Como fazer controle de estoque: guia completo

Gerenciar o estoque de qualquer empresa pode ser algo desafiador, mas é essencial para garantir o sucesso e a rentabilidade do seu negócio. Afinal, um controle de estoque eficiente ajuda a evitar perdas, otimizar os custos e atender às demandas dos clientes de forma eficaz.  Seja você um pequeno empreendedor ou um gestor de uma […]

Gerenciar o estoque de qualquer empresa pode ser algo desafiador, mas é essencial para garantir o sucesso e a rentabilidade do seu negócio. Afinal, um controle de estoque eficiente ajuda a evitar perdas, otimizar os custos e atender às demandas dos clientes de forma eficaz. 

Seja você um pequeno empreendedor ou um gestor de uma grande corporação, gerenciar o estoque é um aspecto crucial da gestão de negócios que não deve ser negligenciado. 

Ou seja, independentemente do tamanho da sua empresa, as práticas de controle de estoque são um componente vital para manter a saúde financeira e a satisfação do cliente.

Neste guia completo, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre o controle de estoque, desde a importância até as melhores práticas e ferramentas disponíveis.

Vamos lá? Aproveite a leitura!

O que é controle de estoque e qual a sua importância?

O controle de estoque é o acompanhamento de todos os produtos ou materiais que uma empresa tem em estoque. Ou seja, saber quantos produtos você tem, onde eles estão localizados e quando você precisa reabastecer.

Se você tem uma loja de roupas, por exemplo, o controle de estoque ajuda a saber quantas peças de determinada cor e de certo tamanho você possui, onde elas estão guardadas na loja e quando é hora de comprar mais para evitar escassez ou excesso de mercadorias.

Nesse sentido, ter um controle de estoque eficaz é importante para evitar desperdícios, garantir a disponibilidade de produtos quando os clientes precisarem e tomar decisões inteligentes sobre compras e vendas.

Afinal, se você não tiver um controle de estoque eficiente, corre o risco de não conseguir atender aos pedidos dos clientes, o que pode resultar em insatisfação e perda de vendas.

Por outro lado, ter estoque excedente pode custar caro em termos de espaço de armazenamento e capital investido. Já que os produtos ficam parados no estoque, o que também não é vantajoso para o seu negócio.

Portanto, o controle de estoque é um harmonizador de necessidades, pois ele ajuda a garantir que você tenha produtos suficientes para vender, mas não em excesso, economizando dinheiro e mantendo os clientes satisfeitos. 

Controle de estoque em pequenas e grandes empresas

Para pequenos empreendedores, um controle de estoque eficiente pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. Manter níveis adequados de estoque ajuda a evitar a perda de vendas devido à falta de produtos e, ao mesmo tempo, reduz os custos associados ao excesso de estoque não vendido.

Para gestores de grandes corporações, o desafio pode ser ainda maior devido à complexidade e à escala do estoque. No entanto, os princípios básicos do controle de estoque permanecem os mesmos: garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento exato, minimizando custos e ampliando a eficiência operacional.

Contudo, ambos compartilham o objetivo de oferecer produtos ou materiais aos clientes de maneira eficaz, eficiente e lucrativa. Portanto, um bom controle de estoque beneficia todos os tipos de empresas, independentemente de seu tamanho ou setor.

Erros comuns no controle de estoque

Erros no controle de estoque podem ter sérias consequências para uma empresa, desde perda de vendas até desperdício de recursos. Por isso, é fundamental estar ciente dos erros mais comuns para conseguir evitá-los.

Não realizar contagens regulares

Da mesma forma, a falta de contagens regulares no controle de estoque é outro erro comum que pode ter sérias implicações para uma empresa. 

A ausência de contagens regulares significa que a empresa não está monitorando ativamente a quantidade de produtos em estoque, o que pode levar a diversos problemas, como excesso ou escassez de estoque e ineficiência operacional.

Para evitar que isso aconteça, é fundamental implementar um programa de contagem de estoque regular. As contagens devem ser registradas e comparadas com os registros do sistema de gerenciamento de estoque integrado para identificar divergências que podem ser identificadas e corrigidas a tempo.

Ausência de registros precisos

A falta de registros precisos é um dos erros mais críticos no controle de estoque. Quando uma empresa não mantém um registro detalhado e atualizado de seus produtos em estoque, fica suscetível a uma série de problemas. 

Isso pode levar a dificuldades em atender a demanda dos clientes, a perdas financeiras devido a compras excessivas ou insuficientes de produtos, e até mesmo ao aumento do risco de vencimento de produtos perecíveis.

Além disso, a ausência de registros precisos torna desafiador o planejamento de compras, a gestão de inventário e a identificação de itens com baixo giro, prejudicando a eficiência operacional da empresa. 

Por isso, para evitar esse erro, é fundamental implementar um sistema de gestão de estoque adequado, realizar auditorias regulares e garantir que todos os produtos sejam devidamente registrados e atualizados, garantindo assim um controle mais eficaz e a tomada de decisões embasadas em informações confiáveis.

Ignorar a obsolescência

Ignorar a obsolescência no controle de estoque é prejudicial, pois produtos obsoletos geram perdas financeiras, desperdício de recursos e podem afetar negativamente a reputação da empresa.

Para evitar esse erro, é crucial monitorar constantemente o estoque, planejar com base na demanda, implementar estratégias de desconto, descartar produtos sem utilidade de forma responsável e revisar fornecedores para manter o estoque atualizado e alinhado com o mercado. 

O gerenciamento eficaz da obsolescência é essencial para manter um estoque saudável, reduzir perdas financeiras e garantir que a empresa esteja alinhada com as necessidades dos clientes e tendências de mercado em constante evolução.

Desconsiderar o desempenho dos fornecedores

Desconsiderar o desempenho dos fornecedores no controle de estoque é um erro que pode levar a atrasos na entrega, qualidade inadequada, custos excessivos e dependência excessiva de um único fornecedor. 

Por essa razão, é essencial monitorar regularmente o desempenho dos fornecedores, avaliar critérios de desempenho, diversificar fontes de abastecimento, negociar contratos com cláusulas claras e manter uma comunicação eficaz. 

Menosprezar a tecnologia

Por fim, menosprezar a tecnologia no controle de estoque pode acarretar em imprecisões, falta de acompanhamento em tempo real, dificuldades de análise de dados e desperdício de tempos e recursos.

Para que isso não aconteça, as empresas devem adotar soluções tecnológicas, tais como sistemas de gerenciamento empresarial com controle de estoque integrado, códigos de barras, automação de processos etc.

Afinal, a tecnologia proporciona maior precisão, visibilidade em tempo real, análise de informações, eficiência e redução de custos, contribuindo para um controle de estoque mais organizado e eficiente.

Melhores práticas de controle de estoque

Além do que você já aprendeu ao longo deste conteúdo, existem outras práticas que fazem toda a diferença para que haja um controle de estoque realmente eficaz. Listamos abaixo as principais e mais efetivas para que você consiga elevar o seu controle de estoque a um novo nível de eficiência.

Categorização e organização

Primeiramente, classifique os produtos em categorias e mantenha o estoque organizado. Isso facilita a localização de produtos, a contagem física e o monitoramento de itens de alto giro ou perecíveis.

Além disso, segmente o estoque com base na demanda, sazonalidade, margem de lucro e outros fatores relevantes. Isso ajuda a direcionar estratégias de gestão de estoque específicas para cada categoria.

Políticas de ciclo de contagem

Implemente políticas de ciclo de contagem, que envolvem a contagem regular de cada grupo e subgrupo do estoque. Essa ação é importante para manter a precisão dos registros com menos interrupções nas operações.

Monitoramento de prazos de validade

Para produtos perecíveis, acompanhe rigorosamente as datas de validade com base em qualquer um dos métodos que você acredite ser adequado ao seu negócio. Tudo isso será essencial para garantir a venda prioritária de produtos mais antigos.

Sistema de reposição

Defina políticas de reabastecimento que determinem quando e em que quantidade os produtos devem ser reordenados. Um sistema de reposição adequado auxilia você a manter os níveis de estoque ideais.

Nesse sentido, utilize técnicas de previsão de demanda para ajudar na tomada de decisões e evite excessos ou faltas.

Análise de dados

Utilize dados de estoque para tomar decisões informadas tanto dentro do estoque quanto em outras áreas da sua empresa. Analise tendências de vendas, variações sazonais e métricas de desempenho para ajustar estratégias.

Sustentabilidade

Atualmente, outra prática muito interessante é a de adotar práticas sustentáveis no controle de estoque.

Essas práticas podem ser simples ou mais elaboradas, depende de quanto você se dispõe a modificar seu modelo de negócios. Por isso, comece reduzindo embalagens plásticas, reciclagem e disposição responsável de produtos obsoletos.

Sincronização com vendas e marketing

Por fim, é crucial integrar o controle de estoque ao gerenciamento de vendas e às ações de marketing.

Além de uma comunicação eficaz entre as equipes de controle de estoque, vendas e marketing para garantir que o estoque esteja alinhado com estratégias de vendas e promoções, é importante contar com um sistema integrado de gestão que mescle essas áreas de maneira automatizada.

Ferramentas de controle de estoque

As ferramentas de controle de estoque desempenham um papel crucial na gestão eficaz de inventário, ajudando as empresas a monitorar, rastrear e otimizar seus produtos e materiais. 

Essas ferramentas abrangem uma ampla variedade de soluções tecnológicas e métodos que facilitam o controle do estoque. Um bom exemplo é um sistema de gerenciamento empresarial com uma funcionalidade completa de controle de estoque. 

O GestãoClick oferece uma solução abrangente para otimizar o controle de estoque, proporcionando uma gestão eficiente e precisa de seus produtos. Com ferramentas intuitivas e recursos avançados, a plataforma contribui para a automatização de processos, redução de erros e maximização da eficiência operacional.

Assim, é possível monitorar em tempo real os níveis de estoque, receber alertas de reabastecimento e acompanhar o histórico de movimentação de produtos. A integração com tecnologias como código de barras simplifica a entrada e saída de mercadorias, minimizando falhas humanas e agilizando as operações.

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