônica (NF-e) que guarda todas as informações fiscais da transação, como dados do comprador, vendedor, valores e impostos.
Diferente de outros documentos, o XML não é um simples papel ou imagem: trata-se de um arquivo estruturado, em formato digital, que possui validade jurídica.
Nesse sentido, o XML pode parecer apenas um arquivo técnico. Mas, para o empresário, ele é a garantia de que a nota fiscal está registrada e que não haverá problemas em fiscalizações.
Leia mais: O que é e como fazer uma Nota Fiscal eletrônica: checklist prático
Definição de XML na nota fiscal
O XML é um arquivo digital em formato padronizado, criado quando a NF-e é emitida.
Ele segue regras definidas pela Receita Federal para garantir segurança e validade. Diferentemente do DANFE, que é apenas um espelho da nota, o XML é o documento oficial.
Esse arquivo é gerado em extensão .xml e pode ser lido por softwares específicos, como sistemas de gestão ou até mesmo programas simples de leitura.
No entanto, visualmente ele não é tão amigável, já que foi feito para máquinas e sistemas, não para leitura humana.
Em resumo, sempre que você emitir ou receber uma NF-e, haverá um XML correspondente. Ele é a prova legal daquela operação.
Leia mais: Tire suas dúvidas: como emitir nota fiscal de maneira descomplicada
Para que serve o XML da NF-e?
O XML serve como registro oficial da nota fiscal.
Ou seja, é ele que comprova a existência da transação perante o fisco. Sem esse arquivo, a empresa pode ter problemas em auditorias ou até multas.
Além da parte legal, o XML também é útil no dia a dia. Afinal, ele facilita a integração com sistemas de gestão, agiliza processos contábeis e garante que o empresário tenha controle total sobre suas operações.
Por exemplo, se você precisa enviar as notas para a contabilidade, não é o DANFE que vale, mas sim o XML. É esse arquivo que será armazenado e usado na apuração de impostos
Leia mais: Como emitir NF sem erros: guia rápido para empresas
Como armazenar e consultar o XML?
O armazenamento do XML é uma obrigação do emissor e do destinatário da nota. A lei exige que ele seja guardado por pelo menos cinco anos.
Isso garante que, em caso de fiscalização, a empresa tenha os documentos em mãos.
Na prática, muitos empresários optam por armazenar esses arquivos em sistemas de gestão, como o GestãoClick, que organizam tudo automaticamente, evitam perdas de documentos e facilitam as consultas rápidas.
Mas, além dessa opção, a consulta pode ser feita de forma simples, tanto pelo próprio sistema de emissão quanto pelo portal da Secretaria da Fazenda. Para isso, basta inserir a chave de acesso da nota para baixar o XML.
Posso perder o XML? O que acontece?
Em resumo, perder o XML pode gerar sérias dores de cabeça. Sem ele, a empresa não consegue comprovar a operação fiscal de forma oficial.
Isso pode resultar em multas, problemas com a contabilidade e até bloqueios em auditorias.
Além disso, em casos de troca ou devolução de mercadorias, o XML é indispensável. Sem esse documento, muitas vezes o processo não pode ser concluído corretamente.
Por isso, contar com um sistema que organiza e armazena automaticamente os XMLs é a forma mais segura de evitar riscos e manter a empresa em conformidade com a lei.
O que é DANFE?
O DANFE é o documento que acompanha a mercadoria no transporte. Ele funciona como uma representação simplificada do XML da nota fiscal.
Diferente do arquivo digital, o DANFE pode ser impresso ou acessado online, o que facilita a conferência no dia a dia.
Ele não tem valor jurídico por si só, mas é indispensável no processo logístico. Afinal, é o documento que o transportador, o cliente e até a fiscalização usam para verificar as informações básicas da nota fiscal.
Por isso, entender a relação entre XML e DANFE é fundamental: enquanto o XML é a prova legal, o DANFE garante a praticidade na movimentação da mercadoria.
Definição de DANFE
O DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Ele contém um resumo das informações que estão no XML, como dados do emitente, destinatário, valores e impostos.
Visualmente, ele apresenta o código de barras ou QR Code, que facilita a consulta da nota fiscal na Secretaria da Fazenda.
Assim, qualquer pessoa envolvida no processo pode confirmar se o documento é válido.
Ou seja, o DANFE é um espelho da nota. Ele não substitui o XML, mas serve como guia de conferência e transporte.
Leia mais: DANFE: entenda o que é e como funciona
Para que serve o DANFE?
Na prática, o principal objetivo do DANFE é acompanhar a mercadoria em trânsito.
Sem ele, o responsável pelo transporte pode ter problemas em fiscalizações de estrada ou em entregas.
Além disso, o DANFE facilita a rotina do cliente porque ele permite visualizar de forma rápida os dados da compra, sem precisar abrir o XML, que é um arquivo técnico e digital.
Ou seja, se uma empresa vende um produto e precisa enviar pelos Correios ou transportadora, o DANFE vai junto da mercadoria.
Assim, o comprador tem em mãos todas as informações essenciais.
Diferença entre DANFE online e impresso
O DANFE pode ser emitido em duas versões: online e impresso.
A versão impressa acompanha fisicamente a mercadoria, enquanto a online pode ser enviada por e-mail ou compartilhada digitalmente.
No dia a dia, muitas empresas utilizam as duas formas. O impresso garante segurança no transporte, já o online oferece praticidade e agilidade para clientes e fornecedores.
Porém, vale lembrar que, em ambos os formatos, o DANFE continua sendo apenas uma representação. O documento oficial sempre será o XML da NF-e.
Leia mais: 5 vantagens da emissão de DANFE online
Diferença entre XML e DANFE
Entender a diferença entre XML e DANFE é muito importante para não ter problemas fiscais e facilitar a rotina da empresa.
Como vimos anteriormente, ainda que os dois documentos estejam ligados à nota fiscal eletrônica, eles cumprem funções bem diferentes.
O XML é o documento oficial, com validade jurídica. Já o DANFE é apenas uma representação desse arquivo, usado para consulta e transporte de mercadorias.
Ou seja, um não substitui o outro, mas ambos são complementares.
Para ajudar você, vamos detalhar os principais pontos de diferenciação para que você entenda de forma simples como cada um funciona na prática.
Vem com a gente!
Leia mais: Qual a diferença entre XML e DANFE?
O XML é um arquivo digital no formato .xml. Ele é gerado no momento da emissão da nota fiscal e registrado na Receita Federal.
Por isso, é o único que tem valor jurídico e serve como prova legal da operação.
O DANFE, por outro lado, pode ser impresso ou acessado online. Ele apresenta um resumo do XML, mas não tem validade jurídica.
Sua função é unicamente facilitar a conferência e acompanhar a mercadoria no transporte.
Assim, o XML é a base legal, enquanto o DANFE é o documento auxiliar para uso prático.
Leia mais: Nota Fiscal Eletrônica: emissão e como evitar erros
Armazenamento
O armazenamento do XML é uma obrigação fiscal. A empresa precisa guardar o arquivo por, no mínimo, cinco anos.
Isso garante que ele esteja disponível em caso de auditorias ou questionamentos do fisco.
Já o DANFE não precisa ser guardado pela empresa de forma obrigatória. Ele serve apenas como apoio e, muitas vezes, é descartado depois que a mercadoria chega ao destino.
Portanto, na rotina empresarial, quem realmente deve ser armazenado e protegido é o XML.
Leia mais: Armazenamento do XML da NF-e: saiba fazer!
Funções práticas no dia a dia
Na prática, o XML garante a regularidade da operação. Ele é usado pela contabilidade, pelo fisco e em processos como devoluções e auditorias.
Sem ele, a empresa pode ter problemas sérios.
O DANFE, por sua vez, é útil para transportadoras, clientes e conferências rápidas.
Nesse sentido, ele permite que qualquer pessoa envolvida na entrega visualize as informações da nota sem precisar abrir o XML.
Ou seja, o XML é indispensável para fins fiscais, enquanto o DANFE é indispensável para fins logísticos.
Principais pontos de diferenciação entre XML e DANFE
Em resumo, alguns pontos fundamentais ajudam a entender a diferença entre o XML e o DANFE.
Para facilitar ainda mais o seu entendimento, confira as principais diferenças entre esses dois modelos de documento:
XML
- Arquivo digital em formato .xml;
- Possui validade jurídica;
- Deve ser armazenado por cinco anos;
- Usado em auditorias, contabilidade e comprovação fiscal.
DANFE
- Documento auxiliar da NF-e;
- Pode ser impresso ou online;
- Não tem validade jurídica;
- Usado para transporte e conferência da mercadoria.
Documentos fiscais: XML e DANFE são os únicos?
Muitos empresários acreditam que basta cuidar do XML e DANFE para estar em dia com a lei. Mas a realidade é que existem outros documentos fiscais igualmente importantes no dia a dia de uma empresa.
Cada um deles tem sua função e precisa ser emitido ou armazenado conforme a atividade do negócio e conhecer esses documentos é muito importante para evitar falhas e problemas em auditorias.
Confira com a gente alguns exemplos práticos de documentos que também fazem parte das obrigações fiscais.
Outros documentos obrigatórios
Além do XML e DANFE, a empresa pode ter que lidar com:
Esses documentos são digitais, seguem regras específicas e precisam ser armazenados com segurança, assim como o XML.
Leia mais: Tipos de notas fiscais: quais são e como emitir?
O XML e DANFE estão ligados diretamente à NF-e, mas fazem parte de um ecossistema maior de documentos fiscais.
Isso significa que, dependendo da atividade da empresa, outros arquivos também precisarão ser emitidos e controlados.
Por exemplo, um prestador de serviços não emite DANFE, mas lida diariamente com a NFS-e. Já uma transportadora precisa trabalhar com CT-e e MDF-e.
Ou seja, conhecer o papel de cada documento ajuda a manter a conformidade fiscal e a evitar multas.
E, em todos os casos, a regra é a mesma: organizar e armazenar os arquivos digitais de forma segura.
Para cumprir corretamente as obrigações fiscais, é preciso entender como funcionam o XML e DANFE.
Gerar e converter esses documentos pode parecer complicado no início, mas o processo é simples quando bem explicado.
Agora, com a gente, você confere o passo a passo de como criar o XML, emitir o DANFE e até converter um no outro quando necessário
Como gerar um XML?
A geração do XML acontece no momento em que a nota fiscal eletrônica é emitida.
Esse arquivo contém todas as informações fiscais da operação, como dados do produto, valores e impostos.
Esse processo deve ser feito dentro de um sistema emissor de NF-e autorizado pela Sefaz. Após a autorização, o XML precisa ser armazenado com segurança, pois ele é o documento válido para a Receita Federal.
Um exemplo prático: se você vendeu um produto, o sistema emissor cria automaticamente o XML da NF-e.
Esse arquivo será usado em qualquer auditoria ou conferência futura.
Leia mais: Vantagens de emitir NF-e e boletos por software
Impressão e emissão do DANFE
Depois que o XML é gerado e autorizado, é possível emitir o DANFE.
Ele serve como um resumo da nota fiscal e acompanha a mercadoria durante o transporte.
O DANFE pode ser impresso em papel comum ou enviado em versão digital.
Como falamos, diferente do XML, ele não tem validade fiscal por si só, mas facilita a consulta das informações da nota por conter a chave de acesso.
Na prática: se um cliente comprou um produto online, o DANFE acompanha a entrega, enquanto o XML é enviado por e-mail.
Em alguns casos, você pode ter apenas o arquivo XML e precisar gerar o DANFE correspondente.
Isso é comum quando o cliente perde a versão impressa, por exemplo.
Para converter, basta usar um sistema emissor, como o GestãoClick, ou ferramentas específicas que leem o XML e criam automaticamente o DANFE.
O processo é simples: você importa o arquivo XML e, em segundos, tem a versão pronta para impressão ou envio digital.
Assim, o XML e DANFE trabalham juntos para garantir que a operação fiscal seja cumprida corretamente.
Um armazena os dados oficiais, o outro facilita a visualização e o transporte.
XML e DANFE na prática empresarial
Na rotina de uma empresa, entender bem como funcionam o XML e DANFE faz toda a diferença. Esses documentos não servem apenas para cumprir uma obrigação fiscal.
Afinal, eles impactam diretamente na organização, na segurança das informações e até no fluxo de caixa.
Por isso, além de emitir corretamente, é de extrema importância saber armazenar e gerenciar esses arquivos no dia a dia.
Leia mais: Emitir NF-e: facilite seu trabalho com ERP
Obrigações do empresário
O empresário tem responsabilidades específicas com relação ao XML e DANFE. Não basta emitir a nota e esquecer o resto. É preciso:
- Armazenar os XMLs pelo prazo de no mínimo 5 anos exigidos pela legislação;
- Disponibilizar o XML para o cliente, sempre que solicitado;
- Emitir e entregar o DANFE junto com a mercadoria ou serviço;
- Usar sistemas confiáveis para organizar e acessar esses documentos quando necessário.
Exemplo prático: se a Receita Federal solicitar a conferência de notas antigas, a empresa precisa ter todos os XMLs arquivados. Caso contrário, pode enfrentar problemas sérios.
Multas e problemas comuns
Não cuidar corretamente do XML e DANFE pode gerar diferentes prejuízos, como:
- Multas por não disponibilizar o XML ao cliente;
- Penalidades por não armazenar o XML pelo prazo legal;
- Perda de prazos em fiscalizações por falta de organização;
- Dificuldade em comprovar operações em auditorias.
Imagine um fiscal solicitando XMLs de notas emitidas há dois anos, e a empresa não consegue apresentar. Além da multa, isso compromete a credibilidade do negócio.
Manter esses documentos em ordem é simples quando se utiliza um sistema de gestão eficiente.
Além de cumprir a lei, o empresário ganha tranquilidade e confiança para focar no crescimento da empresa.
Leia mais: Como funciona o fisco: entenda o papel da fiscalização tributária
XML e DANFE no dia a dia da empresa
Manter a organização dos documentos fiscais é um desafio para qualquer negócio. Afinal, XML e DANFE fazem parte da rotina de vendas, compras e controle tributário.
Quando esses arquivos estão bem gerenciados, o empresário ganha tempo, evita multas e tem mais segurança nas operações.
Por outro lado, guardar e emitir os documentos manualmente pode gerar confusão e falhas.
É aí que entra a importância de contar com um sistema de gestão preparado para lidar com essas obrigações.
Leia mais: Vantagens de migrar para um emissor de nota fiscal eletrônica eficiente
Leia mais: Nota fiscal eletrônica: como funciona e como escolher o sistema?
Como o ERP GestãoClick ajuda na emissão e organização
De forma prática, o GestãoClick facilita toda a rotina relacionada a XML e DANFE.
Com a plataforma, você emite, armazena e consulta as notas fiscais em poucos cliques. Isso elimina erros manuais e garante que os documentos fiquem sempre acessíveis.
Entre as principais vantagens estão:
- Emissão rápida e sem complicações do XML e do DANFE;
- Armazenamento automático e seguro dos documentos;
- Organização prática, com busca e consulta sempre que necessário;
- Integração com outras áreas da empresa, como financeiro e estoque.
Ou seja, o sistema funciona como um aliado para quem precisa cumprir a legislação e, ao mesmo tempo, ganhar eficiência no dia a dia.
Assim, você foca no crescimento do negócio enquanto o GestãoClick cuida da parte burocrática.Fcomo
Experimente o GestãoClick grátis por 10 dias, sem precisar de cartão de crédito, e veja como é simples organizar seus XML e DANFE.
Leia mais: Agilize o processo de emissão de NFS-e com o GestãoClick
Leia mais: Emissores gratuitos de nota fiscal: como substituir com segurança
Você tem mais alguma dúvida? FAQ
XML e DANFE são a mesma coisa?
Não. O XML é o arquivo digital oficial da nota fiscal eletrônica, com validade jurídica. Já o DANFE é apenas uma representação desse XML, usada para acompanhar a mercadoria no transporte e facilitar consultas rápidas.
Preciso armazenar o DANFE?
Não. O armazenamento obrigatório é apenas do XML, por no mínimo cinco anos. O DANFE serve apenas como documento auxiliar e pode ser descartado depois da entrega da mercadoria.
Posso emitir uma NF-e apenas com DANFE?
Não. A nota fiscal só existe legalmente no formato XML, autorizado pela Sefaz. O DANFE sozinho não tem validade jurídica, sendo apenas um espelho da nota.
O que acontece se perder o XML?
Perder o XML pode gerar multas, problemas em fiscalizações e dificuldades no caso de auditorias. Sem esse arquivo, a empresa não consegue comprovar oficialmente a operação fiscal.
Por isso, é importante usar sistemas que armazenem o XML de forma automática e segura, como o GestãoClick.