Sistemas ERP: guia definitivo para uma gestão eficiente
Se você já está no mundo dos negócios há algum tempo, provavelmente já ouviu falar sobre os sistemas ERP. Esse tipo de sistema tem desempenhado papel fundamental na gestão empresarial, independentemente do tamanho ou do setor da organização. ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. […]
Por Carolina Durval •
Atualizado em
Se você já está no mundo dos negócios há algum tempo, provavelmente já ouviu falar sobre os sistemas ERP. Esse tipo de sistema tem desempenhado papel fundamental na gestão empresarial, independentemente do tamanho ou do setor da organização.
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português. Sendo assim, esse sistema tem como objetivo principal ajudar as empresas a planejar, gerenciar e controlar seus recursos de maneira integrada.
Por oferecerem tamanha facilidade, os sistemas ERP têm se tornado cada vez mais importantes para a aplicação de uma gestão empresarial eficiente e ainda mais populares entre os empreendedores.
Pensando nisso, criamos este guia completo com o objetivo de ajudar você a entender melhor o universo dos ERPs e a importância dessa ferramenta no contexto empresarial.
Neste conteúdo, exploraremos os principais conceitos, funcionalidades e benefícios desses sistemas. Além disso, daremos algumas dicas para melhorar a sua experiência com esse sistema. Vamos lá?
- Introdução aos sistemas ERP: o que são e como funcionam;
- Como implementar um sistema ERP;
- Funcionalidades e integrações;
- Melhores práticas para a utilização do sistema ERP.
Boa leitura!
Introdução aos sistemas ERP: o que são e como funcionam
Para começar a entender um pouco mais sobre esse assunto é importante compreender o que de fato são os sistemas ERP.
Entenda o que são os ERPs
Os sistemas ERP são softwares projetados para auxiliar empresas de diversos setores a gerenciar eficientemente suas operações. Eles englobam diferentes funcionalidades e têm a capacidade de centralizar múltiplas áreas e processos em um único sistema.
Em vez de utilizar diversos softwares separados para cada setor do seu negócio, como vendas, finanças, compras, estoque, entre outros, o ERP integra todas essas áreas em uma plataforma unificada.
A utilização desse programa reduz drasticamente o número de falhas de comunicação entre os departamentos da sua empresa e confere maior segurança às operações.
Sistemas ERP na prática
Imagine uma empresa que, para conseguir gerenciar seus diferentes setores e suas diversas atividades, possui um sistema específico, ou até mesmo mais de um, para cada uma dessas áreas. Porém, na prática, esses sistemas não “conversam” entre si, pois, além de serem plataformas distintas, também não possuem nenhum tipo de integração.
Essa falta de comunicação entre os sistemas acaba gerando falhas e inconsistências nas informações. Além disso, demanda trabalho manual para tentar centralizar e analisar os dados de maneira conjunta, o que resulta em retrabalhos, erros e atrasos desnecessários.
É aí que os sistemas ERP entram em cena! Como já explicamos anteriormente, esses softwares foram desenvolvidos para unificar diferentes dados em uma só plataforma que, por sua vez, abrange diversas funcionalidades para todas as áreas de gestão de uma organização.
Agilidade, controle e eficiência na gestão empresarial
O ERP permite que haja um fluxo de informações contínuo dentro de sua interface, o que agiliza as operações e facilita o controle de dados. Afinal, após ter acesso aos números e detalhes de cada área da sua empresa, o ERP consegue atualizá-las de maneira automática. Quer um exemplo? Você realizou uma venda e registrou de maneira correta no ERP, automaticamente seus níveis de estoque e seu controle de transações financeiras serão atualizados após essa única ação. Legal, né?
Além disso, essa integração proporciona uma visão global e atualizada dos procedimentos organizacionais, permitindo que o gestor identifique problemas com maior facilidade por meio dos relatórios gerados pelo próprio sistema. Isso simplifica a tomada de decisões, eliminando falhas e automatizando processos, tornando-os mais eficientes.
Como implementar um sistema ERP
Agora que você já sabe o que são e como funcionam os sistemas ERP, chegou a hora de implementá-los na sua gestão. Para facilitar esse processo, fizemos um passo a passo para que você consiga implantá-lo de maneira eficiente no seu negócio.
1- Planejamento
Realizar um planejamento antes da implantação de um ERP é uma etapa fundamental. Afinal, você precisa medir prós e contras, testar o sistema, definir metas e garantir que a implementação seja bem-sucedida.
Para isso, é necessário avaliar as necessidades da empresa, estabelecer metas e testar o sistema antes de implementá-lo.
2- Configuração e personalização
Após o período de planejamento, chegou o momento de implementar o ERP na sua empresa. Assim, esse é o momento de configurar o seu sistema de acordo com a realidade em que o seu negócio se encontra.
Você definirá parâmetros específicos, definirá os fluxos das operações, gerenciará as permissões de acesso (definindo quem pode ter acesso ou não às informações contidas no sistema) e customizará as áreas do software conforme as necessidades da sua organização.
3- Migração de dados
Migrar dados para um sistema ERP pode parecer uma tarefa complexa, porém trata-se de um processo relativamente simples, apesar de ser relativamente longo.
Primeiramente, você precisa mapear e avaliar quais dados dos sistemas antigos serão, de fato, passados para o software de gestão integrada, avaliando a relevância e a necessidade da migração de cada informação. Nesse momento, é necessário estar atento a possíveis erros e inconsistências existentes nas plataformas antigas, para que as falhas não se perpetuem.
Portanto, garanta a consistência e a integridade das informações que serão repassadas e, após isso, importe os dados para o novo sistema ERP. Verifique as ferramentas da plataforma para garantir que a importação ocorra de maneira completa e segura.
4- Implementação e acompanhamento
Depois de finalizar a etapa de migração de informações, é hora de implementar o software no dia a dia da sua organização. Esse processo geralmente é bastante simples e de ampla compreensão. Por isso é importante que você tenha seguido os outros passos à risca, para que a fase de implementação seja plena e harmoniosa.
O ERP da GestãoClick, por exemplo, possui uma interface bastante simples, para que você não precise investir em treinamentos e capacitações da equipe. Nosso design é intuitivo e, além disso, você pode sempre contar com o auxílio do nosso suporte especializado e gratuito, disponível em qualquer um dos planos escolhidos, desde o mais básico até o mais completo.
Além disso, nosso software não depende de um dispositivo específico para funcionar, assim, ele pode ser acessado a qualquer momento e por meio de qualquer dispositivo, desde que haja conexão com a internet.
O GestãoClick também permite que você acompanhe os números e as atualizações da empresa em tempo real na plataforma. O que possibilita uma visão macro do gerenciamento do seu negócio. Outra maneira de acompanhar o desempenho da sua organização é por meio dos relatórios gerados automaticamente pela plataforma.
Funcionalidades e integrações
A essa altura, você já deve estar por dentro de grande parte das ferramentas dos sistemas ERP, mais especificamente do GestãoClick. Essas funcionalidades foram projetadas para otimizar a gestão do seu negócio, oferecendo recursos essenciais para acompanhar e impulsionar o seu crescimento.
Outro ponto muito importante é a disponibilidade de integrações que o sistema oferece, para que você consiga conectar o GestãoClick a outras ferramentas e sistemas utilizados em seu negócio. Essas integrações garantem maior eficiência e agilidade nas operações, além de permitir que haja sincronização de dados entre diferentes plataformas.
A seguir, explicamos detalhadamente sobre as funcionalidades e integrações do nosso sistema ERP:
Funcionalidades GestãoClick
Se o seu objetivo é potencializar a sua gestão e impulsionar o crescimento da sua empresa, o GestãoClick é o sistema certo para você, pois oferece diferentes ferramentas que buscam integrar todas as áreas da sua organização.
Na sequência, descubra quais são essas funcionalidades e aprenda a aproveitá-las para otimizar processos, aumentar a eficiência operacional e obter resultados mais sólidos.
Financeiro
O controle financeiro é uma das principais e mais completas funções do nosso software. O GestãoClick oferece um extenso leque de recursos e ferramentas para auxiliar o controle financeiro da sua organização de maneira eficaz.
Dê adeus às planilhas que já não funcionam mais, o nosso programa de controle financeiro é online e completo, auxiliando você em todas as tarefas da sua empresa.
- Gerencie o fluxo de caixa: essa é uma das principais funções do gerenciamento financeiro do nosso sistema ERP. Com ele, você gerencia as movimentações de entradas e saídas, além de realizar todos os cálculos necessários para realizar o balanço financeiro;
- Controle contas a pagar e a receber: chega de perder os prazos de pagamento! Com o nosso software você recebe lembretes com as datas de vencimento à medida que elas se aproximam. Você também consegue prever e controlar gastos do seu negócio;
- Emita relatórios financeiros: analise o desempenho financeiro da sua empresa e tome decisões mais coerentes com base em dados detalhados presentes nos relatórios financeiros gerados pela nossa plataforma.
Controle de estoque
Além de simples de utilizar, o controle de estoque permite que você gerencie o fluxo de mercadorias, as movimentações realizadas e as quantidades de produtos disponíveis de forma precisa e eficiente.
Essa funcionalidade é prática e de fácil usabilidade. Assim, dentro do GestãoClick você registra todas as informações dos itens cadastrados (tamanho, peso, cor, formato, etc.) facilitando a identificação e conferindo maior exatidão.
Mas, afinal, por que é tão importante gerenciar o estoque do seu negócio?
- Amplie suas oportunidades de venda;
- Diminua prejuízos;
- Planeje minuciosamente suas vendas.
Dessa forma, o controle de estoque deixa de representar um grande desafio para a sua empresa e se torna uma vantagem estratégica e competitiva. As ferramentas que você terá acesso dentro dessa funcionalidade são:
- Controle de vendas;
- Relatório de estoque;
- Transferência de estoque;
- Emissão de nota fiscal de entrada;
- Cotações online;
- Gerenciamento de compras;
- Cadastro de produtos.
Acompanhamento de vendas
O acompanhamento de vendas é essencial para a sustentabilidade financeira do seu negócio. Independentemente do porte e do ramo de atuação do seu empreendimento, ter um bom planejamento e gerenciamento de vendas otimiza processos e impulsiona as vendas.
O nosso programa de controle de vendas é prático e eficiente e conta com:
- PDV balcão: ideal para lojas que costumam lidar com um grande fluxo de clientes diariamente e precisam realizar uma venda ágil e eficaz;
- Vendas de produtos: ferramenta ideal para empresas que trabalham com orçamentos e solicitações de mercadorias. Cadastrando vendas de produtos, você informa todos os dados referentes às suas vendas;
- Vendas de serviços: adequado para estabelecimentos comerciais que vendem serviços. Ao registrar as vendas de serviços você também deve fornecer todas as informações das operações.
Realize controle de orçamentos e de estoque, automatizando suas operações e aperfeiçoando suas vendas.
Emissão de notas fiscais
O GestãoClick conta com um emissor de notas fiscais que facilita o processo e confere maior agilidade e precisão, economizando tempo e reduzindo erros.
Com ele você consegue escolher entre três opções de emissão:
Algumas das vantagens dessa funcionalidade são:
- Simplificação das operações e, consequentemente, da rotina dos colaboradores;
- Emissão ilimitada de notas fiscais;
- Integração com as seguintes funcionalidades: vendas, controle de estoque e financeiro;
- Armazenamento automático e ilimitado;
- Envio de notas por e-mail automaticamente, diretamente do sistema ERP.
Boletos bancários
Emitir boletos pode ser uma tarefa complexa, por isso, pensando em facilitar o processo para o empreendedor, o nosso sistema ERP possui uma função de geração de boletos. Com ele você pode imprimir boletos para seus clientes, confirmar ou cancelar recebimentos, tirar cópias de carnês etc.
Os bancos homologados no nosso sistema são:
- Banco do Brasil;
- Santander;
- Caixa Econômica;
- Itaú;
- HSBC;
- Bradesco;
- Sicoob;
- Sicredi;
- Banco do Nordeste;
- Banrisul.
E os sistemas integrados são os seguintes:
- PagHiper;
- Efí;
- Mercado Pago;
- Pagseguro;
- Banco Inter.
Tudo isso incluso na mensalidade do nosso plano que inclui emissão de boletos, sem nenhum valor adicional para o GestãoClick, somente as taxas do banco escolhido.
Gestão de contratos
Com o GestãoClick, um dos sistemas ERP mais modernos disponíveis, a gestão de contratos é simples e automatizada. O nosso software permite que você emita documentos referentes à contratação de seus produtos e/ou serviços, além de poder gerar assinaturas para clientes recorrentes.
Dessa forma, a funcionalidade de gestão de contratos possibilita que todas as cláusulas estabelecidas entre a sua empresa e seus clientes sejam registradas em um documento acessível, podendo ser entregue em formato físico ao cliente e armazenado em seu banco de dados.
Além de supervisionar e estruturar os contratos dos clientes e fornecedores, é possível gerir os pagamentos relacionados a eles, uma vez que o sistema está diretamente conectado ao módulo financeiro.
Saiba quais tipos de contrato presentes no nosso ERP:
- Serviços;
- Locação;
- Assinatura.
Agora que você já sabe quais tipos de contrato você consegue gerar pelo GestãoClick, saiba quais são os principais benefícios ofertados pela funcionalidade em questão:
- Todos os seus contratos armazenados e organizados em um só lugar;
- Ampla segurança de dados de clientes/fornecedores e das demais informações sigilosas;
- Contratos diretamente integrados ao financeiro do seu negócio;
- Maior e mais detalhado acompanhamento da situação de cada contrato;
- Emissão de gráficos e relatórios a partir dos dados presentes nos contratos, facilitando a tomada de decisões embasadas.
Agenda online
Uma das facilidades oferecidas pelo GestãoClick é a agenda online. Com ela é possível agendar seus compromissos a qualquer momento, lugar ou dispositivo, seja ele um desktop, notebook, tablet ou smartphone, desde que esteja devidamente conectado à internet.
Com a agenda do nosso ERP, você registra informações importantes, como tarefas do dia a dia, solicitações de atividades, números de telefone e endereços. O sistema possibilita, ainda, o compartilhamento de compromissos entre os colaboradores, tornando a gestão diária da empresa ainda mais otimizada.
Multiempresas
Que os sistemas ERP servem para facilitar a vida do empresário, você já sabe. Afinal, gerenciar uma empresa não é tarefa fácil. Agora, imagine só gerenciar mais de uma empresa ao mesmo tempo. Ainda mais complicado, né? Pensando nisso, o GestãoClick é um software multiempresas, para facilitar ainda mais a rotina empresarial e otimizar todos os processos necessários. Tudo isso, é claro, em um único lugar.
Com o nosso sistema de gestão, você consegue cadastrar outras lojas com CNPJs diferentes, em apenas um login, por meio do recurso multiempresas. Assim, você não precisa memorizar vários usuários e senhas diferentes.
O sistema de gestão multiempresas do GestãoClick, otimiza e permite que você tenha controle total dos processos da sua organização. E as vantagens são as mesmas que você já conhece:
- Controle de diferentes CNPJ;
- Relatórios (emitidos de maneira conjunta ou separada);
- Emissão de notas fiscais por diferentes CNPJs;
- Gerenciamento de vendas independente;
- Permissão de usuários específica para cada empreendimento.
Criação de relatórios
Com o nosso ERP você emite relatórios financeiros, de vendas, de estoque, de cadastro, entre outros. Tudo isso com precisão nas informações, garantindo mais organização para a gestão do seu negócio.
Como o GestãoClick é um sistema integrado, você conseguirá emitir diversos relatórios entre os setores e realizar o cruzamento de dados, para obter informações úteis e tomar as decisões mais assertivas.
Os relatórios emitidos no nosso software possibilitam que você:
- Tome decisões organizacionais com base em dados precisos;
- Identifique oportunidades de crescimento de forma rápida;
- Controle metas e acompanhe o desempenho da sua empresa;
- Supervisione todos os setores de forma integrada;
- Analise, de maneira detalhada, produtos, serviços e clientes;
- Utilize os filtros do sistema para personalizar seus relatórios.
Controle de chamados
Organize as demandas internas da sua empresa gerenciando as filas de atendimento de seus clientes. Assim, você facilita ainda mais a produtividade do seu negócio.
O controle de chamados permite:
- Acompanhamento de toda a equipe sobre negociações e/ou suporte;
- Histórico completo do atendimento de cada cliente;
- Organizações dos chamados realizados pela empresa;
- Relatórios sobre os chamados feitos pela equipe;
- A exibição de uma área externa para que os clientes possam interagir com os chamados.
Integrações ERP
Além das integrações internas, entre os módulos do próprio software, que são comuns aos sistemas ERPs, o GestãoClick possui, ainda, integração com diferentes plataformas utilizadas por você no dia a dia da sua empresa.
Essas conexões visam facilitar a gestão do seu negócio e maximizar suas vendas. Afinal, muitas das integrações disponíveis são com sistemas de pagamento e lojas virtuais. Em outras palavras, o GestãoClick está comprometido em impulsionar o seu negócio e ajudá-lo a prosperar.
Confira algumas das principais integrações do nosso sistema:
Essas integrações auxiliam gestores de todos os portes e nichos de mercado. Porém, se você tem um e-commerce ou deseja criar um, as vantagens geradas podem ser ainda maiores.
Afinal, com as integrações do nosso software, você pode receber automaticamente os pedidos da sua loja virtual, com preenchimento automático dos dados do comprador e do pedido. Além disso, você poderá emitir notas fiscais de forma ágil, sem retrabalho, e automatizar as cobranças, emitindo boletos em poucos cliques.
O sistema também permite que você gerencie o estoque da sua loja física e online, tudo em um só lugar. Com a automação de e-mails, você economiza tempo, elimina tarefas manuais e reduz as chances de erros. Tudo isso contribui para aumentar a satisfação dos seus clientes. E o melhor de tudo: com suporte gratuito e humanizado dos nossos consultores, independentemente do plano que você escolher.
Melhores práticas para a utilização do sistema ERP
Após implementar o GestãoClick na sua empresa, é importante adotar alguns hábitos para garantir uma utilização ainda mais eficaz e maximizar os benefícios oferecidos pelos sistemas ERP.
- Mesmo com um software de gestão, você ainda precisa estar por dentro de todas as etapas, processos e alterações presentes no dia a dia da sua empresa. Aproveite que agora esses dados estão centralizados e atente-se aos indicadores de desempenho de cada área, mapeie problemas e pontos de melhoria, para, a partir de então, tomar decisões embasadas e medidas corretivas;
- Atualize seu software constantemente e siga todos os passos fornecidos pela equipe de desenvolvimento e suporte do GestãoClick. Nosso objetivo é sempre aprimorar a sua experiência com o nosso sistema ERP, por isso precisamos que você acompanhe corretamente todas as evoluções da plataforma;
- Gerencie o seu ERP de forma ativa, escolhendo quem tem permissão para acessá-lo, de acordo com as responsabilidades e funções exercidas. Por esse motivo, implemente todas as medidas de segurança do GestãoClick para garantir acesso restrito e maior sigilo sobre as informações armazenadas;
- Utilize as integrações presentes em nosso sistema e facilite a rotina da sua equipe. Essas funcionalidades são liberadas para que você possa ter maior fluidez durante a realização de demandas, portanto nada de ficar para trás: garanta uma visão integrada e em tempo real das informações, evitando a duplicação de dados e melhorando a eficiência operacional.
- Mantenha aprimoramento constante e capacite sua equipe para compreender todas as ferramentas do sistema. Nossa interface é intuitiva e de fácil navegação, porém, mesmo assim é importante se certificar de que todos os colaboradores compreenderam o funcionamento do ERP, para que vocês possam aproveitar ao máximo todos os recursos.
Se interessou pelo nosso sistema? Teste o GestãoClick gratuitamente por dez dias e aproveite todas as funcionalidades, sem restrições. Além disso, mesmo no período de teste, você pode contar com a ajuda dos nossos consultores para esclarecer dúvidas e solucionar eventuais problemas.
Não perca tempo, experimente agora mesmo o GestãoClick e deixe a gestão do seu negócio simples como um click!