Sistema ERP: Um Guia Prático e Fácil de Entender

Os ERPs são softwares integrados que automatizam processos empresariais como contabilidade, finanças, recursos humanos e vendas. Eles promovem eficiência, melhoram a tomada de decisões e facilitam. O ERP adequado para as necessidades da empresa é fundamental, e o artigo oferece dicas sobre implementação bem-sucedida.

Você está familiarizado com o conceito de Sistema ERP? Ao começar um negócio, os empreendedores geralmente se concentram em diversos aspectos essenciais para dar partida à empresa, mas às vezes negligenciam a importância da administração diária e da gestão do empreendimento.

Esse gerenciamento envolve lidar com contas a pagar, contas a receber, controle de vendas, gerenciamento de estoque, contabilidade, emissão de notas fiscais, armazenamento de dados e muitos outros detalhes que demandam atenção constante.

É aí que entram as soluções tecnológicas, como os Sistemas de Gestão Empresarial, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning). Esses sistemas representam a vanguarda da tecnologia e são projetados especificamente para aprimorar a gestão e impulsionar o seu negócio como um todo.

Neste guia importante, você descobrirá em detalhes o que é um ERP, onde e como esse tipo de sistema pode ajudá-lo, além de analisar a relação custo-benefício desse investimento. Você também terá a oportunidade de conhecer as opções disponíveis no mercado.

Acompanhe cada seção atentamente e tenha uma boa leitura!

O que é ERP: conceito e significado

O termo Sistema ERP, que vem de Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), basicamente se refere a um Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Mas o que isso quer dizer exatamente?

Bem, uma empresa, mesmo sendo pequena ou média, tem várias partes funcionando separadamente: tem o estoque, a produção, a contabilidade, o financeiro, a logística, entre outras áreas.

Todas essas áreas precisam trabalhar juntas, compartilhando informações, para que a empresa funcione como um todo coeso.

Nesse sentido, como gestor, você precisa ter uma visão de cada parte, mas também da empresa como um todo. E a pergunta é: como fazer com que todas essas áreas compartilhem informações e trabalhem em sintonia?

Primeiramente, um bom ponto de partida é pensar em automatizar esses processos. Automatizando, você consegue otimizar ou até eliminar algumas etapas, economizando tempo, melhorando a precisão dos dados e, consequentemente, reduzindo custos e desperdícios.

Quando falamos em integração, também estamos falando de automação.

Então, todas as áreas da sua empresa vão trabalhar de forma integrada, com dados compartilhados e gerenciados por uma única plataforma.

Mas, afinal, o que é esse tal de ERP?

Em síntese, trata-se de um software corporativo que controla praticamente todas as informações da sua empresa. Ele automatiza e integra dados, recursos e processos de diversas áreas, como vendas, finanças, contabilidade, estoque, compras, e por aí vai.

Essa é a definição básica, mas na prática, um ERP é muito mais do que isso, especialmente quando você começa a ver os benefícios que ele traz para o seu negócio e o seu futuro.

Para que serve um sistema ERP?

Partindo do princípio de que a organização é essencial não apenas em empresas, mas em qualquer empreendimento na vida, podemos comparar o início de um negócio ao primeiro degrau de uma escada: o planejamento.

Assim, o segundo degrau, sem dúvida, é a organização, seja qual for o tamanho da empresa. Inicialmente, essa organização pode ser feita com planilhas para contabilidade, estoque, financeiro, contas a pagar e receber, entre outros.

Porém, à medida que a empresa cresce, as planilhas não conseguem mais acompanhar a demanda por:

• Informações em tempo real: para uma gestão adequada, é crucial ter acesso imediato a todos os aspectos da empresa.
• Dados precisos: as planilhas, muitas vezes alimentadas manualmente, podem conter erros, representando um risco para a tomada de decisões.
• Acessibilidade: é necessário ter acesso às informações em qualquer lugar, não apenas no escritório, especialmente para fechar negócios.
• Segurança: algumas informações precisam ser restritas, enquanto outras devem ser acessíveis a todos. Planilhas e relatórios imprecisos podem comprometer o controle de segurança.

Portanto, o conceito de ERP pode ser entendido como um sistema de gestão que oferece acesso fácil, integrado e totalmente confiável aos dados da empresa, gerando informações que são disponibilizadas apenas para quem realmente precisa delas.

Dessa forma, com essas informações, é possível realizar análises detalhadas sobre todos os aspectos do negócio, desde redução de custos até aumento de produtividade.

Sistema ERP: por que adotar?

Compreender o que é um ERP é apenas o ponto de partida. Contudo, a questão agora é: essa compreensão é suficiente para justificar a adoção de um sistema de gestão empresarial para o meu negócio?

O ERP é uma ferramenta fundamental, especialmente para pequenas e médias empresas (PMEs), pois ajuda a empresa a se organizar e a se tornar muito mais competitiva no mercado. Ele oferece aos gestores uma visão abrangente do empreendimento, permitindo uma compreensão detalhada de todos os aspectos da operação.

E qual é o impacto financeiro disso? Essa visão estratégica possibilita aos gestores uma alocação precisa de recursos, a otimização de processos e o direcionamento eficaz dos investimentos. Como resultado, a administração se torna mais precisa e assertiva em todas as áreas.

Em outras palavras, essa abordagem significa menos desperdício, maior competitividade, controle de prazos, redução de custos, aproveitamento otimizado dos recursos humanos e materiais, garantia de entregas de qualidade, aumento da eficiência e produtividade, além de oferecer insights valiosos por meio da análise de dados, entre outros benefícios significativos.

Como implementar?

Implementar um sistema ERP pode ser um processo desafiador, mas seguindo algumas etapas básicas, você pode tornar esse processo mais suave e eficiente. Aqui estão algumas etapas comuns para implementar um sistema ERP:

Planejamento e avaliação de necessidades

• Defina claramente seus objetivos e necessidades empresariais;
• Avalie quais áreas precisam de melhorias e como um sistema ERP pode ajudar a resolver esses problemas;
• Envolve todas as partes interessadas para garantir que suas necessidades sejam consideradas.

Seleção do fornecedor

• Pesquise e avalie diferentes fornecedores de ERP com base em suas necessidades, orçamento e requisitos específicos;
• Realize demonstrações e avaliações de software para garantir que o ERP escolhido atenda às suas necessidades.

Customização e configuração

• Trabalhe com o fornecedor do ERP para personalizar o sistema de acordo com as necessidades exclusivas da sua empresa;
• Configure o sistema para incluir seus processos de negócios, fluxos de trabalho e requisitos específicos.

Migração de dados

• Planeje e execute a migração de dados do seu sistema atual para o novo ERP;
• Certifique-se de limpar e validar os dados antes da migração para garantir a precisão e integridade dos dados.

Treinamento adequado

• Forneça treinamento abrangente para todos os usuários do sistema ERP, incluindo funcionários de diferentes departamentos;
• Garanta que todos entendam como usar o sistema de forma eficaz e eficiente.

Testes e validação

• Realize testes extensivos do sistema ERP para identificar e corrigir quaisquer problemas ou bugs;
• Valide o sistema em relação aos seus requisitos e objetivos iniciais.

Implementação

• Planeje e execute a implantação do sistema ERP em toda a empresa;
• Fique preparado para enfrentar possíveis desafios durante o processo de implantação e tenha um plano de contingência.

Suporte e monitoramento

• Monitore o desempenho do sistema ERP após a implantação para garantir que ele esteja funcionando conforme o esperado;
• Opte por um sistema com suporte gratuito sempre pronto para fazer ajustes conforme necessário.

Lembre-se de que a implementação de um sistema ERP é um processo contínuo e que pode levar tempo até que todos os aspectos do sistema estejam totalmente integrados e funcionando sem problemas.

Desse modo, seja paciente e esteja preparado para ajustar seu plano conforme necessário ao longo do caminho.

Planejamento de Recursos Empresariais

Conforme mencionado anteriormente, o ERP é um sistema de informação que integra uma variedade de processos em uma organização, independentemente de seu tamanho, abrangendo todas ou parte das operações da empresa e suas interações com clientes, governo e fornecedores.

Ao automatizar essa integração em tempo real, o ERP promove uma gestão mais eficiente da empresa, resultando em maior produtividade, redução de desperdícios, alocação otimizada de recursos humanos e, consequentemente, redução significativa de custos.

O ERP oferece suporte principalmente às seguintes áreas da empresa:

• Contabilidade e finanças: contas a pagar e a receber, gestão de caixa, ativos fixos, contabilidade geral, orçamentos, entre outros;
• Recursos humanos: treinamento, recrutamento, folha de pagamento, benefícios, entre outros;
• Manufatura: controle de custos, gerenciamento de produção, controle de estoque, gestão de qualidade, entre outros;
• Gestão de suprimentos: gestão de estoques, pedidos, faturas, fluxo de suprimentos, entre outros;
• Gestão de projetos: acompanhamento de investimentos, gestão de atividades, entre outros.
• Relacionamento com o cliente: acompanhamento de vendas, marketing, atendimento ao cliente etc.;
• Autoatendimento: acesso a informações para clientes e colaboradores por meio de portais online;
• Segurança da informação: gerenciamento de acesso e proteção das informações.

A implementação de um sistema ERP pode transformar significativamente a eficiência e a capacidade de gerenciamento de uma empresa em várias áreas-chave.

Um software ERP descomplica a sua rotina

Pensando em todos os processos e fluxos de uma empresa, mesmo de uma pequena ou média, os sistemas de gestão empresarial conseguem descomplicar eficientemente toda e qualquer rotina, estimulando ganho de tempo e economia de recursos.

No dia a dia, as empresas possuem um fluxo de informações específico que precisa de controle. O ERP consegue centralizar todas essas informações em uma plataforma única, melhorando o fluxo de dados corporativos e as rotinas provenientes destes.

Podemos considerar ainda que, ao descomplicar rotinas e unificar as informações, elimina-se duplicidades e minimiza-se erros humanos, evita-se atrasos e favorece o fluxo de trabalho como um todo.

Um gestor que pretenda ter um insight mais valioso para o seu próprio negócio, com certeza vai precisar pensar em ter um sistema de gestão empresarial adequado.

ERP online: uma nuvem de vantagens

Acesso à informação é essencial e ter acesso imediato a ela pode significar aproveitar oportunidades de negócio com mais lucratividade, economizar tempo de forma significativa e melhorar a gestão global da empresa.

Além disso, olhando para o futuro, armazenar dados vitais da empresa em servidores físicos, discos rígidos e outras mídias pode representar um risco considerável de perda de dados e dificultar o acesso a essas informações quando necessário.

Nesse sentido, a tecnologia de armazenamento em nuvem já é uma realidade segura e amplamente adotada por milhares de empresas, desde pequenas até grandes corporações. Isso se deve, em primeiro lugar, à segurança que esse recurso oferece e, em segundo lugar, ao acesso rápido e eficiente que proporciona, em qualquer lugar do mundo e em diversos dispositivos, incluindo dispositivos móveis.

Os sistemas ERP mais modernos já oferecem essa opção, armazenando as informações essenciais da empresa na nuvem, garantindo acesso rápido e preciso para os usuários autorizados e assegurando total segurança das informações disponíveis.

ERP para pequenas empresas

Pequenas e médias empresas estão cada vez mais adotando sistemas ERP modernos em larga escala. Isso ocorre porque essas empresas reconhecem a importância de estar na vanguarda da tecnologia para valorizar seus negócios, aproveitando os benefícios oferecidos por esse tipo de software.

No entanto, é crucial escolher cuidadosamente o ERP que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Por exemplo, o software do GestãoClick oferece uma ampla gama de módulos que abrangem as principais funcionalidades e processos de uma organização, especialmente para pequenas empresas.

Além de entender o que é um ERP e os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio, é essencial escolher um software completo e acessível, como os sistemas oferecidos pelo GestãoClick.

Confira algumas das funcionalidades oferecidas:

• Gestão Financeira;
• Controle de Estoque;
• Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas;
• Contabilidade;
• Controle de Acesso;
• WebDesk;
• Orçamentos e Vendas;
• Gestão de Contratos, entre outros.

Ter essa visão futurista, que já é uma realidade para muitas empresas, é crucial para garantir a continuidade dos negócios, proporcionando uma relação custo-benefício precisa e segura.

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