ERP - O que é: Guia Definitivo, Prático e Fácil de Entender


ERP - O que é: Guia Definitivo, Prático e Fácil de Entender

Você sabe o que é ERP? Todo empreendedor ao iniciar seu negócio, logo no momento do primeiro planejamento, confere uma série de itens necessários e imprescindíveis para começar o seu negócio e com base neste planejamento começa a tomar as ações necessários para o pontapé inicial.

Muitas vezes, neste planejamento, este mesmo empreendedor se esquece de observar que vai precisar pensar na administração e gestão do seu negócio dia a dia e, neste quesito, inclui-se contas a pagar, receber, vendas, estoques, contabilidade, notas fiscais, armazenamento de dados e uma infinidade de outros pontos que precisarão de sua atenção.

É neste momento que surgem as soluções tecnológicas. Mas o que é ERP e como ele pode me ajudar? Os sistemas de gestão empresarial estão no topo da mais alta tecnologia e são voltados exclusivamente a melhorar a gestão e favorecer o seu negócio como um todo.

Aqui neste importante Guia, você vai tomar conhecimento, em detalhes, sobre o que é ERP, onde e como este tipo de sistema vai poder lhe ajudar e toda a relação custo x benefício deste investimento, além de conhecer o que existe no mercado a respeito. Acompanhe tudo e boa leitura!
 

O que é ERP?

De uma forma resumida e direta, ERP é a sigla para “Enterprise Resource Planning, que na verdade significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Trata-se de um software caracteristicamente corporativo que é capaz de controlar praticamente todas as informações de sua empresa.

De forma automatizada, integra dados, recursos e processos, de diversas áreas da organização como vendas, finanças, contabilidade, fiscal, estoque, compras, entre outras.

Esta é a descrição ao “pé da letra” do que é ERP, mas na prática ele é muito mais do que tudo isto, principalmente quando você mensurar os benefícios que um sistema de gestão traz para a sua empresa e principalmente para o futuro do seu negócio.
 

ERP: conceito

Partimos da premissa básica de que a organização é tudo não só dentro de uma empresa, mas em qualquer coisa que façamos em nossas vidas. Imaginando, figurativamente, o início de um empreendimento como sendo uma escada, o primeiro degrau seria sem dúvida o planejamento.

Mas imediatamente o segundo com certeza seria a organização, independentemente se sua empresa é pequena ou grande. De início, esta organização pode até ser realizada com planilhas contábeis, de estoque, do financeiro, das contas a pagar e receber, etc.

No entanto, assim que sua empresa ganhar um certo volume de negócios, estas planilhas não conseguirão mais suprir a sua necessidade de:

-   Informações: você precisa saber em tempo real tudo que está acontecendo com a sua empresa, para uma adequada gestão.

-   Dados precisos: considerando planilhas, muitas vezes com informações acrescentadas manualmente, estas podem apresentar dados imprecisos. Se sua tomada de decisão depende destes dados, é fácil de imaginar o risco que estará correndo se estes não forem corretos.

-   Acessibilidade: você precisa ter estas informações sempre à mão, muitas vezes até fora do local físico de sua empresa, para fechar um negócio, por exemplo. Tais planilhas não poderão ser carregadas e acessadas de forma online tão facilmente.

-   Segurança: nem todos podem acessar determinadas informações. Outras ainda precisam estar claras para todos na empresa. Trabalhando com base em planilhas e relatórios muitas vezes imprecisos, o controle da segurança destas informações pode ser comprometido.


Então, para falarmos de conceito de ERP, podemos dizer facilmente que ele é um sistema de gestão que possibilita acesso fácil, integrado e totalmente confiável aos dados de sua empresa, considerando informações levantadas pelo próprio software.

Com estas informações, que são disponibilizadas única e exclusivamente para quem pode realmente enxerga-las, é possível realizar diagnósticos bem mais aprofundados sobre tudo o que acontece em sua empresa, no seu negócio, desde a necessidade de redução de custos à aumento de produtividade.

 

Significado ERP

ERP, como já dissemos inclusive, significa Enterprise Resource Planning, ou, Sistema Integrado de Gestão Empresarial. E o que significa ser um sistema integrado de gestão? 

Uma empresa, mesmo uma PME, conta em sua estrutura com inúmeras áreas diferentes: setor de estoque, setor produtivo, expedição, contabilidade, gestão financeira, tributação e notas fiscais, contas a receber, logística, entre outras.

Cada uma destas áreas precisa trabalhar, de certa forma, em conjunto, com informações compartilhadas para que as “partes” formem o “todo”, que é a sua empresa, o seu empreendimento. 

Do mesmo modo, você como gestor, precisa ter uma visão das partes, mas fundamentalmente do todo. E como garantir que todas as áreas da empresa compartilhem informações e trabalhem para o todo?

A primeira coisa que você precisa pensar é na automatização destes processos. De forma automatizada, você vai conseguir otimizar e até suprimir alguns processos, vai ganhar tempo, maior precisão de dados e informações e, consequentemente, ter queda de desperdícios e redução de custos.

Outrossim, quando falamos em integração, falamos também de automatização. Deste modo, todas as áreas de sua empresa trabalharão totalmente integradas, com dados integrados e todos, inclusive a gestão, sob uma única plataforma que atenda à empresa inteira.

 

ERP Grátis: vale a pena?

Quando uma empresa precisa lidar com custos, ainda mais quando estes custos estão relacionados com tecnologia, há um conceito errôneo de que é preciso procurar sempre o mais barato que existe no mercado.

Obviamente, a busca por alternativas mais econômicas é sempre uma boa prática em qualquer gestão de negócio, mas o mais barato nem sempre representa o mais eficiente, principalmente quando você leva em consideração a relação custo x benefício.

Isto se aplica a todos os segmentos, inclusive os relacionados com tecnologia. Em uma conclusão inicial, se estamos falando de um sistema de gestão que possa automatizar vários processos de sua empresa, otimizando-os, talvez não valha a pena investir esforços em algo gratuito.

E porque não valeria a pena um ERP grátis? Se você considerar recursos disponíveis, personalização e eficiência, com certeza os gratuitos serão bem limitados. Embora um ERP gratuito possa parecer vantajoso em um primeiro momento, ele pode lhe causar dores de cabeça no dia a dia de sua empresa.

Um sistema de gestão empresarial gratuito tem por característica básica ferramentas generalizadas, pois o intuito é o de ajudar a maioria das empresas e nem sempre estas ferramentas serão as mais adequadas para as necessidades do seu negócio, demonstrando ser uma experiência pouco eficiente.

Além disso, nos ERPs gratuitos, é comum que seus fornecedores não ofereçam qualquer suporte técnico aos usuários. Isto implica que as soluções para o seu sistema e sua empresa deverão ser providenciados por você mesmo, quando problemas surgirem.

Assim, podemos concluir finalmente que adotar um ERP grátis para automatizar suas operações pode não ser a melhor escolha.

 

Sistema ERP: por que adotar?

A pergunta inicial foi: o que é ERP? Já é possível saber o que é o ERP e para que ele serve, mas aqui surge outra questão: isto é suficiente para adotar um sistema de gestão empresarial para o meu negócio? 

O ERP é uma ferramenta importante, principalmente para os PMEs, pois auxilia a empresa a ser mais organizada e muito mais competitiva no mercado em que atua, disponibilizando aos gestores uma visão estratégica do todo, ou seja, uma visão detalhada de tudo o que acontece na empresa.

E o que isto significa, em termos de custos e ganhos financeiros? Como esta visão vai permitir ao gestor a correta distribuição de recursos, a otimização de diversos processos e o direcionamento correto dos investimentos, logo, a administração será bem mais precisa e assertiva, em todos os aspectos. 

Isto representa menos desperdícios, maior competitividade, controle de prazos, redução de custos, melhor aproveitamento dos recursos humanos e funcionais, assegura entregas de qualidade, aumento de eficiência e produtividade, inteligência de dados entre outros tantos benefícios.

 

Planejamento de Recursos Empresariais

Como já dissemos inclusive, o ERP é um sistema de informação que promove a gestão integrada de inúmeros processos de uma organização, independentemente do tamanho desta, cobrindo todos ou parte dos negócios da empresa e suas respectivas interações com clientes, governo e fornecedores.

Ao fazer esta integração, de forma automática e em tempo real, favorece a gestão da empresa, garantindo mais produtividade, menos desperdícios, melhor alocação de recursos humanos e, consequentemente, redução substancial de custos.

O ERP promove suporte principalmente às seguintes áreas de sua empresa:

-   Contabilidade e financeiro: contas a pagar e receber, gestão de caixa, ativo fixo e livro razão, orçamentos, entre outros.

-   Recursos humanos: treinamentos, recrutamento, folha de pagamento, entre outros.

-   Manufatura da empresa: gestão de custos, fluxo da produção, estoque funcionais e listas de materiais, melhor controle de qualidade, entre outros.

-   Suprimentos: estoques de produção, pedidos, ordens de pagamento, comissões, fluxo de suprimentos, entre outros. 

-   Gestão de Projetos: melhor visão sobre investimentos e despesas, melhor gestão de todas as atividades, entre outros. 

-   Relacionamento com os Clientes: melhor visão e acompanhamento sobre as vendas, marketing, atendimento, entre outros. 

-   Self-Services: serviços de informações para os clientes (WebDesk), colaboradores, entre outros.

-   Segurança de Acesso e Informação: gerenciamento total de acessos, garantindo a segurança das informações. 

 

Software ERP descomplica rotina

Pensando em todos os processos e fluxos de uma empresa, mesmo de uma pequena ou média, os sistemas de gestão empresarial conseguem descomplicar eficientemente toda e qualquer rotina, estimulando ganho de tempo e economia de recursos.

No dia a dia, as empresas possuem um fluxo de informações específico que precisa de controle. O ERP consegue centralizar todas essas informações em uma plataforma única, melhorando o fluxo de dados corporativos e as rotinas provenientes destes.

Podemos considerar ainda que, ao descomplicar rotinas e unificar as informações, elimina-se duplicidades e minimiza-se erros humanos, evita-se atrasos e favorece o fluxo de trabalho como um todo. 

Um gestor que pretenda ter um insight mais valioso para o seu próprio negócio, com certeza vai precisar pensar em ter um sistema de gestão empresarial adequado.

 

ERP Online: uma nuvem de vantagens!

Informação é tudo, é vital. E ter acesso à informação quando se precisa, em tempo real, pode significar um melhor aproveitamento de grandes oportunidades de negócio com melhor lucratividade, um ganho de tempo e produtivo de grandes proporções e uma melhor gestão do todo.

Considerando uma orientação voltada para o futuro, nos dias de hoje, armazenar dados e informações vitais de uma empresa em servidores, hard disks entre outras mídias físicas, pode representar um risco incalculável de perda de dados, além de dificultar o acesso à estas informações.

Os recursos de armazenamento em nuvem já são uma realidade totalmente segura e já vem sendo utilizada por milhares de empresas, desde pequenas à grandes corporações. Isto se justifica primeiro pela segurança que o recurso fornece e segundo pelo acesso rápido e eficiente, em qualquer lugar do mundo e em diversos dispositivos, inclusive os mobile.

Os ERP mais modernos, já contam com esta disponibilidade, armazenando as principais informações do negócio na nuvem, para acesso rápido e preciso para quem de direito, o que resguarda total segurança da informação disponibilizada.
 

ERP para pequenas empresas

Pequenas e médias empresas já estão investindo em sistemas ERP mais modernos, em larga escala. Isto ocorre porque tais empresas perceberam que para valorizarem o seu negócio precisam estar na vanguarda da tecnologia, além dos benefícios disponibilizados por este tipo de software.

No entanto, é preciso ter cuidado ao escolher o ERP adequado às necessidades de sua empresa. O software do GestãoClick, por exemplo, conta com diversos módulos que conseguem contemplar as principais funcionalidades e processos de uma organização, principalmente de pequenas empresas.

Ao saber o que é ERP e seus benefícios para o seu negócio, saber também escolher um software mais completo e por um preço acessível, como é o caso dos sistemas do GestãoClick, é fundamental.

Confira algumas de suas funcionalidades:

-   Gestão Financeira;

-   Gestão de Estoque;

-   Emissão Notas Fiscais Eletrônicas;

-   Contabilidade;

-   Controle de Acesso;

-   WebDesk;

-   Orçamento e Vendas;

-   Gestão de Contratos, etc.

Ter esta visão do futuro, que já é o “presente” para muitas empresas, é importante para a continuidade dos seus negócios, garantido de forma precisa e segura a melhor relação custo x benefício. 

Entre em contato com um dos consultores do GestãoClick e saiba como o seu sistema completo de gestão empresarial pode ajudar você a prosperar ainda mais em seu negócio.