Controle de estoque: como melhorar a gestão e aumentar os lucros?
Descubra o que é controle de estoque, como ele impacta suas finanças e vendas, e como um sistema ERP pode otimizar a gestão da sua empresa.
Fazer um controle estoque bem administrado é um dos maiores desafios para empresas que desejam crescer de forma sustentável.
Afinal, o equilíbrio entre mercadorias disponíveis e a demanda do mercado influencia diretamente nas vendas, no fluxo de caixa e até na satisfação dos clientes.
Apesar dessa importância, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para estruturar processos eficientes.
Um estudo realizado pela H2R Pesquisas Avançadas, chamado Índice de Produtividade Tecnológica (IPT) de logística, revelou que 92% dos varejistas brasileiros já possuem um setor voltado à gestão de armazenagem, mas apenas 38% realmente utilizam um sistema de gestão para apoiar essa área estratégica.
Esse cenário mostra uma grande oportunidade de melhoria. Muitas empresas ainda dependem de métodos manuais, como planilhas ou registros em papel, que podem gerar erros, perdas e falta de informações atualizadas.
Por outro lado, negócios que investem em controle de estoque estruturado conseguem reduzir custos, aumentar a eficiência e garantir mais previsibilidade no dia a dia.
Pensando nisso, preparamos este artigo para você entender como o controle de estoque funciona, por que ele é essencial para a saúde financeira do seu negócio e como implementar práticas que realmente aumentam os lucros.
O que é controle de estoque
Controle de estoque é o processo de acompanhar, organizar e administrar todos os produtos que entram e saem da sua empresa.
Esse processo permite que o gestor e toda a equipe saiba, em tempo real, quais itens estão disponíveis, quais precisam ser repostos e quais estão parados ocupando espaço.
Ou seja, o controle de estoque é mais do que uma simples contagem de mercadorias, porque ele garante equilíbrio entre oferta e demanda.
Assim, a empresa evita tanto o excesso de produtos quanto a falta deles nas prateleiras.
Nesse sentido, quando o processo de controle é bem estruturado e, principalmente, regular, o negócio ganha previsibilidade.
Ou seja, fica mais fácil planejar compras, negociar com fornecedores e até se preparar para períodos de maior procura, como datas sazonais de maior movimento.
Além disso, um bom controle de estoque aumenta a eficiência da gestão por meio de dados concretos para tomadas de decisão e melhora do fluxo de caixa.
Leia mais: Tudo o que você precisa saber sobre Giro de Estoque
Para que serve o controle de estoque?
Basicamente, o controle de estoque serve para garantir que a empresa sempre tenha os produtos certos disponíveis na hora certa.
Com ele, é possível evitar tanto a ruptura de estoque, que causa perda de vendas, quanto o acúmulo de mercadorias que ficam paradas e geram prejuízo.
Ou seja, na prática, o controle de estoque apoia vários setores do negócio.
Ele organiza a rotina da equipe, melhora a tomada de decisão e dá mais segurança no planejamento financeiro a longo prazo da empresa.
Além disso, ajuda a identificar oportunidades de economia e a aumentar a margem de lucro.
Entre as principais funções do controle de estoque realmente eficiente, temos:
- Monitorar a entrada e saída de produtos;
- Reduzir desperdícios e perdas por vencimento;
- Apoiar o setor de compras com informações precisas;
- Evitar a falta de itens essenciais para o cliente;
- Melhorar a gestão financeira da empresa.
Com essas funções integradas ao dia a dia, o controle de estoque deixa de ser apenas uma tarefa operacional e se torna um recurso estratégico.
Leia mais: Como um sistema de controle de estoque evita a perda de vendas por falta de produtos
5 vantagens do controle de estoque
Um bom processo controle de estoque vai muito além de saber a quantidade de produtos no depósito.
Ele garante que a empresa aproveite melhor seus recursos, aumente a produtividade e consiga tomar decisões mais inteligentes.
Quando bem aplicado, o controle de estoque traz benefícios diretos para diferentes setores do negócio.
Confira abaixo as principais vantagens:
1. Melhor aproveitamento e organização do espaço
Um estoque desorganizado ocupa mais espaço do que o necessário.
Então, com o controle de estoque, você consegue mapear os produtos, identificar os itens de maior giro e manter tudo no lugar certo.
Essa organização facilita a rotina da equipe e ainda reduz custos com armazenagem.
Além disso, evita desperdícios, como mercadorias esquecidas no fundo da prateleira que acabam vencendo.
2. Mais eficiência e produtividade para sua equipe
Quando o estoque está sob controle, a equipe trabalha com mais agilidade.
O tempo gasto para encontrar produtos diminui e sobra mais energia para focar no atendimento ao cliente.
Isso aumenta a produtividade e melhora a experiência do consumidor, já que a empresa consegue atender pedidos com rapidez e precisão.
Leia mais: Produtividade na sua empresa: guia prático
3. Apoio ao setor de compras
O setor de compras depende de dados consistentes para negociar com fornecedores.
O controle de estoque fornece essas informações de forma clara e em tempo real.
Assim, a empresa deixa de fazer compras desnecessárias e garante o reabastecimento dos itens que realmente têm saída.
O resultado é economia e maior poder de negociação.
4. Impulsiona as vendas
Um bom controle de estoque permite que a empresa sempre tenha os produtos mais procurados disponíveis.
Isso reduz as chances de perder vendas por falta de mercadoria, principalmente aqueles que tem grande saída.
Além disso, conhecer os itens de maior giro ajuda a criar promoções mais estratégicas que aumentam o faturamento e a satisfação dos clientes.
5. Apoio ao setor financeiro
O estoque representa uma parte importante do capital da empresa.
Afinal, sem controle, é fácil perder a noção de quanto dinheiro está parado em mercadorias.
Com informações atualizadas, o setor financeiro consegue planejar melhor o fluxo de caixa, organizar investimentos e evitar desperdícios que prejudicam a saúde do negócio.
Leia mais: 10 sinais de que a sua empresa precisa de um sistema de controle financeiro
10 principais tipos de controle de estoque
Cada empresa tem uma necessidade diferente quando o assunto é gestão de mercadorias. Por isso, existem vários tipos de controle de estoque que podem ser aplicados de acordo com o porte do negócio, a demanda e o perfil dos clientes.
Conhecer cada modelo ajuda o gestor a escolher a melhor estratégia.
Dessa forma, a empresa garante mais eficiência, reduz custos e evita tanto a falta quanto o excesso de produtos.
Leia mais: Tipos de controle de estoque: descubra o melhor para o seu negócio
1. Estoque mínimo
O estoque mínimo define a quantidade mínima de produtos que deve estar disponível para atender a demanda. Quando esse nível é atingido, é hora de repor o item.
Esse tipo de controle de estoque evita a ruptura de vendas porque garante que o cliente não encontre prateleiras vazias.
Por outro lado, é preciso realizar monitoramento constante para não atrasar pedidos de compra.
Por isso, é muito usado em empresas que trabalham com produtos de alta rotatividade, como supermercados e farmácias.
Leia também: Estoque mínimo: o que é, como calcular e evitar prejuízos
2. Estoque máximo
O estoque máximo define o limite de produtos que podem ser armazenados sem prejudicar o espaço ou o capital da empresa. Ele ajuda a evitar excesso e desperdício.
Esse método ajuda a evitar excesso de produtos parados e diminui os custos de armazenamento.
Além disso, também garante que o capital da empresa não fique preso em itens sem saída.
Nesse sentido, é indicado para negócios que precisam equilibrar espaço físico e giro de mercadorias, como distribuidoras e lojas de médio porte.
3. Estoque de segurança
O estoque de segurança funciona como uma reserva estratégica. Ele cobre imprevistos, como atrasos de fornecedores ou picos repentino da demanda.
Esse tipo de controle de estoque traz mais tranquilidade, pois reduz os riscos de ruptura. No entanto, exige planejamento para não gerar desperdício.
É comum em setores onde a falta de produtos pode comprometer a operação, como indústrias e empresas de saúde, por exemplo.
4. PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai)
No método PEPS, os primeiros produtos a entrar no estoque são também os primeiros a sair. Isso evita perdas por vencimento, já que os itens mais antigos são vendidos primeiro.
É muito comum em empresas que trabalham com produtos perecíveis, como alimentos e medicamentos.
5. UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai)
Já o UEPS é o contrário do PEPS.
Nele, os últimos produtos que entram são os primeiros a sair.
Esse modelo pode ser vantajoso em cenários de inflação, já que considera o preço mais recente como base.
Apesar disso, o UEPS não é aceito em algumas legislações contábeis e pode não ser indicado para produtos com prazo de validade.
6. Custo Médio Ponderado
Esse método calcula o valor do estoque com base na média dos preços pagos pelas mercadorias.
Assim, o custo final não depende apenas da última compra, mas de todas.
É uma forma prática e equilibrada de avaliar o estoque e muito usada em indústrias e no varejo.
7. Estoque sazonal
O estoque sazonal é formado para atender demandas específicas de determinadas épocas do ano, como datas comemorativas.
Com ele, o gestor da empresa se prepara para períodos de alta procura e garante a disponibilidade sem exagerar na compra.
Por conta dessas características, é bastante comum em segmentos como moda, decoração e alimentação.
8. Curva ABC
A Curva ABC classifica os produtos de acordo com sua importância para o faturamento. Geralmente, 20% dos itens representam 80% do lucro.
- A: itens de maior valor e impacto no negócio;
- B: produtos de importância intermediária;
- C: mercadorias de baixo custo e menor impacto.
Com esse controle de estoque, o gestor consegue dar prioridade para produtos que são importantes para garantir a lucratividade.
Nesse sentido, é uma técnica valiosa para negócios que possuem grande variedade de mercadorias.
9. Just in Time (JIT)
No Just in Time, o estoque é reduzido ao mínimo possível. Ou seja, os produtos são repostos de acordo com a demanda real do cliente.
Esse método exige fornecedores confiáveis e processos bem alinhados, pois qualquer erro pode causar falta de insumo e parada de linhas produtivas.
Por ser muito ligado à produção de produtos, ele é muito usado em indústrias para reduzir custos e aumentar a eficiência.
10. Inventário rotativo
O inventário rotativo consiste em realizar contagens periódicas de parte do estoque, em vez de checar tudo de uma vez em um determinado período do ano.
Isso facilita o acompanhamento sem parar as operações.
Por isso, esse tipo de controle de estoque é ideal para empresas com grande variedade de produtos, pois mantém os dados sempre atualizados.
Como definir o melhor tipo de controle de estoque para minha empresa?
Definir o melhor tipo de controle de estoque depende das necessidades e da realidade do seu negócio.
Cada empresa possui características próprias, como volume de vendas, sazonalidade e perfil de clientes. Por isso, não existe um modelo único que funcione para todos.
O primeiro passo é analisar o fluxo de mercadorias. Entenda quais produtos têm maior saída, quais ficam mais tempo parados e como o estoque impacta o financeiro.
Com esses dados, você consegue identificar se precisa de um modelo mais simples ou de um controle mais sofisticado.
Além disso, é importante considerar fatores como:
- O espaço físico disponível para armazenagem;
- A capacidade de negociação com fornecedores;
- O nível de tecnologia que sua empresa utiliza;
- A equipe responsável pelo controle do estoque.
Ao alinhar esses pontos, você garante que o controle de estoque escolhido traga benefícios reais para a operação.
Como fazer um controle de estoque eficiente?
Como vimos, um controle de estoque eficiente vai além de registrar entradas e saídas.
Ele exige planejamento, organização e o uso de práticas que garantam mais precisão e agilidade no dia a dia da empresa.
Para alcançar esse nível de eficiência, é importante adotar boas práticas que facilitam a gestão e o próprio controle durante o dia a dia.
Essas ações, por mais simples que sejam, otimizam processos, reduzem desperdícios e ajudam a manter a empresa preparada para atender os clientes com rapidez.
Veja algumas práticas que fazem diferença no controle de estoque:
- Categorização de produtos: organize os itens em grupos para facilitar o acesso e a análise;
- Contagem cíclica: faça verificações regulares sem parar a operação;
- Controle de validade: acompanhe datas de vencimento e evite perdas;
- Sistema de reposição: defina pontos de pedido para evitar faltas e excessos;
- Análise de dados: use relatórios para prever demanda e ajustar compras;
- Integração com vendas: alinhe estoque, marketing e comercial para vender com mais estratégia.
Ao aplicar essas práticas, a empresa conquista mais agilidade, reduz custos e melhora a experiência dos clientes.
Assim, o controle de estoque deixa de ser apenas uma rotina administrativa e passa a ser uma ferramenta de crescimento.
Leia mais: Como fazer controle de estoque: guia completo
Como o controle de estoque ajuda a empresa a aumentar os lucros?
Um controle de estoque bem estruturado impacta diretamente os resultados financeiros.
Isso acontece porque ele evita perdas, garante que os produtos certos estejam disponíveis e ajuda a empresa a vender mais sem desperdiçar recursos e dinheiro.
Entre os principais ganhos estão:
- Redução de desperdícios e perdas de mercadorias;
- Maior giro de estoque, com menos capital parado;
- Atendimento mais rápido e eficiente aos clientes;
- Apoio estratégico para negociações com fornecedores.
Na prática, isso significa mais equilíbrio entre compras, vendas e finanças.
Leia mais: Controle de estoque eficiente: como fazer?
Leia mais: Como alcançar a maximização do lucro: dicas e melhores práticas
Principais erros ao fazer um controle de estoque
Manter o controle de estoque eficiente exige atenção e boas práticas. No entanto, muitas empresas ainda cometem erros que prejudicam as operações e os resultados.
Conhecer esses problemas é essencial para corrigi-los a tempo e evitar impactos financeiros. Veja os principais:
Leia mais: Como organizar o estoque e manter o controle?
Excesso de estoque
Acumular mercadorias pode parecer uma forma de prevenir faltas, mas costuma gerar desperdício.
Produtos parados ocupam espaço, aumentam custos de armazenagem e, em alguns casos, podem até vencer.
Um exemplo é quando o negócio compra mais do que a demanda real. Esse excesso trava o capital de giro e dificulta novos investimentos.
Por isso, o ideal é planejar as compras com base em dados confiáveis e previsões de vendas.
Falta de produtos importantes
Não ter os itens certos disponíveis no momento da venda causa frustração no cliente e perda de receita.
Esse erro é comum quando a empresa não acompanha de perto os níveis de estoque.
Para evitar isso, é essencial monitorar os produtos de maior saída e criar alertas de reposição.
Assim, o negócio mantém a oferta alinhada com a demanda e não corre o risco de perder oportunidades.
Leia mais: O que é ruptura de estoque e como evitar? 5 estratégias essenciais
Não acompanhar regularmente
Deixar o controle de estoque em segundo plano compromete toda a gestão.
Sem revisões frequentes, os registros ficam desatualizados e podem gerar decisões erradas.
Um exemplo simples: acreditar que há 50 unidades de um produto disponível, quando na prática só existem 30.
Esse tipo de falha causa problemas em vendas e até em campanhas promocionais.
Não acompanhar o comportamento do público
O cliente está no centro de qualquer estratégia.
Ignorar suas preferências no controle de estoque pode levar ao acúmulo de produtos que não têm saída.
Ao analisar o comportamento de compra, é possível ajustar os pedidos e focar nos itens que realmente têm procura.
Assim, o estoque se torna mais enxuto, dinâmico e lucrativo.
Desconhecer a sazonalidade das vendas
Negócios que não consideram a sazonalidade correm grandes riscos. Vendas variam conforme datas comemorativas, clima e até tendências do mercado.
Por exemplo, uma loja de roupas precisa reforçar a compra de casacos no inverno e de roupas leves no verão. Se isso não acontece, o estoque fica desalinhado com a demanda.
Leia também: Planejamento empresarial anual: como se preparar para as sazonalidades
Usar ferramentas que não atendem à realidade da empresa
Planilhas e controles manuais podem até funcionar no início, mas logo se tornam limitados. A falta de automação aumenta os erros e atrasa processos.
O ideal é investir em sistemas que ofereçam relatórios claros, integração com vendas e facilidade de uso.
Dessa forma, o controle de estoque acompanha o crescimento do negócio de maneira organizada e eficiente.
Vale a pena usar planilhas de controle de estoque?
No geral, as planilhas são muito usadas para organizar o controle de estoque, principalmente em negócios menores.
Elas parecem uma solução simples e de baixo custo no início.
Porém, com o crescimento da empresa, começam a surgir limitações. A falta de automação e de integração pode gerar problemas que atrapalham a gestão e reduzem a eficiência.
Assim, é importante entender as desvantagens antes de adotar esse recurso como principal ferramenta.
Principais desvantagens do uso de planilhas de controle de estoque
Embora ajudem em alguns casos, as planilhas apresentam fragilidades que podem comprometer o controle de estoque a longo prazo.
Por isso, separamos principais problemas que você deve considerar ao decidir se vale a pena manter esse tipo de solução.
Maior chance de erros humanos
O preenchimento manual aumenta muito o risco de falhas.
Um simples número digitado errado pode comprometer todo o planejamento de compras.
Além disso, corrigir esses erros leva tempo e pode gerar decisões baseadas em informações incorretas.
Dificuldade de atualização em tempo real
As planilhas não mostram as movimentações de forma instantânea. Isso significa que a informação sobre um produto pode estar desatualizada no momento da consulta.
Em empresas que vendem rápido, essa limitação causa atrasos, falhas de reposição e até rupturas.
Não acompanha a escalabilidade do negócio
Quando o negócio cresce, o volume de informações também aumenta.
Nesse cenário, as planilhas deixam de ser práticas.
Com muitos dados, o risco de perder o controle é alto, o que prejudica a tomada de decisão e o fluxo de trabalho.
Planilhas não se conectam automaticamente a outras áreas da empresa. Isso cria retrabalho e aumenta as chances de inconsistências.
Sem integração, o gestor precisa atualizar tudo manualmente, o que consome tempo e dificulta a visão completa do negócio.
Risco de perda de dados
Um arquivo salvo apenas em um computador ou pen drive pode ser perdido facilmente. Problemas técnicos ou falta de backup colocam informações valiosas em risco.
A perda de dados pode gerar grandes prejuízos e comprometer toda a gestão de estoque.
Leia mais: Como é feita a integração dos dados no ERP?
Falta de automação
Planilhas exigem esforço constante para manter as informações atualizadas.
Elas não automatizam cálculos, alertas ou relatórios de forma avançada.
Leia mais: Automação de processos financeiros: conheça os benefícios
Dificuldade de gerar relatórios detalhados
Planilhas básicas não oferecem relatórios robustos para análise estratégica.
Normalmente, só mostram dados brutos que exigem tratamento manual.
Com isso, fica mais difícil identificar tendências, sazonalidades e pontos de melhoria.
Leia mais: Relatórios gerenciais: o que são e como usar na sua empresa?
Como um sistema ERP otimiza o controle de estoque?
Um sistema ERP transforma o controle de estoque em uma atividade muito mais ágil e confiável. Ele automatiza tarefas que antes eram feitas de forma manual, reduzindo falhas e trazendo informações em tempo real.
Isso garante mais eficiência no dia a dia da empresa.
Além disso, o ERP conecta o estoque a outras áreas, como vendas, compras e financeiro.
Assim, os gestores têm uma visão completa do negócio e conseguem tomar decisões mais seguras e rápidas.
Entre os principais benefícios de usar um ERP para o controle de estoque estão:
- Automação de processos: elimina tarefas repetitivas, como lançamentos manuais, e reduz o risco de erros humanos;
- Visão em tempo real: mostra entradas e saídas de produtos instantaneamente, ajudando na reposição correta;
- Integração de áreas: conecta estoque, vendas e financeiro em um único sistema, evitando retrabalhos;
- Previsão de demanda: usa dados históricos para apoiar o planejamento de compras e evitar faltas ou excessos;
- Relatórios estratégicos: oferece informações detalhadas para identificar tendências e melhorar a gestão.
Com essas vantagens, o ERP torna o controle de estoque um aliado estratégico, e não apenas uma atividade operacional. Isso aumenta a produtividade e reduz custos de forma significativa.
Leia mais: Eficiência: programa para controle de estoque
Sim, e essa integração é um dos maiores diferenciais do ERP.
Quando o controle de estoque se conecta diretamente às vendas, todas as movimentações ficam registradas automaticamente no sistema. Isso evita divergências e melhora a experiência do cliente.
Na prática, cada venda registrada reduz o saldo do estoque em tempo real. Assim, o gestor sabe exatamente o que está disponível para atender novos pedidos.
Essa precisão ajuda a evitar rupturas e garante maior confiabilidade no processo de compra.
Além disso, a integração facilita o planejamento. Com dados unificados, a empresa consegue alinhar promoções, estratégias comerciais e compras de fornecedores de forma mais inteligente.
Como vimos, ter um bom controle de estoque é essencial para manter a saúde financeira da sua empresa.
Com o GestãoClick, você simplifica processos, ganha agilidade e ainda garante mais segurança nas operações.
O sistema foi desenvolvido para atender empresas de diferentes segmentos e tamanhos. Ele integra estoque, vendas e financeiro, oferecendo uma gestão completa e descomplicada.
Assim, você elimina retrabalhos e toma decisões mais estratégicas, além de ter:
- Organização completa: registre entradas, saídas e transferências de produtos em tempo real;
- Gestão de compras inteligente: faça cotações online, registre notas fiscais de entrada e evite desperdícios;
- Relatórios detalhados: acompanhe dados estratégicos para planejar compras e reduzir custos;
- Controle de inventário: catalogue produtos com informações como cor, peso e formato para identificação rápida;
- Integração com vendas e financeiro: conecte áreas importantes do negócio em um único sistema;
- Redução de perdas: mantenha o estoque no nível ideal e evite excessos ou rupturas.
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